Serwis urządzeń klimatyzacji i wentylacji mechanicznej zainstalowanych w budynkach A, B i C Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informuję, że:
1. Administratorem Pani /Pana danych jest:
Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach, reprezentowany przez Dyrektora Generalnego, którego siedzibą jest
al. IX Wieków Kielc 3, 25-516 Kielce
e-mail: sekretariat@kielce.uw.gov.pl, tel. 41 344 11 34
2. Powołany jest Inspektor Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w formie pisemnej na adres:
Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach,
al. IX Wieków Kielc 3, 25-516 Kielce,
e-mail: iod@kielce.uw.gov.pl
3. Administrator może przetwarzać Pani/Pana dane:
w celu związanym z postępowaniem o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z prowadzonym postępowaniem oraz zawarciem umowy i jej rozliczeniem finansowym w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej ,,ustawą PZP”.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą: osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy PZP oraz podmioty współpracujące ze Świętokrzyskim Urzędem Wojewódzkim w Kielcach z którymi zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostępnianych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Państwa dane osobowe mogą być jednak przechowywane dłużej ze względu na obowiązujący w Urzędzie Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają
z ustawy PZP.

1. Posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan,
że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
2. Nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych,
gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie obsługi serwisowej urządzeń klimatyzacji/wentylacji mechanicznej zainstalowanych w budynkach A, B i C Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach. Przeglądy serwisowe wykonywane przez wykonawcę mają na celu sprawdzenie poprawności działania urządzeń klimatyzacji/wentylacji mechanicznej, będących przedmiotem konserwacji.
Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ.

Warunek: zdolności technicznej lub zawodowej
- warunek ten zostanie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że:
• w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał prawidłowo, w budynkach użyteczności publicznej lub budynkach mieszkalnych wielorodzinnych lub budynkach zamieszkania zbiorowego, o kubaturze min. 35 000 m³ co najmniej 1 usługę obejmującą poniższy zakres: konserwację, serwis systemu wentylacji mechanicznej, grzania i chłodzenia.
Ocena spełnienia tego warunku nastąpi na podstawie złożonych dokumentów:
- oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp.,
- wykazu wykonanych usług wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonywania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączaniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie (Załącznik nr 4a do SWZ).
• dysponuje:
- co najmniej jedną osobą posiadającą aktualne świadectwo kwalifikacyjne dla pracowników zajmujących się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych do 1 kV;
- co najmniej jedną osobą posiadającą aktualny certyfikat potwierdzający kwalifikacje do przeprowadzania prac w zakresie instalowania oraz konserwacji lub serwisowania urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła (certyfikat F-gazowy dla personelu);
- co najmniej jedna osobą posiadającą aktualny certyfikat akredytowanego instalatora wydany przez Panasonic Marketing Europe GmbH – akredytacja AC1 GHP uruchomienie, serwis, przeglądy.
Uwaga:
Zamawiający dopuszcza łączenie funkcji w przypadku posiadania więcej niż jednego uprawnienia przez jedną osobę.
Ocena spełnienia tego warunku nastąpi na podstawie złożonych dokumentów:
- oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp.,
- wykazu osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego wraz ze wskazaniem aktualnego świadectwa kwalifikacyjnego dla pracowników zajmujących się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych do 1 kV, aktualnego certyfikatu potwierdzającego kwalifikacje do przeprowadzania prac w zakresie instalowania oraz konserwacji lub serwisowania urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła (system freonowy, tzw. F-gazy), aktualnego certyfikatu akredytowanego instalatora wydanego przez Panasonic Marketing Europe GmbH – akredytacja AC1 GHP uruchomienie, serwis, przeglądy.
• posiada aktualny certyfikat potwierdzający kwalifikacje do przeprowadzania prac w zakresie instalowania oraz konserwacji lub serwisowania urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła (certyfikat F-gazowy dla przedsiębiorców).
Ocena spełnienia tego warunku nastąpi na podstawie złożonych dokumentów:
- oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp.,
- oryginału wymaganego certyfikatu lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.

Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej tj.:
a) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości brutto, przedmiotu (rodzaju wykonanych usług), dat wykonania (dat dziennych rozpoczęcia i zakończenia realizacji) i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane.
Do wykazu usług należy dołączyć dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie lub są wykonywane należycie, w szczególności informacji o tym czy usługi zostały prawidłowo ukończone – wg wzoru określonego w Załączniku nr 4a do SWZ.
Dowodami są:
• referencje, bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane;
• oświadczenie wykonawcy – jeżeli z przyczyn niezależnych od wykonawcy nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
b) wykazu osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania niniejszego zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie dysponowania tymi osobami – wg wzoru określonego w Załączniku nr 4b do SWZ.
c) oryginału certyfikatu lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem potwierdzającego kwalifikacje do przeprowadzania prac w zakresie instalowania oraz konserwacji lub serwisowania urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła (certyfikat F-gazowy dla przedsiębiorców).

1. Wypełniony Formularz ofertowy – wg wzoru określonego w Załączniku nr 2 do SWZ.
2. Wypełniony Formularz cenowy – wg wzoru określonego w Załączniku nr 3 do SWZ.
3. Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie wymagane przez zamawiającego w celu potwierdzenia przez wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu:
1) oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu – wg wzoru określonego w Załączniku nr 6a do SWZ.
Informacje zawarte w niniejszym oświadczeniu stanowić będzie wstępne potwierdzenie, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu
2) oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu przez podmiot udostępniający zasoby (jeśli dotyczy) – wg wzoru określonego w Załączniku nr 6b do SWZ.
Oświadczenie wskazane powyżej musi zostać złożone wraz z ofertą, tylko w sytuacji kiedy wykonawca, polega na zasobach innych podmiotów. Niniejsze oświadczenie musi być złożone w oryginale oraz podpisane przez osobę upoważnioną ze strony podmiotu udostępniającego zasoby.
4. Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie wymagane przez zamawiającego w celu potwierdzenia przez wykonawcę braku podstaw do wykluczenia z postępowania:
1) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania – wg wzoru określonego w Załączniku nr 7a do SWZ.
Uwaga: Wymienione wyżej oświadczenie winno być złożone wraz z ofertą w oryginale, a w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, każdy z wykonawców składa odrębne oświadczenie. Brak wykazania braku podstaw do wykluczenia w postępowaniu skutkować będzie wykluczeniem wykonawcy z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2025 r. poz. 514).
2) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania przez podmiot udostępniający zasoby (jeśli dotyczy) – wg wzoru określonego w Załączniku nr 7b do SWZ.
Oświadczenie wskazane powyżej musi zostać złożone wraz z ofertą, tylko w sytuacji kiedy wykonawca, polega na zasobach innych podmiotów. Niniejsze oświadczenie musi być złożone w oryginale oraz podpisane przez osobę upoważnioną ze strony podmiotu udostępniającego zasoby.
5. Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia (jeśli dotyczy) - Załącznik nr 8 do SWZ.
Uwaga: Zobowiązanie powinno zostać złożone wraz z ofertą w formie pisemnej.
6. Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego wynika, jaki zakres rzeczowy zamówienia zamierzają realizować poszczególni wykonawcy (jeśli dotyczy) -
Załącznik nr 9 do SWZ.
Uwaga: Oświadczenie należy złożyć wraz z ofertą.
7. Dokumenty z których wynika umocowanie osób do reprezentowania wykonawcy w szczególności:
1) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji lub
2) inny dokument potwierdzający uprawnienie do reprezentowania pomiotu przystępującego do postępowania, jeśli z dokumentów rejestrowych to uprawnienie nie wynika.
3) W przypadku, gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, a umocowanie do złożenia oferty nie wynika z odpisu z ww. dokumentów, należy załączyć pełnomocnictwo określające jego zakres.
4) Pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego wykonawców występujących wspólnie w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia (o ile dotyczy).
UWAGA: Wykonawca załącza do oferty dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego chyba, że zamawiający uzyska je za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych.

1. Zamawiający dopuszcza możliwość zmian istotnych postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku wystąpienia, co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej:
1) zmiany stawki VAT,
2) wystąpienia nadzwyczajnej zmiany okoliczności, których nie można przewidzieć w chwili zawierania umowy (siła wyższa, wypadek, itp.),
3) zmiany osób, o których mowa w § 11 ust. 2 umowy – z powodu ich choroby, śmierci, utraty wymaganych uprawnień, rozwiązania stosunku pracy lub decyzji osób przełożonych na inne, legitymujące się, co najmniej równoważnymi uprawnieniami i kwalifikacjami określonymi w SWZ.
4) konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć.
2. Zmiana umowy może być dokonana na pisemny wniosek jednej ze stron złożony w terminie 5 dni od powzięcia wiedzy o zaistniałych okolicznościach powodujących konieczność zmiany umowy. We wniosku należy wskazać szczegółowe uzasadnienie proponowanych zmian umowy.
3. Wynagrodzenie może ulec waloryzacji. Waloryzacja może nastąpić po raz pierwszy, nie wcześniej niż po upływie 3 miesięcy począwszy od dnia zawarcia umowy.
4. Waloryzacja (wzrost/spadek) wynagrodzenia będzie obliczana w oparciu o wartość bezwzględną wskaźnika procentowego obliczonego jako różnica pomiędzy wskaźnikiem cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszonym w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za miesiąc złożenia wniosku o waloryzację, a wskaźnikiem cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszonym w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego obowiązującym na dzień zawarcia umowy. Kolejna waloryzacja (wzrost/spadek) wynagrodzenia będzie obliczana w oparciu o wartość bezwzględną wskaźnika procentowego obliczonego jako różnica pomiędzy wskaźnikiem cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszonym w komunikacie Prezesa GUS za miesiąc zaakceptowanego uprzednio wniosku o waloryzację, a wskaźnikiem cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszonym w komunikacie Prezesa GUS za miesiąc złożenia kolejnego wniosku o waloryzację.
5. W przypadku dokonania waloryzacji, nowe stawki będą obowiązywać od terminu określonego w aneksie do umowy.
6. Waloryzacja wynagrodzenia będzie mogła być dokonywana nie częściej niż raz na 6 miesięcy. Warunkiem dokonania waloryzacji jest złożenie wniosku przez zamawiającego lub wykonawcę, przy czym wykonawca nie może składać więcej niż jednego wniosku dotyczącego każdego, półrocznego okresu waloryzacji.
7. Maksymalny wzrost/spadek wartości umowy, dokonany w oparciu o niniejszą klauzulę waloryzacyjną nie może przekroczyć 10 % wartości umowy brutto.
8. Waloryzacja wynagrodzenia wykonawcy, nie dokonuje się, w sytuacji gdy obliczony wg ust. 2 współczynnik wynosi mniej niż 3%. Jeśli wartość bezwzględna współczynnika, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, wynosi co najmniej 3%, wynagrodzenie zmienia się w następujący sposób:
a) jeśli współczynnik jest dodatni (t.j. potwierdza wzrost cen materiałów lub kosztów) wynagrodzenie ulega podwyższeniu o procent odpowiadający połowie wartości procentowej współczynnika,
b) jeśli współczynnik jest ujemny (t.j. potwierdza spadek cen materiałów lub kosztów) wynagrodzenie ulega obniżeniu o procent odpowiadający połowie wartości procentowej współczynnika.
9. Waloryzacja wynagrodzenia wykonawc, wymaga zawarcia aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Treść aneksu podlega weryfikacji przez osobę/komórkę merytoryczną nadzorującą umowę ze strony zamawiającego.
10. Wykonawca, którego wynagrodzenie zostało zmienione zgodnie z postanowieniami powyżej, zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy, jeżeli okres obowiązywania umowy przekracza 6 miesięcy.
11. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnego aneksu pod rygorem nieważności.