Przygotowanie koncepcji konferencji oraz jej organizacja

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Województwo Podkarpackie

REGON 690581324

Brak danych

Aleja Łukasza Cieplińskiego 4

Rzeszów

35-010

podkarpackie

Polska

PL823 - Rzeszowski

(17) 860-67-79

(17) 850-17-76

administracja@podkarpackie.pl

www.bip.podkarpackie.pl

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

Ogólne usługi publiczne

Zamówienia publicznego

Nie

Przygotowanie koncepcji konferencji oraz jej organizacja

ocds-148610-40c13a3c-a555-44be-9263-00d4ec57fe89

2026/BZP 00237877

01

2026-05-11

Tak

2026/BZP 00047768/16/P

1.3.41 Przygotowanie Koncepcji merytorycznej i eksperckiej konferencji dot. promocji rozwiązań technologicznych i innowacyjnych związanych z technologią dronową oraz kompleksowa organizacja konferencji

Nie

Nie

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-40c13a3c-a555-44be-9263-00d4ec57fe89

Nie

Tak

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się elektronicznie, przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl.
2. Link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e-Zamówienia znajduje się w sekcji III.3.1 Ogłoszenia o zamówieniu.
3. Adresem strony internetowej służącej do elektronicznego składania ofert, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, innych oświadczeń lub dokumentów jest adres wskazany wyżej.
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: administracja@podkarpackie.pl (nie dotyczy składania ofert).

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
2. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub w konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452), zwanego dalej „rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych”.
3. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773) zwanego dalej „rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności”, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.
4. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej: a) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub b) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści „Formularza do komunikacji” lub w treści wiadomości e-mail).
5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
6. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e Zamówienia.
7. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy.
8. Formularz ofertowy podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład oferty lub składane wraz z ofertą, które są zgodne z ustawą lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
9. Maksymalny łączny rozmiar plików stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą to 250 MB.
10. Dodatkowe informacje dotyczące Informacji o środkach komunikacji elektronicznej oraz Wymagań technicznych i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zawarte są w rozdz. XVIII SWZ.

Nie

Nie dotyczy

polski

Zamawiający realizuje obowiązki informacyjne, o których mowa w art. 13 ust. 1–3 rozporządzenia rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679” przez zamieszczenie wymaganych informacji w SWZ - załącznik nr 6.

Zamawiający informuje o ograniczeniach stosowania przepisów rozporządzenia 2016/679 w SWZ - załącznik nr 6.

Brak danych

Nie

OR-IV.272.1.26.2026

Usługi

Nie

350000,00 PLN

Nie

Tak

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

Brak danych

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie koncepcji merytorycznej i eksperckiej konferencji dotyczącej promocji rozwiązań technologicznych i innowacyjnych związanych z technologią dronową oraz kompleksowa organizacja konferencji, zgodnie z przedstawioną Koncepcją.

Konferencja zaplanowana przez Zamawiającego ma być poświęcona potencjałowi technologii dronowych na Podkarpaciu i stanowić istotny element wspierania rozwoju innowacyjnej gospodarki regionu, który już dziś jest jednym z krajowych liderów w obszarze lotnictwa i nowych technologii.

Organizacja wydarzenia umożliwić ma integrację środowisk naukowych, biznesowych i administracyjnych, sprzyjając transferowi wiedzy, nawiązywaniu współpracy oraz identyfikacji nowych kierunków rozwoju w obszarze bezzałogowych systemów powietrznych (BSP). Konferencja ma przyczynić się również do promocji regionu jako atrakcyjnego miejsca dla inwestycji i rozwoju technologii przyszłości, wzmacniając jego konkurencyjność oraz pozycję w krajowych i międzynarodowych łańcuchach wartości.

Opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w załączniku nr 5 do SWZ.

79342200-5 - Usługi w zakresie promocji

79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

Nie

do 2026-10-15

Nie

Nie

Brak danych

Punktowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

30,00

inne.

Koncepcja merytoryczna i ekspercka konferencji

70,00

Nie

Nie

Tak

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, tzn. wykonawcy, którzy w okresie ostatnich trzech lat (licząc wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali należycie co najmniej jedną usługę polegającą na kompleksowej (w tym co najmniej przygotowanie programu, obsługę logistyczną oraz działania promocyjne) organizacji konferencji branżowej lub eksperckiej, dla co najmniej 200 uczestników, o wartości nie mniejszej niż 350 000,00 PLN brutto, zrealizowaną na zlecenie innego podmiotu lub jako przedsięwzięcie własne o charakterze komercyjnym lub publicznym.

Przez wartość brutto usługi należy rozumieć wysokość wynagrodzenia uzyskanego przez wykonawcę za wykonanie tej usługi – jeżeli w ramach umowy świadczone były również inne usługi, przez wartość brutto usługi należy rozumieć wysokość wynagrodzenia uzyskanego przez wykonawcę za wykonanie wyżej wskazanego zakresu.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie muszą wykazać, że warunek udziału w postępowaniu jak wyżej spełnia samodzielnie jeden z wykonawców wchodzących w skład grupy wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

W odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

W przypadku wykonawców rozliczających się w innej walucie niż PLN (polski złoty), przeliczenia walut należy dokonać według tabeli kursów średnich opublikowanych przez Narodowy Bank Polski w dniu wykonania zamówienia przez wykonawcę, a jeżeli w tym dniu kursów nie ogłoszono, to według kursów ostatnio przed tą datą ogłoszonych.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, tzn. wykonawcy, którzy dysponują co najmniej trzyosobowym zespołem (zespół ten zostanie wyznaczony do realizacji badania), w skład którego wchodzić musi:
1) koordynator zespołu odpowiedzialny za kompleksowe zarządzanie realizacją zamówienia oraz bieżącą współpracę z Zamawiającym, który w okresie ostatnich trzech lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert) kierował/ koordynował przynajmniej dwoma wydarzeniami branżowymi (np. wydarzenia konferencyjne, branżowe, technologiczne, promocyjne, eventowe), dla co najmniej 200 uczestników, obejmującymi kompleksową ich organizację, w tym co najmniej: przygotowanie programu, obsługę logistyczną oraz działania promocyjne;
2) grafik/ projektant graficzny, który w okresie ostatnich trzech lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert):
a) brał udział w przygotowywaniu materiałów promocyjnych dla co najmniej jednej kampanii informacyjnej, wydarzenia lub projektu o charakterze marketingowym, w tym projektował:
– materiały dla różnych kanałów komunikacji (co najmniej: social media, strony internetowe, materiały drukowane, oznakowanie przestrzeni),
– materiały wykorzystywane podczas wydarzeń (np. scenografia, ścianki, oznakowanie, prezentacje),
b) brał udział w realizacji co najmniej dwóch projektów obejmujących opracowanie identyfikacji wizualnej wydarzenia lub kampanii promocyjnej;
3) konsultant ds. tematyki dronowej, który w okresie ostatnich trzech lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert):
a) brał udział w charakterze konsultanta/ eksperta w minimum trzech konferencjach dotyczących technologii dronowych (bezzałogowych systemów powietrznych – BSP);
b) opracował minimum jeden dokument będący analizą dotyczącą rozwoju sektora systemów bezzałogowych na poziomie krajowy i europejskim.

Zamawiający nie dopuszcza, aby funkcję koordynatora zespołu oraz pozostałych wymienionych członków zespołu pełniła jedna i ta sama osoba – jedna i ta sama osoba może pełnić tylko jedną funkcję w zespole.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie muszą wykazać, że warunek udziału w postępowaniu jak wyżej – spełnia jeden z wykonawców samodzielnie lub łącznie (kumulatywnie) wszyscy/ kilku wykonawców wchodzących w skład grupy wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

W odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

Tak

1. W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:

1.1. Wykaz usług wykonanych, w okresie ostatnich trzech lat (licząc wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączenie dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

1.2. Wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

1.3. W odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia (sekcja V.5.4 ogłoszenia) wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

2. Wykaz podmiotowych środków dowodowych wymaganych przez zamawiającego od wykonawcy, który polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy:

Wykonawca, który polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.

Na kompletną ofertę składają się (obligatoryjnie):
a) oferta właściwa (wypełniony interaktywny formularz ofertowy) sporządzona zgodnie z wymogami SWZ;
b) oświadczenie wykonawcy, że spełnia on warunki udziału w postępowaniu i nie podlega wykluczeniu z postępowania (art.125 ust. 1 ustawy) - a w przypadku polegania na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, wykonawca dodatkowo przedstawia oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby;
c) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy/ wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego/ podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy – o ile dotyczy;
d) oświadczenie, o którym mowa w sekcji V.5.7.)1.3 ogłoszenia – o ile dotyczy;
e) dokument, o którym mowa w sekcji V.5.7.)2 ogłoszenia – o ile dotyczy;
f) Koncepcję merytoryczną i ekspercką - dokument będzie stanowić podstawę oceny ofert w oparciu o kryterium II wyboru oferty (minimalną zawartość dokumentu określa SWZ).

Nie

Nie

Nie

Nie

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego, zobowiązani są ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są dołączyć do oferty pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do ich reprezentowania.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy składa wraz z ofertą oddzielnie każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
3. W odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

Nie

Nie

Tak

Szczegółowe warunki realizacji umowy zawarte są w załączniku nr 4 do SWZ. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zawartej umowy. Zakres zmian umowy oraz warunki wprowadzenia wspomnianych zmian określa załącznik nr 4 do SWZ.

Nie

2026-05-25 10:00

Oferty wraz z załącznikami należy składać drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy.

2026-05-25 11:00

do 2026-06-23

Wskazana wartość zamówienia jest wartością netto - bez podatku VAT. 2. Do sekcji IV.4.2.10) ogłoszenia: Termin realizacji zamówienia: do 15 października 2026 r., w tym: • konferencja: 29-30.09.2026 r. • działania marketingowe: od dnia podpisania umowy do 15.10.2026 r. 3. Ilekroć w ogłoszeniu jest mowa o „SWZ”, należy przez to rozumieć Specyfikację Warunków Zamówienia. 4. Ilekroć w ogłoszeniu jest mowa o „ustawie”, należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, ze zm.). 5. Do sekcji V ogłoszenia: Podstawy wykluczenia: 1) Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy: TAK. 2) Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 2 ustawy: NIE DOTYCZY ze względu na wartość zamówienia – zamawiający nie przewiduje wykluczenia na podstawie wyżej wskazanego przepisu. 3) Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 ustawy: NIE – zamawiający nie przewiduje wykluczenia na podstawie wyżej wskazanego przepisu. 4) Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U z 2025 r. poz. 514): TAK. 6. Zamawiający informuje, że kwota brutto jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wynosi – 435 000,00 zł.