Usługi hotelowe dla artystów i gości 46. Przeglądu Piosenki Aktorskiej

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
2. Zamawiający informuje, iż środkiem komunikacji elektronicznej, przy użyciu którego będzie komunikował się z Wykonawcami w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest Platforma Przetargowa, znajdująca się pod poniższym
adresem:
https://teatr-capitol.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html - w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem niniejszego postępowania.

1. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Instrukcjach dla użytkowników dostępnych pod adresem:
https://teatr-capitol.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html
2. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:
1) Dopuszczalne przeglądarki internetowe:
a) Edge;
b) Google Chrome;
c) Mozilla Firefox;
d) Opera.
2) Pozostałe wymagania techniczne:
a) dostęp do sieci internet;
b) obsługa przez przeglądarkę protokołu XMLHttpRequest – ajax;
c) włączona obsługa JavaScript;
d) zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s;
e) zainstalowany Acrobat Reader;
f) zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowszy.
3. Wsparcia technicznego w zakresie działania Platformy Przetargowej udziela jej dostawca, tj. Logintrade SA ul. Legnicka 57D,
lokal B/J, 54-203 Wrocław, nr tel. 71 787 35 34, email: helpdesk@logintrade.net od poniedziałku do piątku (dni robocze) w godz. 8:00 – 16:00.
4. Korzystanie z Platformy Przetargowej przez Wykonawcę jest bezpłatne.
5. Kodowanie i oznaczenie czasu przekazania danych: Czas zapisywany jest w formacie YYYY-MM-DD HH:MM:SS. Czas przekazania danych jest to czas, w którym zostanie potwierdzone złożenie oferty, dokumentu przez Wykonawcę. W przypadku wybrania opcji złożenia oferty bez logowania, potwierdzenie odbywa się poprzez kliknięcie w link: „Potwierdzam” dostępny w
wiadomości mailowej, wysłanej automatycznie po złożeniu oferty, dokumentu będąc niezalogowanym na Platformie Przetargowej.
Wiadomość otrzymuje wykonawca na adres e-mail wskazany w formularzu po kliknięciu w ikonę „Złóż ofertę”. W przypadku wykonawcy zalogowanego na Platformie Przetargowej, czas przekazania danych jest to czas wysłania dokumentu, oferty przez Platformę Przetargową.
6. Pliki oferty załączone przez Wykonawcę na Platformie są zaszyfrowane. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.
7. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem postępowania nadanym przez Zamawiającego – ZP/01/26/PPA/TP.
8. Zamawiający informuje, że Platforma Przetargowa umożliwia jednorazowe przesłanie plików o wielkości nie przekraczającej 150 MB.

1. Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest Teatr Muzyczny Capitol z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Piłsudskiego 67. Mogą się Państwo się z nami kontaktować w następujący sposób:
• listownie na adres: Teatr Muzyczny Capitol, ul. Piłsudskiego 67, 50-019 Wrocław
• poprzez e-mail: sekretariat@teatr-capitol.pl
• telefonicznie: (71) 78 90 431
2. Inspektor Ochrony Danych
Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Jest to osoba, z którą mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Z inspektorem ochrony danych mogą się Państwo kontaktować w następujący sposób:
• poprzez e-mail: inspektor@teatr-capitol.pl
• listownie: Teatr Muzyczny Capitol , ul. Piłsudskiego 67, 50-019 Wrocław
• telefonicznie: (71) 78 90 417
3. Cele przetwarzania danych
Państwa dane będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Podstawą prawną ich przetwarzania jest Państwa zgoda wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postępowaniu oraz następujące przepisy prawa:
• ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania i jego archiwizacji.
4. Okres przechowywania danych
Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przechowywane będą przez okres 5 lat: od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, następnie Archiwum Państwowe po ekspertyzie dokumentów może podjąć decyzję o ich zniszczeniu lub przekwalifikować na kategorię A i wtedy Twoje dane osobowe będą przechowywane przez 25 lat od stycznia kolejnego roku po zakończeniu postępowania, a następnie zostaną przekazane do Archiwum Państwowego we
Wrocławiu, gdzie będą przechowywane wieczyście
5. Odbiorcy danych
1. Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.
2. Ograniczenie dostępu do Państwa danych, o których mowa wyżej może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z art. 8 ust 4 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 11 września 2019r. r. Prawo zamówień publicznych.
3. Ponadto odbiorcą danych zawartych w dokumentach związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne mogą być podmioty, z którymi Teatr zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostępnianych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania danych ( m.in. z platformą zakupową Logintrade.Net) lub archiwizacji danych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przysługują Państwu następujące uprawnienia:
-prawo dostępu do danych osobowych,
-prawo żądania sprostowania danych osobowych,
-prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
-prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Obowiązek podania danych
Podanie danych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

Nie przysługuje Państwu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia są usługi hotelowe dla artystów i gości festiwalu 46. Przegląd Piosenki Aktorskiej we Wrocławiu w terminie 16-30.03.2026 r., w hotelu o kategorii min. 4 gwiazdki, nadanej przez Marszałka Województwa Dolnośląskiego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (tekst jednolity Dz.U. z 2023 r. poz. 1944).
Obiekt musi być zlokalizowany w odległości do 2 km (2000 metrów) od siedziby Zamawiającego tj. ul. Piłsudskiego 67, Wrocław [odległość mierzona według najkrótszej trasy pieszej za pomocą Google Maps (adres strony: https://www.google.com/maps)] oraz dysponować miejscami parkingowymi w odległości do 350 m od hotelu.

Szacowana maksymalna liczba noclegów ze śniadaniami w powyższym terminie to 410, w tym 346 noclegów w pokojach jednoosobowych, 57 noclegów w pokojach dwuosobowych oraz 7 noclegów w apartamentach, maksymalnie do 51 pokoi dziennie (pokoje jednoosobowe, dwuosobowe i apartamenty).
Szczegółowy, ilościowy maksymalny zakres zamówienia na usługi hotelowe określa tabela zapotrzebowania na usługi hotelowe i parkingi (Załącznik nr 1.1 do SWZ/Załącznik nr 1 do umowy).

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów. Wybór oferty najkorzystniejszej zostanie dokonany przez Zamawiającego przy zastosowaniu następujących kryteriów i zasad ich oceny:
2. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty i ich wagi:
A. Część nr 1 zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria oceny ofert:
Kryterium 1: Cena (C)
Kryterium 2: Lokalizacja hotelu (L)
Kryterium 3: Anulacja rezerwacji (A)
Zamawiający dokona oceny ofert, przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1pkt.
Całkowita punktacja (P) oferty wyliczana będzie wg wzoru:
P = C + L + A
gdzie:
P – oznacza łączną ocenę punktową badanej oferty
C - oznacza wartość punktową w kryterium Cena
L - oznacza wartość punktową w kryterium Lokalizacja
A - oznacza wartość punktową w kryterium Anulacja rezerwacji
Maksymalna łączna liczba punktów, jaką może otrzymać oferta Wykonawcy wynosi 100 pkt.

Szczegółowe informacje dotyczące kryteriów oceny ofert zawarto w rozdział XVIII SWZ.

Przedmiotem zamówienia są usługi hotelowe dla artystów i gości festiwalu 46. Przegląd Piosenki Aktorskiej we Wrocławiu w terminie 19-30.03.2026 r., w hotelu o kategorii min. 3 gwiazdki nadanej przez Marszałka Województwa Dolnośląskiego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (tekst jednolity Dz.U. z 2023 r. poz. 1944).

Obiekt musi być zlokalizowany w odległości do 2 km (2000 metrów) od siedziby Zamawiającego tj. ul. Piłsudskiego 67, Wrocław [odległość mierzona według najkrótszej trasy pieszej za pomocą Google Maps (adres strony: https://www.google.com/maps)] oraz dysponować miejscami parkingowymi w odległości do 350 m od hotelu.

Szacowana maksymalna liczba noclegów ze śniadaniami w powyższym terminie to 281, w tym 232 noclegi w pokojach jednoosobowych i 49 noclegi w pokojach dwuosobowych, maksymalnie do 60 pokoi dziennie (pokoje jednoosobowe i dwuosobowe).

Szczegółowy, ilościowy maksymalny zakres zamówienia na usługi hotelowe określa tabela zapotrzebowania na usługi hotelowe i parkingi (Załącznik nr 1.2 do SWZ/Załącznik nr 1 do umowy).

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów. Wybór oferty najkorzystniejszej zostanie dokonany przez Zamawiającego przy zastosowaniu następujących kryteriów i zasad ich oceny:
2. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty i ich wagi:
A. Część nr 1 zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria oceny ofert:
Kryterium 1: Cena (C)
Kryterium 2: Lokalizacja hotelu (L)
Kryterium 3: Anulacja rezerwacji (A)
Zamawiający dokona oceny ofert, przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1pkt.
Całkowita punktacja (P) oferty wyliczana będzie wg wzoru:
P = C + L + A
gdzie:
P – oznacza łączną ocenę punktową badanej oferty
C - oznacza wartość punktową w kryterium Cena
L - oznacza wartość punktową w kryterium Lokalizacja
A - oznacza wartość punktową w kryterium Anulacja rezerwacji
Maksymalna łączna liczba punktów, jaką może otrzymać oferta Wykonawcy wynosi 100 pkt.

Szczegółowe informacje dotyczące kryteriów oceny ofert zawarto w rozdział XVIII SWZ.

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie niniejszego zamówienia. Wykonawcy występujący wspólnie (np. spółki cywilne, konsorcja), zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp zobowiązani są ustanowić pełnomocnika do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2) Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik.
3) Pełnomocnictwo musi być opatrzone przez osobę/osoby uprawnioną(-e) do jego udzielenia tj.: zgodnie z formą reprezentacji każdego z Wykonawców kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
4) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
5) Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust.1 ustawy Pzp składa wraz z ofertą, każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia