Administrowanie i utrzymanie Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie przy ul. Wrocławskiej

1.1 W zakresie administrowania i utrzymania Cmentarza Komunalnego w szczególności następujące obowiązki: 1) prowadzenie biura Cmentarza Komunalnego zlokalizowanego na terenie Cmentarza od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00, w sobotę w godzinach zadeklarowanych przez wykonawcę w złożonej ofercie; 2) prowadzenie ewidencji grobów w wersji papierowej i elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów oraz innej koniecznej dokumentacji związanej z administrowaniem i utrzymaniem cmentarza; 3) prowadzenie bazy danych w programie komputerowym „Interaktywny Administrator Cmentarzy – Grobonet” oraz jego bieżąca obsługa i aktualizacja, niezwłoczne informowanie Zamawiającego oraz producenta programu „Interaktywny Administrator Cmentarzy – Grobonet” o wszelkich nieprawidłowościach w funkcjonowaniu programu lub innych sytuacjach uniemożliwiających lub utrudniających pełne wykorzystanie programu; Zamawiający udostępni program komputerowy Wykonawcy; 4) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi zgodnie z planem Cmentarza Komunalnego; 5) wyznaczanie miejsc pochówku; 6) umożliwienie wjazdu na cmentarz: a) karawanom dowożącym zmarłych, b) pojazdom świadczącym usługę religijną w czasie ceremoniału pogrzebowego, c) pojazdom posiadającym zgodę administratora; 7) wydawanie zgody oraz umożliwienie wjazdu na cmentarz pojazdom dowożącym osoby niepełnosprawne od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-15:00, w sobotę w godz. zadeklarowanych przez Wykonawcę w złożonej ofercie; 8) wydawanie pozwolenia na: a) ustawianie ławek, płotów, gazonów i innych urządzeń na terenie cmentarza, b) wykonywanie prac kamieniarskich i budowlanych, c) nasadzenia roślin, d) wjazd pojazdów na teren cmentarza; 9) nadzorowanie budowy grobowców i nagrobków pod kątem ich zgodności z udzielonym pozwoleniem i bezpieczeństwem sąsiednich grobów; 10) oznaczenie na cmentarzu grobów, które nie zostały prolongowane po 20 latach; 11) zamieszczanie na tablicy informacyjnej oraz w programie, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 3 projektu umowy (załącznik nr 11 do SWZ) , informacji o grobach przeznaczonych do likwidacji; 12) przeprowadzenie wg uzgodnionej z Zamawiającym procedury likwidacji grobów; 13) przedstawienie sprawozdania dotyczącego ilości grobów, za które nie została wniesiona opłata prolongacyjna po upływie 20 lat w terminie na dzień 31 grudnia 2026 r. w terminie do 15 stycznia 2027 r. lub na żądanie Zamawiającego; 14) prowadzenie ewidencji pobranych opłat cmentarnych zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza Dzierżoniowa w sprawie określenia opłat na Cmentarzu Komunalnym w Dzierżoniowie i udzielonych pozwoleń w formie papierowej i elektronicznej oraz ich przedkładanie Zamawiającemu co miesiąc wraz z wystawioną przez Wykonawcę fakturą; 15) pobieranie opłat cmentarnych na podstawie Zarządzenia Burmistrza Dzierżoniowa w sprawie określenia opłat na Cmentarzu Komunalnym w Dzierżoniowie i ich przekazywania, co miesiąc na konto Zamawiającego; 16) prowadzenie Domu Pogrzebowego w tym w szczególności: a) utrzymanie obiektu w sposób nie powodujący jego dewastacji, w tym należyte utrzymanie wyposażenia i urządzeń takich jak: chłodnia, sanitariaty, urządzenia wodnokanalizacyjne, urządzenia elektryczne (oświetlenie, nagłośnienie, system alarmowy), b) wyposażenie Domu Pogrzebowego w akcesoria niezbędne do przeprowadzenia ceremonii pogrzebowych (katafalk, oświetlenie, wystrój ołtarza, organy, akcesoria do odprawiania mszy świętej), c) utrzymanie czystości i porządku Domu Pogrzebowego, d) ponoszenie opłat za media dostarczane do Domu Pogrzebowego; 17) przyjmowanie do Domu Pogrzebowego przed ceremonią pogrzebową zwłok i ich wydawanie; 18) koordynowanie ceremonii pogrzebowych w zakresie terminu i czasu ich trwania; Wykonawca jest zobowiązany do umożliwienia przeprowadzenia pogrzebów w dniach od poniedziałku do soboty; 19) eksploatacja instalacji wodnej, w tym utrzymanie w sprawności studni oraz punktów czerpalnych wody; 20) eksploatacja oczyszczalni ścieków, w tym opróżnianie oczyszczalni z osadów, utrzymanie drożności studzienek kanalizacyjnych i odstojników a także prowadzenie przeglądów i badań jakości ścieków; 21) bieżące utrzymanie i naprawa ogrodzenia; 22) bieżące utrzymanie i naprawa dróg, chodników i ścieżek na terenie całego Cmentarza Komunalnego (z wyłączeniem nowej części cmentarza); 23) przeprowadzanie przeglądów technicznych obiektów i urządzeń na terenie całego Cmentarza Komunalnego. 1.2. Przedmiot zamówienia, o którym mowa w § 1 ust. 1 projektu umowy, w zakresie utrzymania czystości i porządku oraz utrzymania zieleni w szczególności obejmuje: 1) utrzymanie czystości, porządku i estetyki na terenie całego Cmentarza Komunalnego poprzez codzienne zbieranie nieczystości i sprzątanie alejek; 2) koszenie traw, zapewnienie ich wysokości nie większej niż 25 cm; 3) trzykrotne koszenie traw w okresie wegetatywnym na nowo wybudowanej części cmentarza oraz koszenie zewnętrznego terenu przyległego do ogrodzenia (na szerokości 40-50cm), w terminach wskazanych przez Zamawiającego; 4) odśnieżanie dróg, chodników i alejek oraz usuwanie śliskości (gołoledź, szron, szadź, lodowica): a) w przypadku wystąpienia opadów śniegu lub śliskości w porze nocnej, Wykonawca jest zobowiązany do rozpoczęcia prac bezpośrednio po otwarciu cmentarza, tj. od godziny 7:00 rano, b) w przypadku wystąpienia opadów śniegu lub śliskości w godzinach otwarcia cmentarza, Wykonawca ma obowiązek rozpocząć prace nie później niż w ciągu 2 godzin od wystąpienia zjawiska. 5) dokonywanie przeglądów drzew i krzewów oraz niezwłoczne zawiadamianie Zamawiającego o zagrożeniach; 6) usuwanie drzew i krzewów nie wymagających zezwolenia na usunięcie, tj. art. 83f ust. 1 i 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1478 ze zm.); 7) usuwanie złomów i wywrotów drzew, po wcześniejszym powiadomieniu Zamawiającego; 8) usuwanie suchych i wiszących gałęzi zagrażających bezpieczeństwu; 9) usuwanie odrostów drzew do 3,0m rosnących przy głównych alejach; 10) wyposażenie cmentarza w co najmniej 8 sztuk kontenerów na odpady o pojemności minimum 8m³. Kontenery te muszą być w odpowiednim stanie technicznym, estetycznym i sanitarnym. Odpady należy usuwać sukcesywnie, tak aby kontenery nie były przepełnione. Wykonawca ponosi także opłaty za ich odbiór i utylizację. Należy pamiętać, że Wykonawca jest wytwórcą odpadów w rozumieniu ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1587 ze zm.), co oznacza, że ciążą na nim wszystkie obowiązki określone w tej ustawie; 11) sprzątanie przy kolumbariach po ceremoniach pogrzebowych w ciągu 48 godzin od pogrzebu; 12) odchwaszczanie chodników i miejsc utwardzonych; 13) udostępnianie toalety znajdującej się w budynku Domu Pogrzebowego w godzinach pracy biura cmentarza; Wykonawca zapewni należyty stan sanitarny, czystość oraz dostępność pomieszczenia toalety w tym czasie; 14) w przypadku nieczynności toalet w Domu Pogrzebowym, wyposażenie Cmentarza Komunalnego w przenośną (mobilną) kabinę WC i należyte jej utrzymywanie pod względem sanitarnym i technicznym (kabina powinna być zlokalizowana w pobliżu Domu Pogrzebowego, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego); 15) prowadzenie przeglądów terenu Cmentarza Komunalnego pod kątem zagrożenia dla mienia i osób przebywających na terenie Cmentarza Komunalnego. W przypadku wystąpienia zagrożenia niezwłoczne zabezpieczenie miejsca i poinformowanie o tym fakcie Zamawiającego. 1.3. Wykonawca zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania postanowień Regulaminu Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie, który stanowi załącznik nr 12 do SWZ, oraz do nadzoru nad jego przestrzeganiem przez osoby przebywające na terenie cmentarza. 1.4. Gmina Miejska Dzierżoniów jest właścicielem urządzeń systemu sygnalizacji włamania zamontowanego w Domu Pogrzebowym na terenie Cmentarza Komunalnego. Gmina zawrze umowę z firmą ochrony w zakresie monitoringu i obsługi systemu. Wykonawca, jako administrator i podmiot utrzymujący cmentarz, wskazany zostaje jako osoba kontaktowa dla firmy ochrony w sprawach związanych z obsługą bieżącą i sygnałami alarmowymi. 1.5. Realizacja zamówienia wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych i wymaga zawarcia odrębnej umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych – projekt umowy znajduje się w załączniku nr 14 do SWZ.