Zarządzanie i bieżące utrzymanie cmentarza komunalnego na terenie Gminie Krościenko Wyżne w 2026 r.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa pn. „Zarządzanie i bieżące utrzymanie cmentarza komunalnego na terenie Gminie Krościenko Wyżne w 2026 r.” polegająca na wykonaniu na rzecz Zamawiającego usługi zarządzania i bieżącego utrzymania cmentarza komunalnego na terenie Gminie Krościenko Wyżne położonego przy ul. Południowej składającego się z następujących nieruchomości: część działki o nr ewid. 3952/2, część działki o nr ewid. 3953, część działki o nr ewid. 4002/2, część działki o nr ewid. 3925/1, część działki o nr ewid. 4003, część działki o nr ewid. 3923/1, część działki o nr ewid. 3927/1, część działki o nr ewid. 3922/4, część działki o nr ewid. 3900/2, część działki o nr ewid. 3901/1 oraz działki o nr ewid. 3950, 3951, 3928, 3927/2, 3922/3, 3926, 3924/4, 3922/2 i 3920.
2. Przedmiot umowy w zakresie zarządzania cmentarzem obejmuje w szczególności:
1) wskazywanie miejsc grzebalnych, po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym lub zgodnie z planem zagospodarowania cmentarza (w przypadku posiadania przez Zamawiającego);
2) wywieszenie na tablicach ogłoszeń przy Cmentarzu Komunalnym w Gminie Krościenko Wyżne, na tablicach ogłoszeniowych na terenie gminy oraz na stronie internetowej gminy i cmentarza ogłoszenia o potrzebie zgłaszania się dysponentów grobów;
3) wprowadzanie do systemu informatycznego „grobonet” danych w zakresie dysponentów grobów ustalonych na podstawie informacji uzyskanych w sposób opisany w pkt. 2;
4) przygotowanie pisemnej informacji dla organizatora pogrzebu oraz podmiotów gospodarczych oraz innych osób świadczących usługi cmentarne lub pogrzebowe na terenie cmentarza o wysokości należnej opłaty (zgodnie z zarządzeniem Wójta Gminy Krościenko Wyżne w sprawie ustalenia wysokości opłat cmentarnych na cmentarzu komunalnym w Gminie Krościenko Wyżne) za wykup miejsc pod groby i za korzystanie z urządzeń cmentarnych oraz świadczenie usług cmentarnych i pogrzebowych;
5) weryfikacja wniesienia opłaty, o której mowa w pkt. 4 przed dokonaniem pochówku, za korzystanie z urządzeń cmentarnych oraz przed przystąpieniem do wykonywania usług cmentarnych lub pogrzebowych przez podmioty gospodarcze oraz inne osób świadczące usługi cmentarne i pogrzebowe na terenie cmentarza;
6) pełnienie nadzoru nad działalnością podmiotów gospodarczych oraz innych osób świadczących usługi cmentarne i pogrzebowe na terenie cmentarza;
7) wydanie zezwoleń na wykonanie prac ziemnych, kamieniarskich lub remontowo - budowlanych dla określonego grobu oraz potwierdzanie zgodności ich wykonania z wydanym zezwoleniem;
8) otwieranie i zamykanie bramy cmentarza dla:
a) konduktów pogrzebowych,
b) firm kamieniarskich,
c) dla firm dowożących zwłoki do kaplicy cmentarnej lub chłodni,
d) osób dowożących osoby niepełnosprawne,
e) służb ratunkowych i porządkowych,
f) prokuratury,
g) inspekcji sanitarnej;
9) udostępnianie kluczy do bramy cmentarza, wraz z prowadzeniem pisemnego rejestru wjazdów pojazdami na teren cmentarza przedstawicieli podmiotów wykonujących wyżej opisane usługi, przy czym rejestr ten powinien zawierać: datę i godzinę wjazdu, nazwę (firmę) podmiotu gospodarczego i jego adres;
10) obsługa i bieżące prowadzenie systemu informatycznego „grobonet” w zakresie wprowadzania na bieżąco nowych danych oraz aktualizacji istniejących danych niezgodnych z rzeczywistością;
11) prowadzenie dokumentacji w wersji pisemnej i elektronicznej obejmującej:
a) księgi osób pochowanych na cmentarzu prowadzoną według numeracji narastającej lub w układzie rocznikowym,
b) księgi grobów,
c) alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu, w układzie rocznikowym
- zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. 2001 nr 90 poz. 1013 ze zmianami);
12) miesięczne sporządzanie i dostarczanie Zamawiającemu sprawozdania z funkcjonowania cmentarza komunalnego, które powinno zawierać:
a) liczbę pochówków:
 w nowych miejscach grzebalnych,
 w udostępnionych za życia miejscach grzebalnych,
 dochowanych do grobów rodzinnych,
b) liczbę wystawionych zleceń płatności zgodnie z obowiązującym Regulaminem cmentarza komunalnego w Krościenku Wyżnym,
c) liczbę ekshumacji,
d) liczbę miejsc grzebalnych, w odniesieniu do których postępowanie windykacyjne jest w toku,
e) liczbę miejsc grzebalnych, za które uregulowano należności po windykacji opłat,
f) ilość wywiezionych odpadów płynnych wraz z poniesionymi kosztami,
g) propozycję zakresu prac nie objętych przedmiotem zamówienia, które wpłyną na poprawę estetyki i funkcjonalności cmentarza;
13) utrzymanie w sprawności technicznej obiektów, urządzeń, instalacji, ogrodzenia i nawierzchni alejek na terenie cmentarza;
14) eksploatacja i utrzymanie w czystości kaplicy cmentarnej;
15) zapewnienie piasku przy nowych kwaterach do uzupełniania zapadającej się ziemi,
16) Wykonawca zapewni jedną kabinę WC oraz jej bieżące opróżnianie wraz z ponoszeniem kosztów z tym związanych;
17) zapewnienie przestrzegania obowiązującego regulaminu cmentarza oraz egzekwowanie jego postanowień wobec osób korzystających z obiektu;
18) zapewnienie osobistej lub przez pracownika obsługi interesantów w lokalu na terenie Gminy Krościenko Wyżne od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 12:00 (Zamawiający zastrzega możliwość zmiany godzin obsługi interesantów);
19) współdziałanie w zakresie kapitalnych remontów cmentarza z Zamawiającym oraz współpraca z wykonawcami w celu zapewnienia niezakłóconego funkcjonowania cmentarza w czasie robót;
20) współpraca z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków dotycząca uznawania mogił (pomników) za zabytki;
21) przyjmowanie interwencji od dysponentów grobów dotyczących spraw cmentarza i załatwianie spraw lub uzgadnianie sposobu ich załatwienia z Zamawiającym;
22) prowadzenie ewidencji opisowej i fotograficznej mogił, które poprzez swój stan techniczny stwarzają potencjalne zagrożenie dla sąsiednich mogił oraz dla zdrowia i życia ludzi, a także zgłaszanie tego faktu Zamawiającemu ;
23) egzekwowanie wykorzystania przez dysponenta należnej powierzchni wokół grobu;
24) Wykonawca zapewni możliwość przyjęcia zwłok do chłodni codziennie w godzinach od 7-17,
25) Wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów prawa, regulaminów i Zarządzeń Wójta Gminy Krościenko Wyżne.
3. Przedmiot umowy w zakresie utrzymania cmentarzem obejmuje w szczególności:
1) bieżące utrzymanie czystości cmentarza, w tym alejek i chodników na cmentarzu, drogi dojazdowej i parkingu przy cmentarzu oraz terenu wokół kaplicy cmentarnej,
2) systematyczne koszenie trawników na terenie cmentarza – co najmniej ośmiokrotne koszenie w okresie obowiązywania zamówienia wraz z uprzątnięciem i zagospodarowaniem skoszonej trawy przez Wykonawcę,
3) wykaszanie chwastów z pasa zieleni izolacyjnej wokół terenu cmentarza – co najmniej ośmiokrotne koszenie w okresie obowiązywania umowy,
4) odchwaszczanie na bieżąco alejek,
5) wykonywanie prac korekcyjno–pielęgnacyjnych drzew i krzewów, na warunkach określonych w odrębnych przepisach,
6) usuwanie opadłych liści, odśnieżanie i usuwanie lodu oraz śliskości z chodnika i dojazdu do kaplicy cmentarnej oraz głównych alejek na cmentarzu oraz niezwłoczne odśnieżanie i usuwanie lodu oraz śniegu, a także posypywanie piaskiem eliminującym oblodzenie (śliskość nawierzchni) terenu wokół kaplicy cmentarnej,
7) utrzymanie w należytym stanie i poprawa istniejących obrzeży chodnikowych,
8) wyznaczenie miejsca do składowania żywych kwiatów (chryzantem) wraz z późniejszą ich utylizacją.
4. Przekazanie cmentarza komunalnego i dokumentacji związanej z jego zarządzaniem nastąpi z dniem podpisania umowy protokołem zdawczo–odbiorczym stanowiącym integralną część umowy.
5. Wykonawca oświadcza, że zna miejsce, położenie, granice i powierzchnię cmentarza.
6. Realizując czynności, o których mowa w punktach 2 i 3, Wykonawca zobowiązany jest do stosowania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w tym w szczególności wynikających:
1) z ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2024 r. poz. 576 z późn. zm.),
2) z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. 2001 nr 90 poz. 1013 ze zmianami),
3) z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. 2008 nr 48 poz. 284).
7. Wykonawca na co najmniej dwa dni robocze przed przystąpieniem do realizacji prac opisanych w pkt 3 ppkt 2 i 3 zobowiązany jest zgłosić za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie zamiar ich realizacji.
8. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, postanowieniami umowy i złożona przez siebie ofertą, wedle powszechnie obowiązujących przepisów, a także zasadami bezpieczeństwa i ochrony zdrowia oraz zasadami wiedzy technicznej i ochrony środowiska.
9. Zamawiający oświadcza, że część cmentarza komunalnego na terenie Gminy Krościenko Wyżne (działki nr ewid. 3950 i 3951) stanowi cmentarz zabytkowy ujęty w gminnej ewidencji zabytków prowadzonej przez Wójta Gminy Krościenko Wyżne.
10. Wykonawca będzie zobowiązany ponosić koszty podatków oraz opłat i obciążeń prywatnych oraz publicznoprawnych, związanych z zarządzanymi nieruchomościami i ich eksploatacją, w tym w szczególności podatek od nieruchomości wg stawek uchwalonych przez Radę Gminy Krościenko Wyżne.
11. Przedmiot umowy realizowany przez wykonawcę musi spełniać wymogi dostępności. Zapewnienie dostępności dotyczy w szczególności zgodności z przepisami prawa, w tym zwłaszcza z art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2024 r. poz. 1411 z późn. zm.). Wykonawca zapewnia dostępność poprzez włączanie do zespołów odpowiedzialnych za realizację przedmiotu umowy przedstawicieli wykonawcy wyznaczonych do spraw dostępności.