Cyfrowa archiwizacja dokumentacji archiwalnej obejmującej podstawy zmian danych ewidencyjnych oraz rejestry gruntów obejmujące dane z obszaru Powiatu Nowotomyskiego (II postępowanie)

Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymaganych dokumentów i oświadczeń odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Zakupowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/powiatnowotomyski Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w „Regulaminie platformazakupowa.pl dla Użytkowników (Wykonawców)” dostępnym w zakładce „Regulamin” oraz w instrukcjach dla Wykonawców dostępnych w zakładce „Instrukcje”. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB, natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania wymaga się, aby komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy i formularza „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformy poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy do konkretnego Wykonawcy. Oferta musi być sporządzona w
języku polskim, w postaci elektronicznej i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Rozszerzenia plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z Załącznikiem nr 2 do “Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”, zwanego dalej Rozporządzeniem KRI. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf . W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z rozszerzeń:.zip ; .7Z. Wśród rozszerzeń powszechnych a niewystępujących w Rozporządzeniu KRI występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie. Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na rozszerzenie .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym w formacie PAdES; Pliki w innych
formatach niż PDF zaleca się opatrzyć podpisem w formacie XAdES o typie
zewnętrznym. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starosta Nowotomyski ul. Poznańska 33, 64-300 Nowy Tomyśl e-mail: starostwo@powiatnowotomyski.pl
2) inspektorem ochrony danych osobowych w /nazwa zamawiającego/ jest Pani Marlena Galas e-mail: iod@powiatnowotomyski.pl tel. 61 44 26 705;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy P.Z.P;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 P.Z.P. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy P.Z.P., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
8) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu
do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Przedmiotem zamówienia jest cyfrowa archiwizacja dokumentacji archiwalnej obejmującej podstawy zmian danych ewidencyjnych oraz rejestry gruntów obejmujące dane z obszaru Powiatu Nowotomyskiego.
Przetworzenie analogowych dokumentów ma na celu zasilenie bazy danych PODGiK oraz umożliwienie udostępniania ich w formie plików elektronicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa z zakresu geodezji i kartografii oraz kodeksu postępowania administracyjnego.
Skanowaniu podlegają dokumenty stanowiące podstawę zmian wpisów w ewidencji gruntów i budynków, w skład których wchodzą orzeczenia sądowe, akty notarialne, decyzje administracyjne, postanowienia sądu, zawiadomienia o wpisie w Księdze Wieczystej, rejestry gruntów z założenia/odnowienia ewidencji gruntów i budynków oraz inne dokumenty stanowiące wykazy
w teczkach będące m.in. integralnymi częściami decyzji administracyjnych lub dotyczą zmian numeracji działek Całość prac będzie wykonywana w programie SIP GEO-INFO 7.
Zakres i charakterystyka materiałów
a. Dokumentacja przeznaczona do cyfryzacji stanowi podstawy zmian danych ewidencyjnych, w skład których wchodzą orzeczenia sądowe, akty notarialne, decyzje administracyjne, postanowienia sądu, zawiadomienia o wpisie w Księdze Wieczystej, rejestry gruntów z założenia/odnowienia ewidencji gruntów i budynków oraz inne dokumenty stanowiące wykazy w teczkach będące m.in. integralnymi częściami decyzji administracyjnych lub dotyczą zmian numeracji działek. Wszystkie dokumenty obejmują dane ewidencyjne z obszaru powiatu Nowotomyskiego.
b. Szacunkowa ilość dokumentów podlegających przetworzeniu do postaci elektronicznej przedstawia tabela 1 w zał. A do SWZ.
Do przetworzenia w niniejszym zamówieniu stwierdzono w sumie ok. 101 metrów bieżących.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, warunki realizacji określają załączniki do SWZ – zał. A – warunki techniczne oraz zał. nr 6 – PPU (projektowane postanowienia umowy).
Zamawiający wymaga by przedmiot zamówienia był objęty minimum 36 miesięcznym okresem gwarancji, który liczony będzie od daty podpisania przez Strony protokołu odbioru końcowego.
Wykonawca ponosi wszelkie koszty usuwania wad w okresie gwarancji.

Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów
oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia. Oferta złożona przez wybranego Wykonawcę musi spełniać wymogi SWZ. Musi być ofertą ważną w postępowaniu (nie podlegać odrzuceniu). Wykonawca nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale VII SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej i zawodowej:
Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że:
a) w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej dwie usługi polegające na tworzeniu baz danych na podstawie materiałów zasobu, w tym dokumentacji katastralnej oraz dokumentacji archiwalnej obejmującej podstawy zmian danych ewidencyjnych oraz rejestry gruntów.
b) dysponuje zespołem osób, które uczestniczyć będą w wykonaniu zamówienia tj.
- co najmniej jedną osobą (kierownik prac), która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadającą uprawnienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii o których mowa w art. 43 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne ( Dz. U. z 2024r. poz. 1151 ze zm.), posiadającą doświadczenie zawodowe potwierdzone udziałem w okresie ostatnich pięciu latach przed upływem terminu składania ofert w roli kierownika lub pełniącego funkcje inspektora nadzoru przy wykonywaniu co najmniej jednego zadania w zakresie skanowania dokumentacji archiwalnej państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz
- co najmniej 2 osobami (pracownicy merytoryczni) posiadającymi wykształcenie co najmniej średnie geodezyjne lub pokrewne, posiadającymi doświadczenie zawodowe potwierdzone udziałem przy wykonywaniu co najmniej jednego zadania w zakresie skanowania dokumentacji archiwalnej państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek określony w pkt a) zostanie spełniony wyłącznie, jeżeli jeden z wykonawców spełni warunek samodzielnie.
W przypadku gdy Wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego warunek określony w pkt a) zostanie spełniony wyłącznie, jeżeli co najmniej jeden podmiot trzeci spełni warunek samodzielnie.

Zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia
Podmiotowe środki dowodowe jakie składa Wykonawca na wezwanie Zamawiającego:
1) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Okres 3 lat o którym mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert . Wzór wykazu stanowi załącznik nr 4 do SWZ;
2) wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 5 do SWZ

Dokumenty składane wraz z ofertą.
1) Formularz ofertowy (wzór określa załącznik Nr 1 do SWZ). Formularz musi być złożony w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawców, zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub innym dokumencie.
W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania należy dołączyć odpis lub informacje z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia tych dokumentów, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.
2) Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp tj. o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - zgodne z załącznikiem nr 2 do SWZ.
Oświadczenie składane jest pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym.
UWAGA: Oświadczenie składają odrębnie:
 wykonawca/każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postepowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3) Pełnomocnictwo - gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy.
4) w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – pełnomocnictwo z którego będzie wynikało umocowanie do ich reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo powinno zawierać: nazwę postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy, wszystkich wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby, ustanowionego pełnomocnika oraz zakres jego umocowania.
Pełnomocnictwo składa się w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym osoby/osób upoważnionej do udzielenia pełnomocnictwa.
W przypadku wystawienia pełnomocnictwa w postaci papierowej, składa się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby upoważnionej do udzielenia pełnomocnictwa. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania może dokonać również notariusz.
5) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie publiczne oświadczenie Wykonawców - (zgodnie z art. 117 ust. 4), z którego wynika, który zakres zamówienia wykonają poszczególni wykonawcy.
6) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia wraz z oświadczeniami tego podmiotu, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu i spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby (jeżeli wykonawca powołuje się na zasoby podmiotu trzeciego).
7) W przypadku oferowania rozwiązań równoważnych - dokumenty potwierdzające, że oferowane rozwiązanie równoważne spełnia wymagania określone przez Zamawiającego (jeżeli dotyczy)

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale X ust. 1 pkt 2 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, który zakres zamówienia wykonają poszczególni wykonawcy (art. 117 ust. 4 Pzp).
4. Wykonawcy, wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie przedmiotu umowy.