Kompleksowa organizacja międzynarodowej Konferencji pn. „Europa możliwości, edukacja i praca z EURES – 15 lat praktyk w Austrii dla najlepszych”.

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Wojewódzki Urząd Pracy we Wrocławiu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 891129301

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Eugeniusza Kwiatkowskiego 4

1.5.2.) Miejscowość: Wrocław

1.5.3.) Kod pocztowy: 52-407

1.5.4.) Województwo: dolnośląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL514 - Miasto Wrocław

1.5.7.) Numer telefonu: 74 88 66 500

1.5.8.) Numer faksu: 74 88 66 509

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: walbrzych@dwup.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.dwup.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa organizacja międzynarodowej Konferencji pn. „Europa możliwości, edukacja i praca z EURES – 15 lat praktyk w Austrii dla najlepszych”.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-0f61cdea-6b59-4666-9ba3-9a661931bb40

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00586247

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-12-09

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00038186/10/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.17 Konferencja 2 dniowa (sala, noclegi, catering, moderator, eksperci)

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

„Modernizacja instytucji i służb regionalnego rynku pracy” współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Dolnego Śląska 2021-2027.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 28.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

4.2.6.) Główny kod CPV: 70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 2 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: PUNKTOWO

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 80

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

aspekty środowiskowe, w tym efektywność energetyczna przedmiotu zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: aspekty środowiskowe

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy

4.3.5.) Nazwa kryterium: aspekty społeczne

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak

4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty środowiskowe

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

zdolności technicznej lub zawodowej:
a. Wykonawca musi wykazać się należytym doświadczeniem w realizacji usług o charakterze porównywalnym z przedmiotem zamówienia. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca
w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował co najmniej trzy usługi polegające na kompleksowej organizacji międzynarodowych konferencji lub wydarzeń
o charakterze zbliżonym, każdorazowo dla minimum 100 uczestników.
Każda z wykazanych usług powinna obejmować w szczególności:
tj. sprzęt do prezentacji – komputer z oprogramowaniem i dostępem do Internetu umożliwiającym połączenie online z prelegentami, system nagłośnieniowy zapewniający swobodną komunikację moderatora z prelegentem zdalnym, ekran LED z plamką min. P3.9 o rozmiarze min. 4,5 m x 2,5 m. i odświeżanie 3840 do prezentowania materiałów przez uczestników Konferencji, realizacja video z mikserem video, system nagłośnieniowy dla prelegentów i udźwiękowionych prezentacji multimedialnych wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym, umożliwiającym czytelny odbiór wszystkim uczestnikom wygłaszanych treści – minimum dwa głośniki frontowe z głośnikami basowymi oraz linią opóźniającą i odsłuchem na scenie, zapewnienie sygnału audio dla tłumaczy symultanicznych, minimum 8 mikrofonów bezprzewodowych, w tym 2 mikrofony bezprzewodowe na statywach, stół i 5 krzeseł dla Organizatora, mównicę multimedialną z podglądem prezentacji.
Wykonawca potwierdzi spełnienie powyższego warunku poprzez złożenie wykazu usług – stanowiącego załącznik nr 15 do SWZ wraz z dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie* (np. referencje, poświadczenia, protokoły odbioru lub inne dokumenty potwierdzające wykonanie usługi zgodnie z zasadami sztuki i bez zastrzeżeń).
*w przypadku złożenia przez Wykonawcę Oświadczenia własnego potwierdzającego właściwe wykonanie usługi/usług, musi ono zawierać uzasadnienie, dlaczego Wykonawca nie może przedstawić np. referencji.

b. Wykonawca musi wykazać, że ma możliwość dysponowania co najmniej trzema moderatorami. Każdy ze wskazanych przez Wykonawcę moderatorów przedmiotowej konferencji musi spełniać poniższe wymagania:

 posiadanie doświadczenia w prowadzeniu co najmniej trzech Konferencji dla min. 100 uczestników każda;
 posiadanie umiejętności komunikacyjnych i organizacyjnych, umożliwiających sprawne prowadzenie wydarzenia i moderowanie dyskusji;
 posiadanie wysokiej kultury osobistej oraz zdolności utrzymania kontaktu z publicznością;
 biegła znajomość języka polskiego w mowie na poziomie odpowiadającym językowi ojczystemu;
 posiadanie dobrej dykcji;
 biegła znajomość języka angielskiego w mowie (min. poziom B2);
 ubiór i zachowanie adekwatne do charakteru wydarzenia.
Wykonawca potwierdzi spełnienie powyższego warunku poprzez złożenie oświadczenia
dot. dysponowania osobami (Moderatorzy Konferencji) – stanowiącego załącznik nr 16 do SWZ. W Oświadczeniu Wykonawca zaproponuje trzy osoby – kandydatki/kandydatów na Moderatora Konferencji.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

NIE DOTYCZY

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

34. Do oferty należy dołączyć w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym następujące pliki:
a) formularz ofertowy – zgodnie z załączonym wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.
b) formularz cenowy - zgodnie z załączonym wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.
c) oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania zgodnie z załączonym wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ,
d) oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodnie
z załączonym wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ,
e) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik,
f) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,
g) oświadczenie o udostępnieniu zasobów wskazujące na okoliczności opisane w pkt XVIII.14 SWZ, tj. zobowiązanie innego podmiotu do udostępnienia zasobów stosownie do treści art. 118 ustawy – załącznik nr 9 do SWZ (jeśli Wykonawca polega na zasobach innych podmiotów),
h) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu - załącznik nr 7 do SWZ (jeśli Wykonawca polega na zasobach innych podmiotów),
i) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu - załącznik nr 8 do SWZ (jeśli Wykonawca polega na zasobach innych podmiotów),
j) w przypadku wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia należy dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika jaki zakres rzeczowy wykonania zamówienia realizować zamierzają poszczególni wykonawcy tj.: oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy, które wykonają poszczególni Wykonawcy – załącznik nr 10 do SWZ.
k) oświadczenie Wykonawcy dotyczące klauzul społecznych Załącznik nr 11 do SWZ ( jeśli Wykonawca deklaruje),
l) oświadczenie Wykonawcy dot. aspektów środowiskowych – Załącznik nr 12 do SWZ – ( jeśli Wykonawca deklaruje).
m) oświadczenie dotyczące zakazu udziału rosyjskich wykonawców w zamówieniach i koncesjach - Załącznik nr 14 do SWZ.

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

W zakresie wskazanym we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 13 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-17 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-17 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni