Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz usługi dodatkowe w ramach konferencji wyjazdowej pracowników Kolegium Nauk o Przedsiębiorstwie w dniach 16 - 17 września 2026 r.

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej (dalej jako „Platforma” lub „Platforma Zakupowa”) dostępnej pod adresem: https://sgh.eb2b.com.pl.
2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie wnioski, zawiadomienia, informacje oraz pozostałe dokumenty i oświadczenia, w tym dokumenty i oświadczenia składane na wezwanie Zamawiającego, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej Platformy Zakupowej dostępnej pod adresem: https://sgh.eb2b.com.pl poprzez zakładkę „Pytania / Informacje” lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, e-mail: coz@sgh.waw.pl.
3. Za datę wpływu wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wczytania do Platformy.
4. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie rodzajów podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.
5. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami jest: Katarzyna Wojtyńska, email: coz@sgh.waw.pl lub inna osoba zastępująca.
6. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując, w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej, akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://sgh.eb2b.com.pl/ oraz uznaje go za wiążący. Zamawiający poniżej określa instrukcję korzystania z Platformy Zakupowej w niniejszym postępowaniu:
a) w zakładce „Postępowania”, dalej „Lista postępowań otwartych” Wykonawca wybiera niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „Zgłoś się do udziału w postępowaniu”, przechodzi odpowiednio do Formularza rejestracyjnego – w przypadku, kiedy Wykonawca nie posiada konta na Platformie, lub panelu logowania użytkownika na Platformie w przypadku posiadania konta na Platformie;
b) po wypełnieniu Formularza rejestracyjnego Wykonawca otrzymuje wiadomość elektroniczną (e-mail) informującą, że może dokonać pierwszego logowania do Platformy.
UWAGA: Rejestracja nowego konta podlega weryfikacji i akceptacji Operatora, która może potrwać do 24h (8h roboczych);
c) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Platformy. Po wprowadzeniu danych użytkownika, tj. adresu e-mail oraz hasła zgłoszenie jest automatycznie akceptowane przez Platformę;
d) w przypadku składania oferty i innych dokumentów wymaganych w Ogłoszeniu o zamówieniu oraz SWZ w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, odbywa się to za pośrednictwem Platformy Zakupowej, poprzez użycie zakładki „Złóż ofertę” i wybranie polecenia „Dodaj załącznik” i wybranie docelowego pliku, który ma zostać wczytany. Wykonawca opisuje załącznik nazwą umożliwiającą jego identyfikację. W przypadku zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa w treści dokumentu, Wykonawca zaznacza polecenie „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Wczytanie załącznika następuje poprzez polecenie „Zapisz”. Potwierdzeniem prawidłowo złożonych dokumentów jest komunikat systemowy „Plik został przesłany”, po każdej prawidłowo wykonanej operacji tj. zamieszczeniu załącznika.

1. Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz usługi dodatkowe w ramach konferencji wyjazdowej pracowników Kolegium Nauk o Przedsiębiorstwie w dniach 16 - 17 września 2026 r.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określają n/w załączniki do SWZ:
- Załącznik nr 3 – Opis przedmiotu zamówienia (dalej „OPZ”),
- Załącznik nr 4 – Wzór umowy.

2. W kryterium Cena (C) Zamawiający będzie przyznawał punktację w następujący sposób:
Uwagi:
• punktacja wyliczona będzie z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. W kryterium C, oferta może otrzymać maksymalnie 50 pkt.,
• do oceny ofert w przedmiotowym kryterium Zamawiający przyjmie cenę oferty brutto z Formularza oferty, stanowiącego Załącznik nr 1 do SWZ.
3. W kryterium Atrakcyjność miejsca (A1) ocenie podlegać będzie atrakcyjność miejsca lokalizacji hotelu/ośrodka konferencyjnego atrakcyjnością położenia w centrum miasta Łódź z możliwością szybkiego przemieszczenia się do zwiedzania atrakcji turystycznych i kulturowych. Przewidujemy zwiedzanie z przewodnikiem. W przypadku lokalizacji hotelu/ośrodka konferencyjnego poza centrum miasta Łódź (nie więcej niż 20 km) atrakcyjnością miejsca mogą pozostać las lub park.
Ocena kryterium „Atrakcyjność miejsca” zostanie dokonana na podstawie wypełnionego przez Wykonawcę w pkt. 3 Formularza oferty Załącznik nr 1 do SWZ – specyfikacja lokalizacji (dokładny adres) wraz z krótkim opisem otaczającego miejsca pozwalającym ocenić ofertę w zakresie przedmiotowego kryterium.
4. W kryterium Atrakcje dla uczestników (A2)
Ocena kryterium „Atrakcje dla uczestników” zostanie dokonana na podstawie sporządzonego przez Wykonawcę krótkiego opisu proponowanych atrakcji w pkt. 4 Formularza oferty - Załącznik nr 1 do SWZ, pozwalającym ocenić ofertę w zakresie przedmiotowego kryterium. Pierwsza atrakcja dla 140 uczestników konferencji odbędzie się po obiedzie w dniu 16.09.2026 r. Czas trwania: około - trzech godzin np.: zwiedzanie Manufaktury, Muzeum Włókiennictwa, spacer po ul. Piotrowskiej itp. z przewodnikiem. Druga atrakcja - oprawa artystyczna podczas uroczystej kolacji w dniu 16.09.2026 r. Preferowane są wydarzenia typu pokazy/występy artystyczne.
5. W kryterium „Termin ustalenia ostatecznej liczby uczestników" Wykonawca może otrzymać maksymalnie 10 punktów.

Ze względu na ograniczoną liczbę znaków szczegółowe regulacje w tym zakresie znajdują się w rozdziale XVI SWZ.

1) W celu potwierdzenia zgodności oferowanej usługi z wymaganiami określonymi w OPZ i Wzorze umowy, Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następującego przedmiotowego środka dowodowego:
Potwierdzenie posiadania rezerwacji w obiekcie wskazanym w pkt. 2 Formularza oferty Wykonawcy otrzymane przez Wykonawcę z obiektu wskazanego w pkt. 2 Formularza oferty w postaci wydruku wiadomości email otrzymanej przez Wykonawcę z adresu skrzynki pocztowej obiektu lub podpisanego zgodnie z pkt 2. poniżej oświadczenia przez osobę wyznaczoną do kontaktów ze strony obiektu.
2) Potwierdzenie rezerwacji, o którym mowa w pkt. 1) powyżej, musi zostać sporządzone w formie elektronicznej, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym zgodnie z zasadami opisanymi w ust. 3-11 poniżej oraz musi zawierać co najmniej następujące informacje:
- okres, na który zarezerwowany jest obiekt, odpowiadający okresowi wskazanemu w OPZ,
- liczbę osób dot. rezerwacji odpowiadającą liczbie osób do zakwaterowania wskazanej w OPZ,
- potwierdzenie udostępnienia sal wskazanych w OPZ na czas konferencji.
3) Zamawiający informuje, że dokument potwierdzający spełnienie wymagań określonych szczegółowo w OPZ i Wzorze umowy, o którym mowa w pkt. 1)-2), winien zostać złożony do upływu terminu składania ofert, wraz z ofertą, w sposób określony w Rozdziale X ust. 1 i 4 SWZ.
4) Dokument, o którym mowa w pkt. 1)-2) powyżej, podlega uzupełnieniu zgodnie z art. 107 ust. 2 Ustawy. Jeżeli Wykonawca wraz z ofertą, nie złoży przedmiotowego środka dowodowego lub złożony przedmiotowy środek dowodowy będzie niekompletny, Zamawiający wezwie do jego złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

4) Dokument, o którym mowa w pkt. 1)-2) powyżej, podlega uzupełnieniu zgodnie z art. 107 ust. 2 Ustawy. Jeżeli Wykonawca wraz z ofertą, nie złoży przedmiotowego środka dowodowego lub złożony przedmiotowy środek dowodowy będzie niekompletny, Zamawiający wezwie do jego złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą (załącznik nr 1 do SWZ) za pośrednictwem Platformy, podpisane
kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby uprawnione, na
zasadach określonych w Rozdziale XIV ust. 3 – 11 SWZ, dokumenty wymienione w Rozdziale XIV ust. 1-2:
1) Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania (Załącznik nr 2 do SWZ);
2) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i informacji o Działalności Gospodarczej
lub innego właściwego rejestru - w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego
reprezentowania;
/Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia tych dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą
bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych. Wykonawca powinien wskazać dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów/
3) Dowody dot. „samooczyszczenia” (jeżeli dotyczy);
4) Pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);
5) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp (jeżeli dotyczy);
6) Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, w takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy.
2. Wykonawcy, którzy złożyli wspólną ofertę ponoszą, w razie wybrania ich oferty przez Zamawiającego, solidarną odpowiedzialność wobec Zamawiającego za wykonanie umowy.
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w stosunku do żadnego z Wykonawców nie zachodzą przesłanki podstaw do wykluczenia z postępowania.
4. Zgodnie z art. 117 ust. 3 i 4 Ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji Wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy spośród Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.
5. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych Wykonawców należy załączyć do oferty.
6. Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców, w której m.in. zostanie określony pełnomocnik uprawniony do kontaktów z Zamawiającym oraz do wystawiania dokumentów
związanych z płatnościami, przy czym termin, na jaki została zawarta umowa, nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia.

1. Strony dopuszczają możliwość dokonywania zmian w umowie w zakresie przewidzianym w art. 455 ustawy Pzp oraz w zakresie określonym w umowie.
2. Dopuszczalne są zmiany istotnych postanowień zawartej umowy:
1) w wypadku zmian podmiotowych po stronie Wykonawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
2) w wypadku zmian stanu prawnego lub faktycznego, które mają wpływ na treść zawartej umowy, jeżeli taka zmiana leży w interesie Zamawiającego.
3. Niezależnie od powyższego strony dopuszczają możliwość zmiany umowy w zakresie wynagrodzenia lub/i okresu obowiązywania umowy w następujących przypadkach:
1) zmian w obowiązujących przepisach prawa, mających bezpośredni wpływ na realizację przedmiotu umowy i które powodują, że wykonanie umowy na dotychczasowych zasadach stało się niemożliwym, niecelowym, nieekonomicznym lub niezgodnym z wymaganiami, przy czym zmiana ta polegać ma na dostosowaniu umowy do przepisów prawa;
2) zmian wynikających z oddziaływania siły wyższej, w tym ograniczenia lub braku możliwości realizacji przedmiotu umowy wynikającego z ograniczeń nakładanych przez prawo powszechnie obowiązujące;
3) zwiększenia całkowitego maksymalnego wynagrodzenia określonego w
§ 3 ust. 1 umowy w przypadku zgłoszenia więcej niż przewidywane 140 osób w dniach 16 - 17 września 2026 roku;
4) okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć na dzień składania ofert, pomimo odpowiednio starannego przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia;
5) okoliczności, które żadna ze stron, działając z należytą starannością, nie mogła przewidzieć;
6) w zakresie zmiany terminu realizacji usługi wynikającej ze zmiany terminu odbycia się konferencji;
7) zmiany zakresu realizacji przedmiotu umowy z powodu okoliczności, których żadna ze stron, działając z należytą starannością, nie mogła przewidzieć.
4. Każda ze stron może wystąpić do drugiej strony z wnioskiem o zawarcie aneksu w celu zmiany umowy. Wniosek musi zawierać szczegółowe uzasadnienie, odnoszące się do wszystkich okoliczności istotnych dla ustalenia czy zmiana jest dopuszczalna.
5. Strona, która otrzymała wniosek o zmianę umowy jest zobowiązana w ciągu 10 dni przekazać drugiej stronie pisemne stanowisko wobec propozycji zmian wraz z uzasadnieniem.
6. Zmiany lub uzupełnienia umowy mogą nastąpić na piśmie pod rygorem nieważności w formie pisemnej jako aneks do umowy.