Zapewnienie posiłków profilaktycznych dla pracowników Nadleśnictwa Syców w latach 2026-2029 - 2 postępowanie

Przedmiotem zamówienia jest zakup bonów żywieniowych w formie kart elektronicznych na posiłki profilaktyczne dla pracowników Nadleśnictwa Syców na lata 2026-2029, zgodnie z poniższymi zapisami:

1) karty żywieniowe na posiłki profilaktyczne w postaci kart elektronicznych w ilości od 50-60 sztuk (tylko w przypadku jeżeli w wyniku postępowania zostanie wyłoniony inny wykonawca niż dotychczasowy - w takim przypadku ma on obowiązek zapewnić karty żywieniowe w ilości tutaj podanej) W przypadku zaś wyłonienia dotychczasowego wykonawcy karty nie będą podlegały wymianie i będą to karty dotychczasowe.
2) szacunkowa roczna wartości doładowania wynosi, 120.000,00 zł brutto rocznie, przy czym zamawiający gwarantuje minimalnie doładowanie na poziomie 50% tej kwoty,
3) karty będą doładowywane każdorazowo co miesiąc,
4) Użytkownik karty nie będzie miał żadnej możliwości wypłacenia środków znajdujących się na karcie na posiłki profilaktyczne. Karta nie umożliwia zamiany na świadczenie pieniężne.
5) Karty będą uprawniały do zakupu przy ich użyciu wyłącznie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych o charakterze profilaktycznym. Jednocześnie nie będą one uprawniały do zakupu dowolnych produktów, w tym w szczególności artykułów spożywczych i artykułów przemysłowych oraz napojów, które nie są przeznaczone do regeneracji sił pracowników.
6) Wykonawca zapewni rozwiązania umożliwiające Zamawiającemu kontrolę celu wydatkowania środków na karcie przez użytkowników, zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, w szczególności poprzez stosowne regulaminy, pisemne zobowiązania, umowy.
7) Użytkownik karty (pracownik Zamawiającego) będzie uprawniony do dokonywania transakcji wyłącznie do wysokości salda karty. Karta powinna posiadać możliwość sprawdzenia dostępnego salda poprzez aplikację mobilną lub konto e-mail.
8) Każda karta będzie zabezpieczona kodem PIN.
9) Wykonawca zapewni Zamawiającemu dostęp online do panelu klienta, służącego do zarządzania kartami osobom odpowiedzialnym za posiłki profilaktyczne po stronie Zamawiającego, w szczególności do składania zamówień na doładowania, zamówień dodatkowych kart, oraz monitoringu złożonych zamówień.
10) Wykonawca zrealizuje jednorazowo konfekcjonowanie kart, czyli opisze imieniem i nazwiskiem koperty z kartami oraz przypisze numery kart do poszczególnych użytkowników w pliku exel.
11) Środki przeznaczone przez Zamawiającego na zasilenie karty nie stanowią wynagrodzenia dla Wykonawcy.
12) Wynagrodzenie Wykonawcy dotyczy wykonania usługi, świadczonej na rzecz Zamawiającego, polegającej na udostępnieniu Zamawiającemu kart oraz ich obsługi i zostanie zapłacone Wykonawcy na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę.
13) Wykonawca jest zobowiązany do wsparcia użytkowników kart (pracowników Zamawiającego) w zakresie rozwiązywania problemów, związanych z użytkowaniem kart, poprzez co najmniej trzy dostępne rozwiązania, tj. automatyczną infolinię, telefoniczne biuro obsługi klienta, stronę www, aplikację mobilną.
14) Wykonawca zagwarantuje użytkownikowi karty, jak również Zamawiającemu możliwość zastrzeżenia karty, w przypadku jej zgubienia, kradzieży lub utraty w innych okolicznościach.
15) W przypadkach opisanych w ust. 15, Zamawiający może zlecić wykonawcy udostępnienie nowej karty, a następnie zlecić przeksięgowanie środków z karty zastrzeżonej.
16) W przypadku uszkodzenia karty, uniemożliwiającego jej użytkowanie, Wykonawca powinien udostępnić Zamawiającemu na jego zlecenie nową kartę. W przypadku uszkodzenia karty z winy użytkownika wszelkie koszty związane z udostępnieniem nowej karty ponosi Zamawiający. W przypadku uszkodzenia karty nie z winy użytkownika lub w przypadku wadliwego działania karty wszelkie koszty związane z udostępnieniem nowej karty ponosi Wykonawca.
17) Zasilenia kart następować będą na podstawie otrzymanego od Zamawiającego zlecenia zasilenia, niezwłocznie po wpływie na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę kwoty zasilenia lub w terminie wskazanym przez Zamawiającego.
18) Wykonawca będzie zasilał karty co miesiąc, kwotą wynikającą z ilości przepracowanych dni w miesiącu oraz ustaloną stawką dzienną.
19) Rozliczenia między Zamawiającym a wykonawcą odbywać się będą w okresach miesięcznych. Wykonawca wystawiać będzie faktury VAT z tytułu otrzymywanego od Zamawiającego wynagrodzenia za świadczenie usług, będących przedmiotem zamówienia, oraz noty księgowe w związku z zasileniem Karty.
20) Zamawiający zastrzega sobie prawo zamówienia i przesłania dodatkowych kart w trakcie obowiązywania umowy, w wyniku zwiększenia zatrudnienia pracowników wykonujących zadania, związane z wydatkiem energetycznym wymagającym zapewnienia posiłków profilaktycznych. Wówczas dodatkowe karty będą rozliczane na analogicznych warunkach.
21) Karty zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego najpóźniej 7 dni od daty podpisania umowy.