Zarządzanie zasobem lokalowym Miasta

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zarządzaniu w imieniu Zamawiającego
w zakresie techniczno-administracyjnym nieruchomościami wymienionymi w wykazach stanowiących załącznik nr 1, 2, 5 i 6 do umowy.
Zarządzanie budynkami i lokalami polegać będzie na podejmowaniu wszelkich decyzji i wykonywaniu wszelkich czynności zmierzających do utrzymywania mieszkaniowych i użytkowych zasobów Miasta w stanie niepogorszonym zgodnie z ich przeznaczeniem.

2. W ramach czynności zarządzania budynkami i lokalami Zarządca zobowiązany będzie do:

I. Wykonywania czynności w zakresie eksploatacyjno–konserwacyjnym i pokrywanie kosztów z tym związanych, a w szczególności:
1. Zapewnienia utrzymania odpowiedniego stanu sanitarno–porządkowego pomieszczeń budynku służących do wspólnego użytku mieszkańców /zał. nr 3/.
2. Zapewnienia ciągłej ochrony technicznej oraz sprawnego działania urządzeń
technicznych należących do części wspólnych nieruchomości budynków, /zał. nr 4/.
3. Zapewnienie wykonania obowiązkowych, rocznych przeglądów technicznych
nieruchomości, przedmiarów robót remontowo konserwacyjnych oraz kosztorysów budowlanych.
4. Sporządzanie planów remontowych nieruchomości w oparciu o przeglądy stanów
technicznych, po zatwierdzeniu ich przez Miasto realizacja robót remontowych na koszt Miasta.
5. Nadzorowania prowadzonych remontów, prac konserwacyjnych oraz porządkowych; zawieranie umów na roboty remontowe i modernizacyjne z wykonawcami wyłanianymi
w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych.
6. Zapewnienie opracowania niezbędnej dokumentacji budowlanej wynikającej z Prawa budowlanego w zakresie niezbędnym dla realizacji planowanych przedsięwzięć remontowych i modernizacyjnych.
7. Prowadzenie książek obiektu budowlanego.
8. Przyjmowanie od najemców zgłoszeń usterek i napraw w dni robocze w godz. od 7.00 do 15.00.
9. Prowadzenie ewidencji awarii i uszkodzeń zgłaszanych przez najemców lokali oraz zlecanie napraw konserwatorom.
10. Do czynności zarządzania schronami należy w szczególności zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utrzymanie należytego stanu sanitarno-porządkowego.
II. Dokonywania czynności w zakresie zarządzania lokalami, polegających na wykony¬waniu
praw i obowiązków wynajmującego w szczególności:
1. Prowadzenia odrębnej dokumentacji dla każdego lokalu.
2. Przechowywania dokumentacji dotyczącej lokali w siedzibie Zarządcy.
3. Prowadzenia i aktualizowanie ewidencji lokali wchodzących w skład zasobu lokalowego Miasta z uwzględnieniem powierzchni mieszkalnych i użytkowych.
4. Sporządzania sprawozdawczości z przejętych zasobów lokalowych Miasta, w tym sprawozdawczości GUS w części dotyczącej danych administracyjnych i technicznych.
5. Naliczania kaucji mieszkaniowej najemcom lokali mieszkalnych i przekazywanie wymiaru do Miasta.
6. Prowadzenia spraw dotyczących zasiedlania i zwalniania lokali mieszkalnych i użytkowych.
7. Prowadzenia ewidencji oraz informowanie Miasta o występujących pustostanach.
8. Przyjmowania i ewidencjonowania zgłoszeń, interwencji i wniosków najemców oraz załatwianie ich zgodnie z obowiązującymi przepisami, z wyłączeniem prawa wynikającego
z art. 6882 Kodeksu cywilnego.
9. Potwierdzania danych zawartych we wniosku w sprawie dodatku mieszkaniowego w części dotyczącej danych administracyjnych i technicznych. Spółka może potwierdzać również dane finansowe, po uzyskaniu informacji telefonicznej lub e-mail od Miasta lub na podstawie wykazu sald najemców przekazywanego przez Miasto.
III. Wykonywania czynności w zakresie ustalania wysokości obciążeń na poszczególnych najemców:
1. Prowadzenia ewidencji pozwalającej ustalić wielkość przychodów z tytułu czynszu oraz mediów i innych opłat należnych od poszczególnych najemców za każdy miesiąc kalendarzowy oddzielnie.
2. Przekazywania do Miasta informacji o wysokości miesięcznych naliczeń wg składników na poszczególnych najemców.
3. Wystawiania i doręczania najemcom aneksów w przypadku zmiany czynszu lub opłat związanych z najmem lokalu.
4. Dokonywania rozliczeń z tytułu dostawy mediów do lokali mieszkalnych i użytkowych, polegającym na porównaniu wysokości przypisanych zaliczek do rzeczywistego zużycia.
5. Przygotowania i doręczania najemcom lokali mieszkalnych książeczek opłat oraz doręczanie faktur najemcom lokali użytkowych.
6. Sporządzania deklaracji dotyczącej opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
IV. Dokonywania czynności prawnych w szczególności:
1. Sporządzania i zawierania umów w imieniu Miasta w zakresie najmu lokali mieszkalnych
i użytkowych w oparciu o obowiązujące przepisy prawa na podstawie skierowań i zawartych
w nich warunkach wydawanych przyszłym najemcom przez Miasto oraz przekazywanie informacji o wysokości przypisu czynszu w przypadku każdorazowej jego zmiany.
2. Zmiany i rozwiązywania umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych z dotychczasowymi najemcami w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa, a także w przypadku pisemnych dyspozycji Miasta i na warunkach przez niego określonych.
3. Współpraca w zakresie likwidacji szkód związanych z zawartymi polisami ubezpieczeniowymi dotyczącymi zasobu Miasta.
V. Dokonywania czynności w zakresie administrowania otoczeniem w szczególności:
1. Zapewnienia utrzymania stanu sanitarno-porządkowego na działkach będących własnością Miasta, a stanowiących przyblokowe podwórka o łącznej pow. 7225 m² oraz chodników położonych wzdłuż nieruchomości /zał. nr 5/.
2. Aktualizowania powierzchni działek gruntowych stanowiących otocznie i przynależnych do administrowanych budynków.
3. Prowadzenia spraw związanych z umieszczeniem reklam i tablic informacyjnych na budynkach.
4. Zapewnienia utrzymania stanu sanitarno-porządkowego na działkach będących własnością Miasta zgodnie z zał. nr 6.
5. Wykonywania obowiązków właściciela nieruchomości wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2025 r. poz. 733).