Zapewnienie usług, tj. sal konferencyjnych, usług gastronomicznych i hotelowych na potrzeby szkolenia organizowanego przez Sąd Okręgowy w Kielcach (pakiet konferencyjny) w dniach 17-19.06.2026 roku

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. W postępowaniu komunikacja
pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami, odbywa się przy użyciu Platformy
e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem:
https://ezamowienia.gov.pl
Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne. Postępowanie można również wyszukać ze strony głównej Platformy e-zamówienia
(zakładka „Przeglądaj postępowania/konkursy”)

Wykonawca zamierzający wziąć udział
w postepowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat
zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-
Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum
pomocy”. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postepowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-
Zamówienia ani logowania. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych
będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowanie) musi być zgodny z wymaganiami
określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych. Komunikacja w
postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji
dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w
szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji
umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). Możliwość korzystania w
postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-
Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do
zadawania pytań dotyczących treści SWZ wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w
podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do
komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). Minimalne wymagania
techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji
połączenia określa Regulamin Platformy e- Zamówienia. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z
funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem
telefonu (22) 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl
w zakładce „Zgłoś problem”. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i
Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e- Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej
na adres e-mail: zamowienia@kielce.so.gov.pl (nie dotyczy składania ofert). Oferta oraz podmiotowe środki dowodowe składane są
w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem
zaufanym lub podpisem osobistym Wykonawcy lub upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy.

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usług hotelowych i gastronomicznych oraz sal konferencyjnych na potrzeby szkolenia dla asystentów sędziów i referendarzy sądowych zatrudnionych w obszarze właściwości Sądu Okręgowego w Kielcach (pakiet konferencyjny) zgodnie ze szczegółowym opisem zawartym w załączniku nr 3 do SWZ.
Maksymalna liczba uczestników szkolenia wynosi 123 osoby, a minimalna gwarantowana liczba to 98 osób. Ostateczna liczba osób zostanie przedstawiona Wykonawcy co najmniej 5 dni roboczych przed planowanym wydarzeniem.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i
zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego art. 58 ust. 2 ustawy Pzp.
Oświadczenie składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp – załącznik nr 2 – składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1. Istotne postanowienia umowy określa wzór umowy, stanowiący załącznik nr 4 do SWZ.
2. Zamawiający dopuszcza zmianę treści umowy zawartej z Wykonawcą. Zmiany i warunki tych zmian zostały opisane we
wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ.
3. Każda zmiana umowy wymaga dla swej ważności zachowania formy pisemnie pod rygorem nieważności.