PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ BĘDĄCEJ WŁASNOŚCIĄ SĄDU REJONOWEGO W KALISZU DO DALSZEGO PRZECHOWYWANIA.

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Sąd Rejonowy w Kaliszu

REGON 000323938

Aleja Wolności 13

Kalisz

62-800

wielkopolskie

Polska

PL416 - Kaliski

gospodarczy@kalisz.sr.gov.pl

http://kalisz.sr.gov.pl

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sąd i trybunał

Porządek i bezpieczeństwo publiczne

Zamówienia publicznego

Nie

PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ BĘDĄCEJ WŁASNOŚCIĄ SĄDU REJONOWEGO W KALISZU DO DALSZEGO PRZECHOWYWANIA.

ocds-148610-0af60d92-d3ee-44f2-a8e7-abcdf0e3c16b

2026/BZP 00254083

01

2026-05-21

Tak

2026/BZP 00140853/02/P

1.3.1 Usługi uporządkowania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) polegającej na kompleksowym przygotowaniu, uporządkowaniu i zewidencjonowaniu dokumentów w celu przekazania ich do archiwum zakładowego

Nie

Nie

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-0af60d92-d3ee-44f2-a8e7-abcdf0e3c16b

Nie

Tak

Platforma e-Zamówienia: https://ezamowienia.gov.pl/

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym przekazywanie wszelkich oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz wymiana informacji odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, zwanej dalej „Platformą”, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl.
2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: gospodarczy@kalisz.sr.gov.pl (nie dotyczy składania ofert).
3. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.
4. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie, ani logowania na Platformę.
5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z platformy określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
6. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
7. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie oraz zalogowania się na Platformie. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie.
8. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452) oraz w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r., poz. 2415).
9. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.
10. Za datę przekazania oferty, formularzy, oświadczeń, podmiotowych środków dowodowych oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu za pośrednictwem Platformy, przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę.
11. W przypadku korzystania z poczty elektronicznej za datę złożenia dokumentów lub innych informacji przyjmuje się moment ich pojawienia się w systemie teleinformatycznym (serwerze) odbiorcy prowadzonym i kontrolowanym przez odbiorcę, tj. w momencie przyjęcia ich przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych (UWAGA: nie dotyczy złożenia oferty
12. Pozostałe informacje znajdują się w SWZ w rozdziale XX

Nie

Nie dotyczy

polski

Zgodnie z obowiązkiem nałożonym art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO), poniżej przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych:
1) administratorem Danych Osobowych jest Sąd Rejonowy w Kaliszu, Al. Wolności 13, 62-800 Kalisz - obowiązki administratora danych osobowych wykonuje:
- Prezes Sądu Rejonowego w Kaliszu,
- Dyrektor Sądu Rejonowego w Kaliszu,
- Minister Sprawiedliwości w zakresie realizowanych zadań
2) administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pod adresem email: iod@kalisz.sr.gov.pl
3) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym
postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym na podstawie art. 275 pkt. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej ustawą Pzp.
4) dane osobowe będą przekazywane następującym odbiorcom:
a) umieszczone na stornie internetowej Zamawiającego,
b) Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych,
c) wnioskodawcom zgodnie z ustawą Pzp,
d) wnioskodawcom zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej ( Dz. U. z 2022 r. poz. 902),
e) organom publicznym i osobom uprawnionym,
5) w każdym czasie przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych osobowych*,
jak również prawo żądania ich sprostowania** lub ograniczenia przetwarzania,
z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO***.
6) jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
8) Dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Ponadto Zamawiający informuje, że prawa osób, których dane przetwarzane są w związku z postępowaniem, na mocy przepisów ustawy Pzp są ograniczone:
a) prawo dostępu - w przypadku gdy wykonanie tego obowiązku wymagałoby od Zamawiającego niewspółmiernie dużego wysiłku,
Zamawiający może żądać od osoby podania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty
zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (art. 75);
b) prawo sprostowania treści danych lub ich uzupełnienia - skorzystanie z tego uprawnienia nie może skutkować zmianą wyniku
postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym
z ustawą Pzp (art. 19 ust. 3) oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników (art. 76);
c) prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych - do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to uprawnienie nie może być zrealizowane (art. 19 ust. 3).

Nie

OG.261.1.2026

Usługi

Nie

Nie

Nie

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi uporządkowania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), będącej własnością Zamawiającego, polegającej na kompleksowym przygotowaniu, uporządkowaniu i zewidencjonowaniu ww. dokumentów w celu przekazania ich do dalszego przechowywania.
2. Usługi, o których mowa w pkt. 1, dotyczą dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), będącej własnością Zamawiającego, znajdującej się w trzech lokalizacjach Zamawiającego na terenie miasta Kalisz.
3. Wykonawca zobowiązany jest dysponować magazynem przeznaczonym do przechowywania dokumentacji, zlokalizowanym w odległości maksimum 10 km od siedziby Sądu Rejonowego w Kaliszu.
4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ i jest on wiążący dla Wykonawcy.

79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

Nie

od 2026-09-01 do 2028-08-31

Nie

Nie

Kryteria oceny ofert

Punktowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

90

inne.

Dostarczenie dokumentacji do siedziby Zamawiającego

10

Nie

Tak

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

Tak

1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w rozdziale XVII SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
a) Warunkiem udziału w postępowaniu jest:
a) należyte wykonanie w okresie ostatnich 3 lat, licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie archiwizacji dokumentów kategorii A stanowiących państwowy zasób archiwalny w ilości minimum 250 m.b.
b) należyte wykonanie w okresie ostatnich 3 lat, licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie archiwizacji dokumentów kategorii B stanowiących państwowy zasób archiwalny w ilości minimum 1250 m.b.
b) Warunkiem udziału w postępowaniu jest dysponowanie:
 co najmniej jedną osobą wykonującą czynności nadzorujące, która osobiście uporządkowała co najmniej 50 m.b. dokumentacji kategorii A w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert oraz
- ukończyła co najmniej kurs kancelaryjno - archiwalny I stopnia
lub
- ukończyła studia wyższe magisterskie lub wyższe studia zawodowe ze specjalnością archiwistyka lub historia ze specjalizacją archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną lub szkołę kształcącą w zawodzie technik archiwista.
 co najmniej jedną osobą, która osobiście uporządkowała co najmniej 50 m.b. dokumentacji kategorii B w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert
Zamawiający nie dopuszcza możliwości uczestnictwa w realizacji zamówienia dodatkowych osób nie posiadających ww. wykształcenia oraz doświadczenia w zakresie archiwizacji, wykonujących prace techniczne i pomocnicze.
2. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (konsorcjum) dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy wchodzący w skład konsorcjum.
4. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.
5. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
6. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
7. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w ust. 6, potwierdza, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:
1) zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
2) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
8. Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, oraz, jeżeli to dotyczy, kryteriów selekcji, a także bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy.
9. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, odpowiada solidarnie z Wykonawcą, który polega na jego sytuacji finansowej lub ekonomicznej, za szkodę poniesioną przez Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów podmiot ten nie ponosi winy.

Tak

2. Zgodnie z art. 273 ust. 1 ustawy Pzp podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy obejmują:
a) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
b) oświadczenie Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tj. Dz.U. z 2025 r., poz. 1714 ze zm.) z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę lub ofertę częściową albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty lub oferty częściowej niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - załączeniu wzór formularza do ewentualnego wykorzystania – załącznik nr 7 do SWZ

1) wykaz usług wykonanych (co najmniej czterech usług archiwizacji dokumentów kategorii A stanowiących państwowy zasób archiwalny w ilości minimum 250 m.b, z których każda nie może być mniejsza niż 50 mb oraz co najmniej jednej usługi archiwizacji dokumentów kategorii B stanowiących państwowy zasób archiwalny w ilości minimum 1250 m.b), a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, liczonych wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych – są wykonywane.
2) wykaz osób (zgodnie z wymogami określonymi w rozdziale XVIII ust. 2 SWZ), skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

Zamawiający nie wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 17 pkt 3, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
4. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ust. 17 pkt 3, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby.
5. Wykonawcy, wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
6. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców brak istnienia podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu musi być wykazany wobec każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
7. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy
wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
8. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
9. Pozostałe informacje znajdują się w SWZ

Nie

Nie

Tak

Zamawiający przewiduje możliwość możliwość dokonania zmian w umowie na zasadach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ.

Nie

2026-05-29 11:00

Platforma e-Zamówienia: https://ezamowienia.gov.pl

2026-05-29 11:15

30 dni