Świadczenie usługi opieki Gwarancyjnej/Maintenance, opieki serwisowej oraz pakietu opieki powdrożeniowej oprogramowania systemu informatycznego SIMPLE.EDU i SIMPLE.ERP

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a
Wykonawcami odbywa się przy:
1.1 użyciu platformy: e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl w zakresie złożenia oferty;
1.2 za pomocą poczty elektronicznej: przetargi@collegiumwitelona.pl w szczególności w zakresie korespondencji z wykonawcami,
zadawania pytań, przekazywanie wezwań i zawiadomień.

1. Wykonawca zamierzający wziąć
udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (zamierzający złożyć ofertę) musi posiadać konto z rolą „Wykonawca”,
posiadający uprawnienia do składania Ofert, na Platformie e-Zamówienia.
2. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont użytkownika oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia
określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje
zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
3. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia
ani logowania.
4. Użytkownik zalogowany, jako konto uproszczone ma dostępne formularze:
– Wniosek – służący m. in. do zadawania pytań do SWZ,
– Inne.
5. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy”
na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia.
6. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie
postępowania w zakładce „Komunikacja”.
Za pośrednictwem „Formularzy komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i
udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesłanej wiadomości (przycisk
„dodaj załącznik”).
7. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz
informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
8. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą
skorzystać z infolinii Platformy e-Zamówienia dostępnej pod numerem telefonu 22/458-77-99 lub drogą elektroniczną poprzez
formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.
9. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej, wskazanych w SWZ.
10. Zamawiający informuje, że zgodnie z art. 284 ust. 6 Pzp treść zapytań wraz z wyjaśnieniami (bez ujawnienia źródła zapytania)
udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Tym samym wszelkie informacje przekazywane Wykonawcom
stanowią integralną część specyfikacji warunków zamówienia i dotyczą wszystkich Wykonawców biorących udział w ww.
postępowaniu. Wykonawca jest zobowiązany złożyć ofertę uwzględniającą wszelkie zmiany i wyjaśnienia zawarte w Informacjach
dla Wykonawców.
11. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być
zgody z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniem dot. środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE
L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
􀀀 administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Collegium Witelona Uczelnia Państwowa, ul. Sejmowa 5A, 59-220 Legnica;
􀀀 z inspektorem ochrony danych osobowych w Collegium Witelona Uczelnia Państwowa można skontaktować się przez e-mail:
iod@collegiumwitelona.pl lub tel. 76 723 21 56;
􀀀 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o
udzielenie zamówienia publicznego na:
Usługę opieki Gwarancyjnej/Maintenance, opieki serwisowej oraz pakiet opieki powdrożeniowej oprogramowania systemu
informatycznego SIMPLE.EDU i SIMPLE.ERP dla Collegium Witelona Uczelnia Państwowa. Postępowanie nr DA.260. 03.2026
􀀀 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w
oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2022 z późn.
zm.) , dalej „ustawa Pzp”;
􀀀 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia
postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas
trwania umowy;
􀀀 obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym
określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje
niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
􀀀 w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art.
22 RODO;
􀀀 posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych
osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
􀀀 nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu
oraz jego załączników.
** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia
korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy
interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Zamawiający przewiduje możliwość, dla każdej części/zadania, wykorzystania Prawa Opcji – zlecenie Wykonawcy dodatkowo do 80 Roboczogodzin opieki powdrożeniowej (odrębnie dla części ERP i EDU), po wyczerpaniu limitu 21 roboczogodzin opieki powdrożeniowej zamówienia podstawowego (odrębnie dla części ERP i EDU).

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że należycie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, co najmniej 2 (dwie) usługi utrzymania systemu informatycznego, każda o wartości co najmniej 300 000,00 złotych (słownie: trzysta tysięcy zł) brutto. Uwaga: W przypadku złożenia oferty obejmującej obie części zamówienia, Zamawiający będzie uprawniony do łącznej oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu w odniesieniu do obu części zamówienia

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w
wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia wymaganych podmiotowych środków dowodowych, tj.:
1) w zakresie potwierdzającym spełnienie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale III SWZ tj. wykazu usług
wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat liczonym
wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z
podaniem ich przedmiotu, wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz
załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Wzór Wykazu usług stanowi
załącznik nr 5 do SWZ.
Wykaz usług należy złożyć w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub postaci elektronicznej
opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2) oświadczenia wykonawcy,
o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i
konsumentów (Dz. U. z 2021 r. poz. 275), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do
tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego
Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 SWZ.
Oświadczenie należy złożyć w formie elektronicznej opatrzonej

1. Oferta musi składać się z formularza ofertowego Wykonawcy – Załącznika Nr 1 do SWZ. Formularz ofertowy należy
złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci
elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
2. Do Oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć:
1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do
wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ.
Oświadczenie należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem
elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
2) dokument, z którego wynika zakres umocowania do działania w imieniu Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie
zamówienia:
a) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub
innego właściwego rejestru.
UWAGA: Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentu, jeżeli dokument Zamawiający może uzyskać za
pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych
dokumentów.
b) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, jeżeli w imieniu
Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w lit. a.
Dokument musi zostać złożony pod rygorem nieważności w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem
elektronicznym lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Dopuszczalne jest
również złożenie kopii dokumentu elektronicznie poświadczonej przez notariusza.
UWAGA: Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich
w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie
zamówienia publicznego. Zasady określone w lit. b stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu Wykonawców
wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
c) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby
realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie
dysponował niezbędnymi zasobami tego podmiotu (jeżeli dotyczy). Wzór zobowiązania stanowi załącznik nr 6 do SWZ.
Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby musi potwierdzać, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami
udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:
1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby,
2) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby
przy wykonywaniu zamówienia.
Zobowiązanie podmiotu trzeciego należy złożyć w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem
elektronicznym lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Dokumenty, w tym zobowiązanie podpisuje podmiot, od którego te dokumenty pochodzą, chyba, że zostanie udzielone
pełnomocnictwo Wykonawcy do podpisania takich dokumentów za podmiot trzeci.

1) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania, oraz oświadczenie o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej składa każdy z Wykonawców, 2) w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby Wykonawca składa także oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania podmiotu udostępniającego zasoby (potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby), zobowiązanie, o którym mowa w ust. 3 pkt 2 lit. d), dokumenty, z których wynika zakres umocowania, o których mowa w ust. 3 pkt 2, oświadczenia, o którym mowa w ust. 4 pkt 2. 4.1 Zamawiający nie będzie wzywał Wykonawcy do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli ich uzyskanie jest możliwe za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych środków. 4.2 Forma dokumentów: 1) Podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby: a) w przypadku, gdy dokumenty zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument elektroniczny Wykonawca przekazuje ten dokument b) w przypadku gdy dokumenty zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności dokonuje w przypadku: a. podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych oraz dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania - odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby, w zakresie podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, które każdego z nich dotyczą; b. innych dokumentów - odpowiednio wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą; poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej może dokonać również notariusz. c) podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe (w tym zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby) niewystawione przez upoważnione podmioty oraz pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym d) w przypadku gdy zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności dokonuje w przypadku: - podmiotowych środków dowodowych - odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby, w zakresie podmiotowych środków dowodowych, które każdego z nich dotyczą; - pełnomocnictwa – mocodawca; - poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej może dokonać również notariusz.

7. Zakazuje się zmian postanowień Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że zachodzi co najmniej jedna z niżej wymienionych okoliczności oraz z zastrzeżeniem, iż zmiany te nie mogą powodować negatywnych skutków finansowych, jakościowych ani organizacyjnych dla Zamawiającego:
a. nastąpi działanie siły wyższej mającej bezpośredni wpływ na terminowość wykonania przedmiotu Umowy, powodujące zmianę terminu jej realizacji – w takim przypadku zmianie ulegną postanowienie umowy dot. czasu trwania Umowy w ten sposób, że okres obowiązywania Umowy ulegnie przedłużeniu maksymalnie o czas występowania siły wyższej,
b. nastąpią zmiany sposobu realizacji Umowy wynikające ze zmian w obowiązujących przepisach prawa, zmian umów o dofinansowanie projektów bądź wytycznych dotyczących realizacji projektów realizowanych przez Zamawiającego mających wpływ na sposób realizacji tych projektów – w takim przypadku zmianie ulegną odpowiednie postanowienia Umowy w zakresie wynikającym ze zmian przepisów i ww. dokumentów,
c. nastąpią zmiany przepisów prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego, powodujące konieczność dostosowania Umowy do zmiany przepisów, które nastąpiły w trakcie realizacji Umowy,
d. zmniejszenie zakresu Umowy, a tym samym wynagrodzenia, z przyczyn o obiektywnym charakterze lub istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie całości lub części przedmiotu Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili jej zawarcia,
e. nastąpią zmiany sposobu rozliczania Umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy na skutek zmian zawartych przez Zamawiającego umów o dofinansowanie projektów lub wytycznych dotyczących realizacji projektów, z których finansowana jest Umowa,
f. zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadkach i na zasadach, o których mowa w pkt. 9 poniżej.