Świadczenie usług serwisowych i opieki autorskiej z aktualizacją oprogramowania dla: Systemu EZD Proton, Systemu Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta EBOI w integracji z EZD PROTON, BIP.

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

Gmina Mikołów

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 276257630

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

Rynek 16

1.5.2Miejscowość

Mikołów

1.5.3Kod pocztowy

43-190

1.5.4Województwo

śląskie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL22C - Tyski

1.5.9Adres poczty elektronicznej

zam@mikolow.eu

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

www.mikolow.eu

1.7Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8Przedmiot działalności zamawiającego

Ogólne usługi publiczne

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Świadczenie usług serwisowych i opieki autorskiej z aktualizacją oprogramowania dla:
Systemu EZD Proton, Systemu Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta EBOI w integracji z EZD PROTON, BIP.

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-533df907-3ff7-4418-9dc1-2aa25b16b33e

2.5Numer ogłoszenia

2026/BZP 00102270

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2026-02-09

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2025/BZP 00016910/09/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.3.2 Nadzory autorskie - branża informatyczna

2.11Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

2.13Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy

Nie

3.1Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki

Tryb postępowania z wolnej ręki, w oparciu o art. 305 pkt 1, w związku z art. 214 ust. 1 pkt 1b ustawy Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.) – usługa może być świadczona tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych.

4.1Numer referencyjny

WR 1-2026

4.2Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.3Wartość zamówienia

74000,00 PLN

4.4Rodzaj zamówienia

Usługi

4.5.1Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem Umowy jest udzielenie przez Licencjodawcę na rzecz Licencjobiorcy licencji niewyłącznej na aktualizację (upgrade) oraz świadczenie usług serwisowych i opieki autorskiej dla Oprogramowania wyszczególnionego w ust. 5 poniżej („Oprogramowanie”), stanowiącego wersję na rok 2026, na warunkach określonych w dalszej części Umowy („Licencja”).
Licencja udzielona jest na tych samych polach eksploatacji i zasadach, na które udzielono licencji głównej na Oprogramowanie (umowa 341/2017 z dnia 24.03.2017) z zastrzeżeniem poniższych postanowień.
Licencja w zakresie określonym niniejszą Umową udzielona jest na czas nieoznaczony, z tym że obowiązki Licencjodawcy określone w §2 ust. 1 pkt a) do c) w szczególności usługi opieki autorskiej i wsparcia, o których mowa w ust. 1, będą świadczone w okresie od dnia 8 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r.
Licencjodawca oświadcza, iż jest właścicielem autorskich wyłącznych praw majątkowych do Oprogramowania. Ponadto Licencjodawca oświadcza, że jest podmiotem uprawnionym do udzielenia licencji i dostawy ww. Oprogramowania. Licencjodawca oświadcza, że Oprogramowanie dostarczone Licencjobiorcy jest wolne od wad prawnych i fizycznych oraz, że jest zgodne z zaleceniami, normami i obowiązującymi wymaganiami techniczno-eksploatacyjnymi obowiązującymi na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
Oprogramowanie obejmuje następujące systemy:
System EZD PROTON wraz z oprogramowaniem, służącym do obsługi Powszechnej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego w modelu rozszerzonym,
System Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta EBOI w integracji z EZD PROTON,
Biuletyn Informacji Publicznej,
Biuletyn Informacji Publicznej dla urzędu w wersji archiwalnej.

W ramach umowy Licencjodawca zobowiązuje się do:
a) Dostosowywania w okresie do 31 grudnia 2026 r. Oprogramowania do zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawnych związanych bezpośrednio z jego funkcjonowaniem w odniesieniu do systemów określonych w §1 ust. 5 punkty a) do c), w dniu ich wejścia w życie lub w ciągu 30 dni od ich ogłoszenia, jeśli data wejścia w życie jest krótsza niż 30 dni od ogłoszenia danego przepisu (jeśli dotyczy - z wyłączeniem Biuletyn Informacji Publicznej - archiwum);
b) Udostępnienia Licencjobiorcy serwerów internetowych Licencjodawcy, w stopniu niezbędnym do prawidłowego działania Oprogramowania, w odniesieniu do systemów określonych w §1 ust. 5 punkt b), c), d);
c) Obsługi gwarancyjnej i opieki autorskiej zaktualizowanego Oprogramowania, obejmującej:
A. świadczenie pomocy zdalnej (dostęp zdalny będzie się odbywał przez aplikację do zdalnej asysty np. Remotly) i telefonicznej w zakresie użytkowania Oprogramowania przez wyspecjalizowany dział Licencjodawcy, w dni robocze Licencjodawcy, w godzinach 8:00 – 16:00,
B. usuwania błędów działania Oprogramowania zgłoszonych przez Licencjobiorcę, odpowiednio:
- w ciągu 48 godzin roboczych, w przypadku błędów krytycznych uniemożliwiających pracę Oprogramowania,
- w ciągu 10 dni roboczych, w przypadku innych błędów.
Czas usuwania błędów działania Oprogramowania liczony jest od chwili dokonania zgłoszenia gwarancyjnego, przy czym jeśli zgłoszenie nastąpiło pocztą elektroniczną w dniu roboczym po godzinach pracy Licencjodawcy,
w sobotę, w niedzielę lub w dniu ustawowo wolnym od pracy, to bieg czasu usunięcia błędów działania Oprogramowania rozpoczyna się od godziny 8:00 następnego dnia roboczego Licencjodawcy.
d) Obsłudze gwarancyjnej podlega ostatnia, obowiązująca i udostępniona Licencjobiorcy przez Licencjodawcę wersja Oprogramowania.
e) Świadczenie pomocy w ramach obsługi gwarancyjnej, odbywać się będzie na podstawie zgłoszeń gwarancyjnych, które będą kierowane do wyspecjalizowanego działu Licencjodawcy, wyłącznie przez osobę uprawnioną
po Stronie Licencjobiorcy. Zgłoszenia gwarancyjne w celu ich uznania powinny być szczegółowo udokumentowane. Konieczne jest podanie następujących danych: nazwa systemu, którego dotyczy zgłoszenie oraz jego wersja, szczegółowy opis zgłoszenia zawierający m.in.: wskazanie miejsca systemu, którego dotyczy zgłoszenie, opis wykonywanych w systemie czynności, treści wyświetlanych w systemie komunikatów, załączniki (np. zrzuty ekranowe), dane kontaktowe Zgłaszającego (w przypadku kontaktu telefonicznego lub e-mail). Możliwe są następujące sposoby przekazywania zgłoszeń gwarancyjnych:
A. telefonicznie
B. e-mail
C. portal HelpDesk 24/365 (https://pomoc.nefeni.pl) – Licencjodawca może udostępnić Licencjobiorcy internetowy portal HelpDesk, który umożliwi: rejestrację zgłoszeń gwarancyjnych, śledzenie postępów prac nad zgłoszeniem, korzystanie z bazy wiedzy, porad, instrukcji i odpowiedzi na często zadawane pytania, przeglądanie nagrań z webinariów oraz przesyłanie wszelkich informacji bez konieczności kontaktu e-mail lub telefoniczne.
f) Obsługa gwarancyjna i opieki autorskiej nie obejmuje:
A. usuwania błędów powstałych w wyniku niewłaściwej eksploatacji Oprogramowania przez Licencjobiorcę.
B. dokonywania modyfikacji Oprogramowania na życzenie Licencjobiorcy, jeśli modyfikacje takie nie są związane ze zmianami w przepisach prawa związanych bezpośrednio z jego funkcjonowaniem.
g) W przypadku zaistnienia okoliczności wymagających dokonania czynności obsługi gwarancyjnej na bazach lub plikach, w tym poprzez dostęp zdalny, Licencjodawca zobowiązuje się do ochrony danych, których ujawnienie Licencjodawcy przez Licencjobiorcę może być konieczne dla prawidłowego wykonania czynności obsługi gwarancyjnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego dalej „RODO”; ustawy o ochronie danych osobowych, oraz zgodnie z powszechnie przyjętymi standardami i ustalonymi przez Strony na piśmie warunkami. Obowiązek zachowania tajemnicy obejmuje w szczególności wszelkie informacje, dane, materiały uzyskane w związku z zawarciem umowy.
h)Licencjodawca zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by spełniać wymogi RODO co do ochrony praw i wolności osób, których dane osobowe dotyczą.

4.5.3Główny kod CPV

71356300-1 - Usługi wsparcia technicznego

4.5.4Dodatkowy kod CPV

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania

5.1Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania

Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

7.1Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia

Nie

7.2Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy

Średni przedsiębiorca

7.3Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

7.3.1Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

Nefeni Sp. z o.o.

7.3.2Krajowy Numer Identyfikacyjny

7792230149

7.3.3Ulica

Głogowska 216

7.3.4Miejscowość

Poznań

7.3.5Kod pocztowy

60-104

7.3.6Województwo

wielkopolskie

7.3.7Kraj

Polska

7.4Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?

Nie

8.1Data zawarcia umowy

2026-02-09

8.2Wartość umowy/umowy ramowej

92250,00 PLN

8.3Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

do 2026-12-31