Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych dla jednostek Politechniki Warszawskiej

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się przy użyciu Platformy zakupowej platformazakupowa.pl, zwanej dalej „Platformą”, która
dostępna jest pod adresem: https://platformazakupowa.pl
2. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1165113
3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w postaci elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem wskazanym w rozdziale 1 pkt 5 SWZ.
4. Zamawiający dopuszcza, komunikację za pośrednictwem poczty elektronicznej, tylko w przypadku przerwy (awarii) w funkcjonowaniu Platformy o której mowa w pkt. 3. Adres poczty elektronicznej osoby uprawnionej do kontaktu z Wykonawcami: mariola.plochocka@pw.edu.pl

Określono w rozdziale 8 SWZ. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w „Instrukcje dla Wykonawców”.
1.7. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do złożenia oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.
1.8. W przypadku większych plików zalecamy skorzystać z instrukcji pakowania plików dostępnej w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców”, dzieląc je na mniejsze paczki po np. 150 MB każda.
1.9. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:
a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,
c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,
d) włączona obsługa JavaScript,
e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,
f) Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.
g) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
1.10. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
a) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,
b) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem
1.11. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
1.12. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych dla jednostek Politechniki Warszawskiej.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) znajduje się w załączniku nr 2 do SWZ, natomiast opis asortymentu oraz ilości określa Formularz asortymentowo-cenowy stanowiący Załącznik nr 4 do SWZ. Ilości wskazane w formularzu asortymentowo-cenowym mają charakter szacunkowy. Zamawiający będzie zamawiał materiały eksploatacyjne wg. bieżących potrzeb, w związku z tym finalna ilość może się różnić od ilości zadeklarowanych w formularzu asortymentowo-cenowym, bez zmiany wartości umowy.
3. Pozostałe warunki zamówienia określa projekt Umowy, stanowiący załącznik 3 do SWZ.

Prawo opcji. Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji zgodnie z art. 441 Pzp.
1) Określenie rodzaju i maksymalnej wartość opcji:
a) Zamawiającemu przysługiwało będzie prawo do rezygnacji z zakupu części materiałów eksploatacyjnych, co jednak nie spowoduje obniżenia kwoty maksymalnego wynagrodzenia należnego Wykonawcy o więcej niż 50% (prawo opcji wartości ujemne). Umowa automatycznie zostanie uznana za zrealizowaną w zakresie wartości po osiągnięciu limitu 50% maksymalnej wartości brutto. Intencją Zamawiającego jest wykorzystanie pełnej wartości brutto umowy, ale zastrzega on sobie prawo do niezrealizowania jej maksymalnej wartości brutto. Po osiągnięciu limitu 50%, Zamawiający ma możliwość zakończyć umowę w każdym momencie, a skorzystanie z prawa opcji wartości ujemnego nie stanowi zmiany warunków umowy. Zakończenie umowy wymaga poinformowania Wykonawcy o tym fakcie. Zamawiający przewiduje skorzystanie z prawa opcji ujemnej w momencie gdy maksymalny czas trwania umowy dobiegnie końca a wartość realizacji umowy nie osiągnie 100%.
b) W przypadku niewykorzystania wartości minimalnej lub wartości maksymalnej umowy w trakcie obowiązywania okresu podstawowego (12 miesięcy), Zamawiający będzie miał możliwość przedłużenia okresu obowiązywania umowy o kolejne 6 miesięcy (prawo opcji czasowej). Przedłużenie możliwe jest dwukrotnie, a łączny okres przedłużenia czasu obowiązywania umowy w stosunku do podstawowego okresu 12 miesięcy nie może być dłuższy niż 12 miesięcy. Skorzystanie z opcji terminowej nie stanowi zmiany warunków umowy, a Zamawiający może z niej skorzystać nie później, niż przed końcem okresu obowiązywania umowy – podstawowego (12 m-cy w przypadku pierwszego przedłużenia), lub dodatkowego (kolejne 6 m-cy w przypadku drugiego przedłużenia). Skorzystanie z prawa opcji terminowej wymaga poinformowania Wykonawcy o tym fakcie.
c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakupu u Wykonawcy, asortymentu nieujętego w formularzu asortymentowo-cenowym w ramach wartości brutto umowy w zakresie asortymentu jakim dysponuje Wykonawca, maksymalnie do 10% wartości brutto umowy (prawo opcji przedmiotowej). Zakup asortymentu będzie realizowany na podstawie zamówienia przy wcześniejszym zatwierdzeniu przez Zamawiającego, ceny jednostkowej brutto tego asortymentu. Zamówienia asortymentu nieujętego w formularzu asortymentowo-cenowym w ramach prawa opcji przedmiotowej nie zwiększają wartości maksymalnej umowy oraz nie zmieniają okresu jej obowiązywania. Zamówienia w ramach prawa opcji przedmiotowej będą przekazywane wg. bieżących potrzeb. Zamawiający może w dowolnym momencie aktywować opcję przedmiotową.
2) Pozostałe warunki realizacji w zakresie prawa opcji zawarte zostały w projektowanych postanowieniach umowy (PPU), stanowiący załącznik 3 do SWZ

Określono w rozdziale 6 SWZ. Warunki udziału w postępowaniu. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale 5 SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
2.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie;
2.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie;
2.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 500 000 złotych (słownie: pięćset tysięcy złotych);
2.4. zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
Ocena spełniania przez Wykonawcę ww. warunków uczestnictwa nastąpi wg formuły spełnia/nie spełnia na podstawie przedłożonych oświadczeń i dokumentów, o których mowa w rozdziale 7 ust. 7 SWZ

Określono w ust. 3 rozdziału 7 SWZ. Wykaz dokumentów i oświadczeń (w tym podmiotowych oraz przedmiotowych środków dowodowych) składnych przez wykonawcę.
3. Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania, na wezwanie Zamawiającego zobowiązany jest złożyć w terminie wskazanym przez Zamawiającego, nie krótszym niż 5 dni aktualne na dzień złożenia następujące podmiotowe środki dowodowe:
3.1. Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 2 do formularza oferty;
3.2. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia tych dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. W przypadku wskazania przez wykonawcę dostępności podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów, o których mowa w pkt 3.2, pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, zamawiający może żądać od wykonawcy przedstawienia tłumaczenia na język polski pobranych samodzielnie przez zamawiającego podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów.

Określono w ust. 3 rozdziału 7 SWZ. Wykaz dokumentów i oświadczeń (w tym podmiotowych oraz przedmiotowych środków dowodowych) składnych przez wykonawcę.
7. Podmiotowe środki dowodowe na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:
Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych/- przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa w art. 274 ust.1 ustawy Pzp, aktualnych na dzień ich złożenia:
7.1. dokumentów potwierdzających, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia, na potwierdzenie spełnienia warunku określonego w rozdziale 6 pkt. 2.3. SWZ

Określono w ust. 3 rozdziału 7 SWZ. Wykaz dokumentów i oświadczeń (w tym podmiotowych oraz przedmiotowych środków dowodowych) składnych przez wykonawcę.
9. Przedmiotowe środki dowodowe: na potwierdzenie, że oferowane dostawy/usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania oraz cechy wykonawca ma obowiązek dołączyć do oferty: DOTYCZY.
1) Wykonawca, który w ofercie powoła się na zastosowanie produktów równoważnych, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego produkty spełniają wymagania określone przez Zamawiającego, poprzez wpisanie nazwy oraz nazwy producenta produktu równoważnego w kolumnie „Opis oferowanego produktu” w Formularzu asortymentowo - cenowym (załącznik nr 4 do SWZ) a także poprzez dołączenie do oferty przedmiotowych środków dowodowych dla tych produktów w postaci dokumentów: raporty z testów wydajności, nie starsze niż 12 miesięcy, przeprowadzone przez niezależną od producenta, importera, Wykonawcy jednostkę upoważnioną do kontroli (laboratorium posiadające certyfikat zgodności z normą ISO/IEC 17025:2005 (wydany przez jednostkę akredytowaną w zakresie certyfikacji normy ISO/IEC 17025:2005)). Raporty muszą potwierdzać;
2) Raporty muszą potwierdzać:
a) wydajność produktu równoważnego jest nie gorsza od wydajności materiału oryginalnego, potwierdzona dostarczonym raportem z badania wydajności,
b) wytwarzanie produktu równoważnego zgodnie z normą ISO 14001 oraz 9001;
c) testy wydajności produktu równoważnego zgodnie z normą ISO/IEC 19752, ISO/IEC 19798 oraz ISO/IEC 24711 i ISO/IEC 24712.
W przypadku gdy, dokumenty (raporty) są wystawione jako dokumenty bezterminowe i data wykonania badania i wystawienia dokumentu jest wcześniejsza niż wymagane 12 miesięcy od daty złożenia oferty, Zamawiający dopuszcza złożenia dokumentu wystawionego przez producenta tonerów/ tuszy („Zaświadczenie”), który poświadcza, że produkty spełniają wszystkie wymagane normy, o które prosi Zamawiający. Do takiego zaświadczenia producenta należy dołączyć dokumenty potwierdzające spełnienie norm, które wystawione są przez uprawnione jednostki, na potwierdzenie wymagań o których mowa w pkt 2) lit. b i c.
UWAGA: Wymóg przedstawienia przedmiotowych środków dowodowych nie dotyczy poz. 564 formularza asortymentowo - cenowego dla której przedmiotowe środki dowodowe nie są wymagane.
3) Zamawiający akceptuje równoważne przedmiotowe środki dowodowe, jeśli potwierdzają, że oferowane dostawy spełniają określone przez zamawiającego wymagania wyszczególnione w OPZ i formularzu asortymentowym.
4) Przedmiotowe środki dowodowe Wykonawcy obowiązani są złożyć do upływu terminu składania ofert i dostarczyć zgodnie z informacjami podanymi w rozdziale 12 SWZ.
5) Oferta Wykonawcy, który nie złoży przedmiotowych środków dowodowych o których mowa w pkt 1)., w terminie składania ofert, zostanie odrzucona.

Określono w Rozdziału 9 SWZ. Opis sposobu przygotowania i złożenia oferty.
29. Oferta elektroniczna, na którą składają się:
1) Formularz oferty, stanowiący Załącznik nr 1 do SWZ;
2) Formularz asortymentowo-cenowy, stanowiący Załącznik nr 4 do SWZ
3) Przedmiotowe środki dowodowe zgodnie z rozdziale 7 ust. 9 SWZ.
4) Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 1a do Formularza oferty. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie o niepoleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców;
5) Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;
6) (jeżeli dotyczy) - Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
7) (jeżeli dotyczy) - Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby stanowiące Załącznik nr 1b do Formularza oferty;
8) (jeżeli dotyczy) – Oświadczanie podmiotu udostępniającego zasoby o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 1c do Formularza oferty;
9) (jeżeli dotyczy) – Oświadczanie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 1d do Formularza oferty

Określono w Rozdziału 7 SWZ.
11. Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
11.1. Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa aktualne na dzień składania ofert - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia na załączniku nr 1a do Formularza oferty. Dokumenty te potwierdzają brak podstaw wykluczenia z postępowania w zakresie, w którym Wykonawca zobowiązany jest wykazać brak podstaw wykluczenia z postępowania oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
11.2. Oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej oraz dokumenty i oświadczenia, o których mowa w Rozdziale 7 pkt 3.1 składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokumenty i oświadczenia, potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu, składa odpowiednio Wykonawca / Wykonawcy wykazujący spełnienie warunku na zasadach określonych w Rozdziale 6 SWZ.
11.3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna). W takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
11.4. Wykonawcy, wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
11.5. Oferta konsorcjum musi zawierać informacje o wszystkich firmach wchodzących w skład konsorcjum.
11.6. Zamawiający będzie żądał, przed zawarciem umowy, kopii umowy regulującej współpracę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Wspólników spółki cywilnej obowiązują przepisy dotyczące wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Wspólnicy spółki cywilnej wraz z ofertą złożą stosowne pełnomocnictwa oraz w przypadku wyboru oferty jako najkorzystniejszej kopię umowy spółki cywilnej.

Określono w załączniku nr 3 do SWZ. Projektowane postanowienia umowy (PPU).
§ 12 ZMIANY UMOWY
1. Wszelkie zmiany postanowień umownych mogą być dokonywane wyłącznie w zakresie dopuszczonym ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych i z zastrzeżeniem przewidzianych umową wyjątków - i pod rygorem bezskuteczności wymagają zawarcia aneksu w formie jaką Strony przewidziały w celu zawarcia Umowy.
2. Zmiana umowy, o której mowa wyżej, może nastąpić wyłącznie w przypadkach:
1) ewentualnej zmiany podwykonawców, z zastrzeżeniem posiadania przez tych podwykonawców co najmniej takich samych właściwości, kwalifikacji (dotyczy przypadku w którym Wykonawca posługuje się potencjałem podwykonawców);
2) zmiany sposobu realizacji zamówienia z samodzielnej realizacji przez Wykonawcę, na realizację z udziałem podwykonawców, z zastrzeżeniem, iż podwykonawcy będą posiadać właściwości niezbędne, do realizacji danej części zamówienia oraz właściwości, w zakresie wymaganym dla Wykonawcy, a dotyczącym braku podstaw do wykluczenia z postępowania oraz spełniania warunków;
3) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy;
4) w zakresie przedmiotu umowy, w tym sposobu jego wykonania oraz terminów przewidzianych na realizację zobowiązań umownych – w przypadku wystąpienia zmian w obowiązujących przepisach prawa mających wpływ na przedmiot i warunki realizacji umowy oraz zmian w sytuacji prawnej lub faktycznej Wykonawcy lub Zamawiającego skutkujących niemożnością lub znacznym utrudnieniem w realizacji przedmiotu umowy;
5) konieczności przesunięcia terminów umownych, jeśli owa konieczność powstała na skutek okoliczności, których przy dołożeniu należytej staranności nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy;
6) konieczności dwukrotnego przesunięcia terminów umownych, w przypadku niewykorzystania pełnej kwoty brutto o której mowa w § 5 ust. 1 i 2 o kolejne 6 miesięcy, lecz nie dłużej jak 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy;
7) zmiany stawki podatku od towarów i usług:
a) w przypadku zwiększenia lub zmniejszenia stawek podatku VAT w trakcie okresu rozliczeniowego, w którym obowiązuje umowa, zwiększeniu bądź zmniejszeniu ulega wynagrodzenie brutto przy zachowaniu niezmiennego wynagrodzenia netto,
b) zmiana wysokości cen jednostkowych, a w konsekwencji maksymalnego wynagrodzenia w przypadku zaistnienia zmiany stawki podatku od towarów i usług będzie odnosić się wyłącznie do części przedmiotu umowy niezrealizowanej, po dniu wejścia w życie przepisów zmieniających stawkę podatku od towarów i usług oraz wyłącznie do części przedmiotu Umowy, do której zastosowanie znajduje zmiana stawki podatku od towarów i usług,
8) wystąpienia siły wyższej – terminy o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2 zostaną wydłużone o czas trwania siły wyższej;
9) zmiany wynagrodzenia umownego, będącego następstwem zastosowania klauzul waloryzacyjnych, o których mowa w § 11 Umowy