Kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego Województwa Wielkopolskiego na Targach Smaki Regionów, odbywających się w dniach 25-27.09.2026 r. w Poznaniu

W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między
Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem Systemu E-Zamówienia Publiczne Województwo Wielkopolskie z siedzibą UMWW w Poznaniu, (zwanego dalej Systemem e-ZP lub Systemem) dostępnego pod adresem: https://e-zp.umww.pl.
Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w przy użyciu: Systemu e-ZP dostępnego pod adresem: https://e-zp.umww.pl.
Ponadto wszelkie informacje dotyczące postępowania, w tym: zapytania i odpowiedzi dla Wykonawców, modyfikacje treści SWZ, informacje o wynikach postępowania, itp. będą zamieszczane w Systemie e-ZP.

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto w Systemie e-ZP. Rejestracja i korzystanie z Systemu e-ZP jest bezpłatne. Zaleca się rejestrację konta w Systemie e-ZP na adres email wskazany w formularzu ofertowym.
2. Użytkownik niezarejestrowany może jedynie przeglądać treści udostępniane w części publicznej Systemu. Jest to równoznaczne z tym, że użytkownicy niezarejestrowani nie posiadają dostępu do wszystkich funkcjonalności systemu. Dokonując rejestracji Wykonawca akceptuje Regulamin korzystania z Systemu E-Zamówienia Publiczne Województwo Wielkopolskie z siedzibą UMWW w Poznaniu.
3. W Systemie e-ZP znajdują się także instrukcja dla Wykonawcy (Instrukcja obsługi Systemu FINN e-Zamówienia Publiczne) oraz filmy instruktażowe - prezentujące podstawowe czynności dokonywane przez Wykonawców za pomocą Systemu (rejestracja, zadawanie pytań, złożenie oferty, wycofanie oferty). Instrukcja dostępna jest pod adresem: https://pomoc.e-zp.finn.pl.
4. Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych Systemu e-ZP:
1) Format kodowania treści w obrębie Systemu - UTF8,
2) Komunikacja pomiędzy przeglądarką Wykonawcy, a serwerem jest wykonywana przy użyciu bezpiecznego protokołu HTTPS,
3) Oznaczeniem czasu odbioru danych przez System jest data oraz dokładny czas (hh:mm:ss) - czas lokalny serwera synchronizowany odpowiednim źródłem czasu.
5. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu (tj. informacje dotyczące specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu przekazania danych):
1) stały dostęp do sieci Internet i minimalna prędkość połączenia internetowego nie mniejsza niż 512 kb/s,
2) zaktualizowana przeglądarka internetowa Chrome w wersji 77 i późniejsze lub Mozilla Firefox w wersji 63 i późniejsze,
3) system operacyjny Microsoft Windows 7 i późniejsze lub Apple maciOS 10.14 i późniejsze, dystrybucje systemu Linux.
6.Złożenie oferty w trybie podstawowym poprzez System e-ZP wymaga posiadania przez Wykonawcę kwalifikowanego podpisu
elektronicznego lub podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.
7. Pliki można podpisać przed dołączeniem do Systemu za pomocą zewnętrznych narzędzi do podpisu lub po dołączeniu do Systemu e-ZP przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.
8. Korzystanie z wbudowanej w System e-ZP funkcjonalności składania podpisu elektronicznego (kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty, profil zaufany, podpis zaufany) możliwe jest pod warunkiem, że system teleinformatyczny, z którego korzysta Wykonawca, wyposażony jest
w jeden z poniższych komponentów:
• wirtualna maszyna Java firmy Oracle w wersji co najmniej 1.8.0_221 (Java SE JRE 8 Update 221) z obsługą technologii Java Web Start (JavaWS) lub
• wirtualna maszyna OpenJDK w wersji co najmniej 1.8.0_222 z zainstalowanym rozszerzeniem IcedTea Web Start.
9. Powyższe wymagania nie ograniczają możliwości korzystania przez Wykonawcę z zewnętrznego oprogramowania do składania podpisu elektronicznego,
1) kwalifikowany podpis elektroniczny (dopuszczalne formaty podpisów: PaDES - format.pdf, XaDES - pozostałe formaty),
2) podpis zaufany,
3) podpis osobisty.
10. Zamawiający zaleca składnie ww. plików w formacie pdf.
11. Maksymalny rozmiar przesyłanych plików oferty w trybie podstawowym oraz wiadomości wynosi 150 MB.
12. W zależności od formatu podpisu: Podpis kwalifikowany (PAdES, XAdES), podpis osobisty (XAdES), podpis zaufany (PAdES, XAdES) i jego typu (zewnętrzny, otaczający) Wykonawca dołącza do Systemu e-ZP uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z podpisem (typ otaczający).
Pozostałe wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zawarte zostały w rozdziale nr XIII SWZ.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego Województwa Wielkopolskiego na Targach Smaki Regionów, odbywających się w dniach 25-27.09.2026 r. w Poznaniu. Do zadań Wykonawcy należeć będzie kompleksowe wykonanie stoiska tj. zaprojektowanie stoiska, realizacja zabudowy - wykonanie z własnych materiałów wraz z wyposażeniem, transport, montaż, utrzymanie i obsługa techniczna stoiska oraz demontaż.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ – SOPZ.
Pozostałe warunki realizacji zamówienia zostały określone w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 4 do SWZ – PPU.

O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej (art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp).

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających lub ciągłych również wykonuje co najmniej: 2 usługi polegające na kompleksowej* organizacji stoiska wystawienniczego o powierzchni co najmniej 200 m2 każde.
* poprzez kompleksową organizację rozumie się zaprojektowanie stoiska wystawienniczego, na którym zostało zaprezentowanych co najmniej 3 wystawców, wykonanie zabudowy stoiska wraz z wyposażeniem powierzchni wystawienniczej, utrzymanie i obsługa techniczna stoiska oraz jego demontaż po wydarzeniu.

Na potwierdzenie spełniania opisanego powyżej warunku zamawiający będzie żądał podmiotowych środków dowodowych określonych w rozdz. VIII ust. 2 SWZ.

W celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu opisanych w rozdz. V SWZ, zamawiający wymaga przedstawienia następujących podmiotowych środków dowodowych: wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. V ust. 2 SWZ, zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ (składane na wezwanie zamawiającego przez wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona).

1. Na potwierdzenie, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego w postaci Koncepcji projektowej stoiska.
2. Przedmiotowy środek dowodowy, o którym mowa powyżej należy przygotować w oparciu o zapisy Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia (SOPZ), stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ oraz uwzględnić elementy, które Zamawiający będzie oceniał w kryterium oceny ofert, szczegółowo opisanym w Rozdziale XVIII ust. 3 SWZ.
3. Koncepcja projektowa stoiska musi zawierać:
a) wstępną wizualizację graficzną widoku każdej części stoiska przy włączonym świetle, wraz z ekspozycją nazwy regionu; projekt będzie zawierał rzuty graficzne z każdego boku stoiska
oraz rzut z góry wraz z grafikami oraz elementami wyposażenia stoiska i oświetlenia;
b) wstępny projekt stoiska wystawienniczego (koncepcja) uwzględniający propozycję umiejscowienia: ekspozycji podmiotów prezentujących się na stoisku (przestrzenie ekspozycyjne dla co najmniej 25 wystawców oraz 3 regionów zagranicznych, miejsca gdzie będzie umiejscowiony punkt informacyjny stoiska, meeting room, zaplecze kuchenne (przy meeting roomie), 3 pomieszczenia techniczne oraz miejsca pokazów kulinarnych;
c) propozycję mebli, które zostaną użyte do wyposażenia stoiska;
d) propozycję roślin na stoisko.
W przypadku braku wyżej wymienionych elementów oferta nie będzie podlegała ocenie i zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.
4. Koncepcja projektowa stoiska będzie stanowiła wzorzec odniesienia (weryfikacji) dla usługi realizowanej przez Wykonawcę, któremu udzielone zostanie zamówienie.
5. Przedmiotowy środek dowodowy należy złożyć wraz z ofertą w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
6. Koncepcja projektowa stoiska stanowi przedmiotowy środek dowodowy, który nie podlega uzupełnieniu. Jeżeli Wykonawca nie złoży do upływu terminu składania ofert koncepcji projektowej stoiska, o której mowa w ust. 1, oferta zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust.1 pkt. 5 ustawy Pzp (jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia).

Kompletna oferta musi zawierać w szczególności następujące dokumenty:
1) Formularz ofertowy zgodny z Załącznikiem nr 1 do SWZ,
2) Dokumenty potwierdzające uprawnienia osób podpisujących ofertę wykonawcy do działania w jego imieniu (w tym także pełnomocnictwo), o ile uprawnienia te nie wynikają z dokumentów rejestrowych,
3) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp – zgodnie Załącznikiem nr 2 do SWZ,
4) Przedmiotowy środek dowodowy, o którym mowa w rozdz. IX SWZ,
5) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby – o ile zachodzi,
6) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy – o ile zachodzi.

Zgodnie z treścią SWZ Zamawiający przewidział dwa kryteria oceny ofert, tj.:
"Cena oferty" - max. 46 pkt.
"Koncepcja projektowa stoiska" - max. 54 pkt.

Zamawiający w zaproszeniu do negocjacji wskaże miejsce, termin i sposób prowadzenia negocjacji oraz kryteria oceny ofert (Zamawiający może wskazać wszystkie określone w danym postępowaniu kryteria oceny ofert, o których mowa w Rozdziale nr XVIII SWZ lub wybrać tylko niektóre z nich), w ramach których będą prowadzone negocjacje w celu ulepszenia treści ofert.