Organizacja i obsługa logistyczna konferencji szkoleniowych w ramach Projektu Doradztwa Energetycznego - część 2 zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa logistyczna konferencji szkoleniowych (spotkań monitorujących, zwanych również szkoleniami) w ramach Projektu Doradztwa Energetycznego, odbywających się poza siedzibą NFOŚiGW, na terenie Polski.
W ramach przedmiotu zamówienia planowane są do organizacji i obsługi:

Duże spotkania:
• liczba uczestników: min. 70 - max. 110 osób; w wyjątkowych przypadkach, tj. gdy liczba uczestników danego spotkania monitorującego będzie większa niż maksymalna planowana, dopuszcza się zwiększenie maksymalnej liczby uczestników spotkania do 120 osób, z zastrzeżeniem nieprzekroczenia maksymalnej, łącznej liczby uczestników wszystkich planowanych dużych spotkań, tj. 440 osób;
• liczba planowanych, dużych spotkań monitorujących do realizacji przez cały czas trwania umowy: min. 2 - max. 4;
• kolacja dla uczestników (opcjonalnie, tylko w przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego): dla max. 2 spotkań, przewiduje się organizację kolacji w formie bufetu dla uczestników spotkania obejmujących min. 70 - max. 110 osób. Wymagania co do kolacji określono w pkt. 5.8 opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego Załącznik nr 8 do SWZ.
Małe spotkania:
• liczba uczestników: min. 30 - max. 50 osób; w wyjątkowych przypadkach, tj. gdy liczba uczestników danego spotkania monitorującego będzie większa niż maksymalna planowana, dopuszcza się zwiększenie maksymalnej liczby uczestników spotkania do 70 osób, z zastrzeżeniem nieprzekroczenia maksymalnej, łącznej liczby uczestników wszystkich planowanych małych spotkań, tj. 200 osób;
• liczba planowanych, małych spotkań monitorujących do realizacji przez cały czas trwania umowy: min. 2 - max. 4;
• kolacja dla uczestników (opcjonalnie, tylko w przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego): dla max. 2 spotkań, przewiduje się organizację kolacji w formie bufetu dla uczestników spotkania obejmujących min. 30 - max. 50 osób. Wymagania co do kolacji określono w pkt. 5.8 opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego Załącznik nr 8 do SWZ.
Zamawiający wymaga, aby miejsce, w którym odbywać się będzie spotkanie posiadało:
• bazę noclegową dla max. 120 osób, dla dużych spotkań i max 70 osób dla małych spotkań, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, spełniającą minimum standard hotelu trzygwiazdkowego, umożliwiającą zapewnienie noclegów dla uczestników; uczestnicy będą pokrywać koszty noclegu we własnym zakresie,
• co najmniej 50 miejsc postojowych dla samochodów uczestników dużego spotkania i co najmniej 20 miejsc postojowych dla samochodów uczestników małego spotkania; ewentualne koszty postoju, uczestnicy będą pokrywać we własnym zakresie.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty został w Załączniku nr 8 do SWZ.