Świadczenie usług pocztowych i kurierskich dla Urzędu Miasta w Jaśle

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa o nazwie „Świadczenie usług pocztowych i kurierskich dla Urzędu Miasta w Jaśle”.
2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Miasta w Jaśle w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki), oraz przesyłek kurierskich, w obrocie krajowym i zagranicznym, ewentualne zwroty przesyłek rejestrowanych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia, na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności:
a) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640),
b) ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572),
c) ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 1568),
d) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U. z 2019 r. poz. 474),
e) międzynarodowych przepisach pocztowych a także w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1026),
f) ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. (Dz.U. 2024 r. poz. 1045 z późn. zm.)
g) innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem postępowania.
3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe i paczki pocztowe o wadze i wymiarach określonych dla usług powszechnych.
4. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług dostarczania przesyłek do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i poza granicami kraju zgodnie z treścią porozumień zawartych ze Światowym Związkiem Pocztowym.
5. Zamawiający wymaga aby Wykonawca w czasie realizacji umowy dysponował placówką nadawczo-odbiorczą w Jaśle, czynną we wszystkie dni robocze z uwzględnieniem godzin popołudniowych. Warunkiem koniecznym jest posiadanie jednego punktu na terenie każdej gminy w Polsce. Posiadanie dodatkowych placówek na terenie Miasta Jasła będzie dodatkowo punktowane – kryterium oceny ofert.
6. Infrastruktura placówek/punktów odbiorczych powinna zapewniać zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób niepowołanych oraz bezpieczeństwo danych osobowych i korespondencji.
7. Placówka pocztowa znajdująca się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą z logotypem Wykonawcy.
8. W placówce klient musi mieć możliwość wejścia do pomieszczenia, nie dopuszcza się obsługi klienta przez zewnętrzne okienko, niedopuszczalne jest prowadzenie obsługi klienta w placówce prowadzącej jednocześnie handel artykułami przeznaczonymi dla osób od lat 18, np. alkoholem, papierosami.
9. Przesyłki nadawane będą przez Zamawiającego w stanie uporządkowanym wraz z zestawieniem ilościowym w przypadku przesyłek nierejestrowanych i zestawieniem wyszczególniającym adresatów w przypadku przesyłek rejestrowanych. Zestawienia będą sporządzane w 2 egz. – po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy.
10. Odpowiednio przygotowane przesyłki Wykonawca będzie przyjmował każdego dnia roboczego w placówce nadawczej, potwierdzając odbiór – pieczęcią, podpisem i datą na kopii zestawień z wyszczególnieniem nr nadania przesyłki w każdej pozycji nadawczej.
11. Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru. Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny lub na pierwszy dzień roboczy po dniu wolnym od pracy, w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek (np. brak pełnego adresu, nieprawidłowe opakowanie, brak znaków opłaty) i braku możliwości ich wyjaśnienia z przedstawicielem Zamawiającego w tym samym dniu.
12. Zamawiający nie dopuszcza sytuacji aby na przesyłce jako nadawca figurował inny podmiot niż Zamawiający. Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych, zaznaczając, że informacje te nie będą zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w Ogłoszeniu.
13. Zamawiający nie dopuszcza możliwości umieszczania dodatkowych oznaczeń literowych na stronie adresowej przesyłki.
14. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpłatnych formularzy druku „potwierdzenia odbioru” oraz oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych (ekspresowych), za wyjątkiem oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści określonej przez Wykonawcę.
15. W przypadku przesyłek nadawanych na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednich druków „potwierdzenia odbioru” o treści uzgodnionej
z Wykonawcą po podpisaniu umowy.
16. Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisów:
a) art. 57 § 5 pkt. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeksu postępowania administracyjnego, (Dz. U. z 2024 r., poz. 572);
b) art. 12 § 6 pkt. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacji podatkowej, (Dz. U. z 2023 r., poz., 2383);
c) art.165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeksu postępowania cywilnego (Dz. U.
z 2024 r., poz., 1568).
17. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata zwrotne potwierdzenie odbioru (ZPO) niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.
18. W przypadku niemożności doręczenia przesyłki rejestrowanej Wykonawca stosuje doręczenie pisma w sposób wskazany w Art. 44 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeksu postępowania administracyjnego, (Dz. U. z 2024 r. poz. 572).
19. W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia.
20. Podstawą rozliczenia kosztów świadczonych usług będzie wartość opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ich liczby i wagi
na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych, suma opłat za świadczone usługi stwierdzona na podstawie fizycznie zrealizowanych usług obliczonych na podstawie cen jednostkowych podanych w ofercie przetargowej odpowiednio do rodzaju przesyłki.
21. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie uiszczane przez Zamawiającego z dołu, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury VAT, pod warunkiem, że doręczenie przesyłki z fakturą do siedziby Zamawiającego nastąpi w ciągu 7 dni roboczych od dnia jej wystawienia. W przeciwnym wypadku termin płatności faktury VAT wynosi 14 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia Zamawiającemu przesyłki z fakturą. Płatność należności wynikających z faktury za m-c grudzień 2025 r. nastąpi w styczniu 2026 r.
22. Wykonawcy przysługuje prawo naliczania ustawowych odsetek za nieterminowe regulowanie należności przez Zamawiającego w przypadku gdy zwłoka w płatności przekroczy 21 dni od daty wystawienia faktury, pod warunkiem, że Wykonawca doręczy Zamawiającemu prawidłowo wystawioną fakturę najpóźniej w terminie 7 dni od daty jej wystawienia.
23. W przypadku utraty, ubytku uszkodzenia przesyłki lub paczki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019r. poz. 474).
24. Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za przesyłki od momentu odebrania ich od Zamawiającego do doręczenia ich adresatowi lub zwrotu Zamawiającemu w przypadku ich niedoręczenia.
25. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca – przetwarzał dane osobowe uzyskane w związku z realizacją niniejszej umowy, tylko w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) oraz zgodnie z art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016.119 z 04.05.2016, str.1), zwanego dalej RODO.
26. Wykonawca zobowiązuje się do każdorazowego powiadomienia Zamawiającego o trudnościach w dostarczeniu przesyłek z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.
27. Wskazane w formularzu ofertowym załącznik 1 do SWZ, przewidywane ilości przesyłek każdego rodzaju, mają charakter szacunkowy, stanowią element służący do kalkulacji ceny oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty i nie stanowią ze strony zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych w tym załączniku ilościach.
28. Wykonawca przyjmuje do realizacji przedmiot zamówienia na podstawie cen jednostkowych brutto podanych w formularzu rzeczowo-cenowym, którego kopia będzie stanowić załącznik do umowy.