Kompleksowa obsługa projektu pn. Powiat Gryficki Plus – program poprawy jakości i dostępności kształcenia zawodowego w szkołach ponadpodstawowych w ramach ZIT

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa projektu pn. Powiat Gryficki Plus – program poprawy jakości i dostępności kształcenia zawodowego w szkołach ponadpodstawowych w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych.
2. Zakres obowiązków Wykonawcy ma charakter kompleksowy i obejmuje pełną obsługę merytoryczną, finansową, proceduralną oraz kontrolną projektu, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, obowiązującymi wytycznymi programu oraz przepisami prawa.
W szczególności Wykonawca odpowiada za:
 bieżące zarządzanie realizacją projektu w części powierzonej umową,
 zapewnienie zgodności działań projektowych z harmonogramem rzeczowo-finansowym,
 prawidłowość i kompletność dokumentacji projektowej,
 weryfikację kwalifikowalności wydatków,
 terminowe przygotowywanie wniosków o płatność i innych wymaganych dokumentów,
 monitorowanie wskaźników produktu i rezultatu,
 przygotowanie projektu do kontroli oraz udział w czynnościach kontrolnych,
 informowanie Zamawiającego o ryzykach, nieprawidłowościach oraz konieczności wprowadzenia zmian w projekcie.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie powierzonych czynności oraz za skutki błędów formalnych, finansowych i proceduralnych w zakresie objętym umową.
3. Szczegółowe wymagania stawiane Wykonawcy:
1) REKRUTACJA UCZESTNIKÓW
a) Odpowiedzialność
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za:
 przygotowanie i przeprowadzenie rekrutacji,
 zgodność procesu z wnioskiem o dofinansowanie,
 zgodność z zasadami równości szans i niedyskryminacji,
 kompletność i archiwizację dokumentacji rekrutacyjnej.
b) Dokumentacja rekrutacyjna
Wykonawca opracowuje:
 regulamin rekrutacji,
 formularze zgłoszeniowe,
 oświadczenia uczestników,
 listy rankingowe,
 protokoły z posiedzeń komisji rekrutacyjnej,
 wzory decyzji o zakwalifikowaniu/niezakwalifikowaniu.
Dokumenty muszą być każdorazowo zgodne z aktualnymi wytycznymi programu.

2) STYPENDIA
Wykonawca odpowiada za kompleksową organizację i obsługę procesu przyznawania stypendiów, w szczególności za:
a) Opracowanie regulaminu przyznawania stypendiów, który musi określać co najmniej:
o podstawę prawną przyznawania świadczeń,
o cel przyznania stypendium,
o grupę uprawnionych uczestników,
o kryteria wyboru wraz z zasadami punktacji (jeżeli dotyczy),
o tryb i termin składania wniosków,
o sposób oceny formalnej i merytorycznej wniosków,
o tryb odwoławczy (termin, forma, sposób rozpatrzenia),
o wysokość świadczenia,
o okres przyznania stypendium,
o termin i sposób wypłaty świadczenia,
o obowiązki stypendysty,
o przesłanki utraty prawa do stypendium,
o zakres danych wymaganych do celów podatkowych (PIT),
o zasady przetwarzania danych osobowych.
b) Przygotowanie wzoru decyzji / informacji o przyznaniu stypendium, przy czym dokument ten musi określać co najmniej:
o imię i nazwisko stypendysty,
o podstawę przyznania świadczenia,
o wysokość stypendium,
o okres, na jaki zostało przyznane,
o termin rozpoczęcia wypłaty,
o numer rachunku bankowego, na który będzie przekazywane świadczenie,
o pouczenie o trybie odwoławczym (jeżeli przewidziano),
o datę i podpis osoby upoważnionej.
c) Przeprowadzenie procesu rekrutacji zgodnie z zatwierdzonym regulaminem oraz zasadami równości szans.
d) Sporządzenie i zatwierdzenie listy stypendystów wraz z dokumentacją potwierdzającą spełnienie kryteriów.
e) Przekazanie Zamawiającemu kompletu danych niezbędnych do wypłaty świadczeń nie później niż 5 dni roboczych przed pierwszym terminem wypłaty.
f) Bieżące informowanie uczestników o przyznaniu bądź nieprzyznaniu świadczenia zgodnie z procedurą określoną w regulaminie.
g) Odpowiedzialność za poprawność danych finansowych i podatkowych — w przypadku przekazania błędnych danych skutkujących nieprawidłową wypłatą, odpowiedzialność ponosi Wykonawca.
Wypłata świadczeń następuje wyłącznie na rachunek bankowy wskazany w dokumentacji stypendialnej.

3) STAŻE
Zakres dokumentacji dotyczącej staży jest analogiczny jak w przypadku stypendiów, w szczególności w zakresie zasad rekrutacji, kompletności dokumentów uczestnika, archiwizacji oraz zgodności z wnioskiem o dofinansowanie i obowiązującymi wytycznymi.
Dodatkowo dokumentacja stażowa obejmuje:
• program stażu,
• umowy trójstronne,
• dzienniki,
• listy obecności,
• potwierdzenie realizacji wskaźników.
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia kompletności, prawidłowości oraz spójności całej dokumentacji stażowej, jej zgodności z harmonogramem projektu oraz wymaganiami instytucji nadzorującej.

4) ZAMÓWIENIA I ZAKUPY
Odpowiedzialność proceduralna
Wykonawca jest odpowiedzialny za prawidłowe przygotowanie i prowadzenie procedur zakupowych w zakresie powierzonym umową, w szczególności za:
• przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia,
• przygotowanie zapytań ofertowych,
• opracowanie regulaminów i procedur dotyczących udzielania zamówień,
• zapewnienie zgodności prowadzonych postępowań z obowiązującymi wytycznymi oraz przepisami prawa.


Zamówienia poniżej progu
W przypadku zamówień o wartości poniżej progu stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych obowiązuje następująca procedura:
• Sporządzenie dokumentu zamówienia.
• Przekazanie dokumentu do Centrum Usług Wspólnych (CUW).
• Dokonanie zakupu na podstawie zatwierdzonego zamówienia.
• Realizacja zamówienia zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi oraz regulacjami wewnętrznymi Zamawiającego.

Kwalifikowalność wydatków
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość i kwalifikowalność ponoszonych wydatków, w szczególności za:
• zgodność wydatku z obowiązującymi wytycznymi,
• zgodność wydatku z wnioskiem o dofinansowanie,
• poniesienie wydatku w okresie kwalifikowalności,
• prawidłowe i kompletne opisanie dokumentów księgowych.
Każdy dokument finansowy musi zawierać adnotację:
„Wydatek kwalifikowalny w ramach projektu (…) i zgodny z planem budżetowym.”

5) GODZINY PONADWYMIAROWE (art. 35a Karty Nauczyciela)
a) W zakresie godzin ponadwymiarowych realizowanych w ramach projektu prowadzona będzie odrębna dokumentacja projektowa.
b) Sporządzany będzie dokument zawierający wykaz zrealizowanych godzin, przekazywany w formie e-doręczenia.
c) Dokument, o którym mowa powyżej podlega podpisaniu przez:
o koordynatora szkolnego,
o koordynatora zewnętrznego,
o dyrektora szkoły.
d) Rachunek wystawiony przez koordynatora szkolnego musi zostać przez niego podpisany.
e) Na potrzeby realizacji i rozliczania godzin ponadwymiarowych zostanie opracowany odrębny regulamin, sporządzony na podstawie przepisów Karty Nauczyciela, określający zasady przyznawania, ewidencjonowania oraz rozliczania godzin w ramach projektu.

W przypadku zmiany stawki zaszeregowania nauczyciela:
• Centrum Usług Wspólnych (CUW) przekazuje informację o skutkach finansowych wynikających ze zmiany,
• Wykonawca dokonuje odpowiedniej korekty we wniosku o płatność.

6) WNIOSKI O PŁATNOŚĆ
Wykonawca odpowiada za przygotowanie i obsługę procesu rozliczania projektu w zakresie wniosków o płatność, w szczególności za:
a) Zebranie od Zleceniodawcy dokumentów księgowych, w tym faktur, rachunków, list płac, dokumentów ZUS oraz innych dokumentów niezbędnych do rozliczenia projektu.
b) Sprawdzenie kompletności i poprawności formalnej przekazanych dokumentów.
c) Opisanie postępu merytorycznego projektu, w tym realizowanych zadań, działań oraz wskaźników.
d) Ujęcie danych uczestników projektu we wniosku o płatność.
e) Wprowadzenie wszystkich wymaganych danych do właściwego systemu (np. SL2014 lub innego wskazanego systemu).
f) Przygotowanie oświadczeń o kwalifikowalności wydatków, zestawień kosztów, wyjaśnień do niejasnych pozycji we wniosku oraz dokumentów wymaganych przez WUP.
g) Reagowanie na uwagi WUP, w tym kontakt mailowy i telefoniczny z opiekunem projektu oraz przygotowanie dodatkowych dokumentów.
h) Informowanie Zleceniodawcy o konieczności przekazania dodatkowych dokumentów wymaganych w procesie rozliczenia.
i) Wprowadzanie zmian do harmonogramu finansowego, w tym aktualizację budżetu projektu oraz przesunięcia między kategoriami kosztów, zgodnie z realizacją projektu.
j) Przygotowywanie wniosków.

7) MONITORING I KONTROLA
Wykonawca odpowiada za:
• monitoring wskaźników produktu i rezultatu,
• kontrolę realizacji budżetu,
• identyfikację ryzyk,
• informowanie Zamawiającego o nieprawidłowościach,
• przygotowanie projektu do kontroli,
• udział w kontrolach,
• sporządzanie wyjaśnień,
• rekomendacje działań naprawczych,
• przygotowanie dokumentów do archiwizacji.

8) PROMOCJA PROJEKTU
Wykonawca odpowiada za:
• opracowanie i realizację planu promocji,
• zgodność z zasadami oznaczania projektów,
• materiały informacyjne,
• aktualizację informacji na stronie internetowej.

9) DOKUMENTACJA KADROWA
Wykonawca odpowiada za:
• przygotowanie dokumentacji kadrowej koordynatorów projektu,
• dokumentację nauczycieli (art. 35a KN),
• ewidencję czasu pracy,
• zgodność form zatrudnienia z wytycznymi.

10) ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Wykonawca ponosi odpowiedzialność:
• finansową,
• umowną,
• odszkodowawczą,
• za kwalifikowalność wydatków,
• za terminowość działań,
• za poprawność dokumentacji,
• za skutki błędów formalnych i finansowych.