Zakup oprogramowania biurowego i sprzętu informatycznego dla Urzędu Miejskiego Trzcianki

7.1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się pisemnie, w języku polskim.
7.2. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus.
7.3. Ilekroć w SWZ jest mowa o środkach komunikacji elektronicznej należy przez to rozumieć środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513).
7.4. Postepowanie prowadzone jest za pośrednictwem pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/trzcianka
7.5. Korzystanie przez wykonawcę z platformy zakupowej Open Nexus jest bezpłatne.
7.6. Ogólne warunki, zasady oraz sposób świadczenia przez Open Nexus sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, usług nieodpłatnych dla konta użytkownika drogą elektroniczną, za pośrednictwem platformazakupowa.pl opisane zostały w Regulaminie platformazakupowa.pl dla użytkowników (wykonawców), dostępnym na stronie internetowej https://platformazakupowa.pl
7.7. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
7.7.1. akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej platformazakupowa.pl w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący;
7.7.2. zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert dostępnej na stronie internetowej platformazakupowa.pl.
7.8. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.
7.9. Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773):
7.9.1. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf;
7.9.2. w celu ewentualnej kompresji danych zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip lub .7Z;
7.9.3. wśród formatów powszechnych, a nie występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie;
szczegóły rozdział 7 SWZ

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:
1.1. administratorem danych osobowych, które mogą zostać przekazane Zamawiającemu w toku niniejszego postępowania jest Gmina Trzcianka;
1.2. Zamawiający wyznaczył inspektora ochrony danych; jest to osoba, z którą mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych; z inspektorem ochrony danych mogą się Państwo kontaktować w następujący sposób:
1.2.1. listownie na adres administratora;
1.2.2. poprzez e-mail: iod@drmendyk.pl
1.2.3. telefonicznie: 507-054-139
1.3. dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
1.4. odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;
1.5. dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 RODO, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz przedawnienia wynikających z niej roszczeń;
1.6. obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
1.7. dane nie będą udostępniane innym podmiotom niż upoważnionym na podstawie obowiązujących przepisów;
1.8. w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
1.9. osoby, których dane osobowe zostaną przekazane Zamawiającemu w toku niniejszego postępowania posiadają:
1.9.1. na podstawie art. 15 RODO, prawo dostępu do danych osobowych ich dotyczących;
1.9.2. na podstawie art. 16 RODO, prawo do sprostowania danych osobowych ich dotyczących, z tym że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku niniejszego postępowania, ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu z postępowania oraz jego załączników;
1.9.3. na podstawie art. 18 RODO, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
1.9.4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy którakolwiek z tych osób uzna, że przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO;
1.9.5. osobom, których dane osobowe zostaną przekazane Zamawiającemu w toku niniejszego postępowania nie przysługuje:
1.9.5.1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych;
1.9.5.2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
1.9.5.3. na podstawie art. 21 RODO, prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:
1.1. administratorem danych osobowych, które mogą zostać przekazane Zamawiającemu w toku niniejszego postępowania jest Gmina Trzcianka;
1.2. Zamawiający wyznaczył inspektora ochrony danych; jest to osoba, z którą mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych; z inspektorem ochrony danych mogą się Państwo kontaktować w następujący sposób:
1.2.1. listownie na adres administratora;
1.2.2. poprzez e-mail: iod@drmendyk.pl
1.2.3. telefonicznie: 507-054-139
1.3. dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
1.4. odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;
1.5. dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 RODO, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz przedawnienia wynikających z niej roszczeń;
1.6. obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
1.7. dane nie będą udostępniane innym podmiotom niż upoważnionym na podstawie obowiązujących przepisów;
1.8. w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
1.9. osoby, których dane osobowe zostaną przekazane Zamawiającemu w toku niniejszego postępowania posiadają:
1.9.1. na podstawie art. 15 RODO, prawo dostępu do danych osobowych ich dotyczących;
1.9.2. na podstawie art. 16 RODO, prawo do sprostowania danych osobowych ich dotyczących, z tym że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku niniejszego postępowania, ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu z postępowania oraz jego załączników;
1.9.3. na podstawie art. 18 RODO, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
1.9.4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy którakolwiek z tych osób uzna, że przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO;
1.9.5. osobom, których dane osobowe zostaną przekazane Zamawiającemu w toku niniejszego postępowania nie przysługuje:
1.9.5.1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych;
1.9.5.2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
1.9.5.3. na podstawie art. 21 RODO, prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Wykonawca wraz z ofertą przedstawi dokumenty umożliwiające pełną weryfikację parametrów i funkcjonalności dostarczanego sprzętu zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku Nr 6 do SWZ (opis przedmiotu zamówienia), tj. karty katalogowe, karty techniczne, foldery, specyfikacje lub inne dokumenty zawierające opis techniczny zaoferowanych produktów. Ww. przedmiotowe środki dowodowe przedstawione muszą być dla wszystkich elementów wchodzących w skład i niezbędnych do realizacji zamówienia. W przypadku, kiedy producent produktu nie udostępnia ww. dokumentów w języku polskim Zamawiający dopuszcza załączenie dokumentów w języku angielskim. Dokumenty te stanowią przedmiotowy środek dowodowy i muszą potwierdzać spełnienie minimalnych wymagań i parametrów asortymentu.
Jeżeli Wykonawca wraz z ofertą nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

Wykonawca wraz z ofertą przedstawi dokumenty umożliwiające pełną weryfikację parametrów i funkcjonalności dostarczanego sprzętu zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku Nr 6 do SWZ (opis przedmiotu zamówienia), tj. karty katalogowe, karty techniczne, foldery, specyfikacje lub inne dokumenty zawierające opis techniczny zaoferowanych produktów. Ww. przedmiotowe środki dowodowe przedstawione muszą być dla wszystkich elementów wchodzących w skład i niezbędnych do realizacji zamówienia. W przypadku, kiedy producent produktu nie udostępnia ww. dokumentów w języku polskim Zamawiający dopuszcza załączenie dokumentów w języku angielskim. Dokumenty te stanowią przedmiotowy środek dowodowy i muszą potwierdzać spełnienie minimalnych wymagań i parametrów asortymentu.
Jeżeli Wykonawca wraz z ofertą nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.