Usługa udostępnienia do korzystania, utrzymania i rozwoju systemu informatycznego do obsługi zlecania realizacji zadań publicznych w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą.

1. Komunikacja w postępowaniu o
udzielenie zamówienia, z wyłączeniem składania ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów, między zamawiającym
a wykonawcami, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem:
1.1. formularzy do komunikacji dostępnych na Platformie e-Zamówienia, zwanej dalej „platformą”, w zakładce formularze do
komunikacji. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj
załącznik”);
1.2. poczty elektronicznej. Komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami przy użyciu poczty elektronicznej odbywa się z
adresu i na adres: zamówienia@senat.gov.pl
2. Do korzystania z formularzy do komunikacji służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia
wystarczające jest posiadanie przez wykonawcę na platformie tzw. konta uproszczonego.
Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu
„Wykonawca” na platformie. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z
platformy są określone w Regulaminie Platformy e-Zamówienia, który dostępny jest na stronie https://ezamowienia.gov.pl, oraz
zamieszczone są na tej stronie w zakładce centrum pomocy.
3. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na platformie ani logowania.
4. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści
zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowanie) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa
Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych
dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub
konkursie.
5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem formularzy do komunikacji wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy
plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
6. Link do postępowania oraz ID postępowania zostały wskazane w pkt 1.2 SWZ i 1.3 SWZ. Postępowanie można wyszukać również
na stronie głównej platformy (przycisk „przeglądaj postępowania/konkursy”).
7. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym
mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy
Pzp, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach
danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx., .odt. – określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i
wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
8. Inne niż określone w pkt 7 informacje, oświadczenia lub dokumenty mogą być sporządzane w postaci elektronicznej w formatach,
o których mowa w pkt 7, lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej wskazanych w pkt 1.
9. W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie
pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem
osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem
elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
10. Szczegółowe informacje zawiera SWZ.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego
dalej „RODO”, oraz na podstawie art. 19 ustawy Pzp, zamawiający informuje:
1.1. Administratorem danych osobowych pozyskanych w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
jest:
Kancelaria Senatu,
ul. Wiejska 6/8, 00-902 Warszawa,
tel. 22 694 90 33,
e-mail: bpko@senat.gov.pl
1.2. Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych w Kancelarii Senatu:
ul. Wiejska 6/8, 00-902 Warszawa,
tel. 22 694 94 44,
e-mail: iodo@senat.gov.pl
1.3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie
zamówienia publicznego na usługę udostępnienia do korzystania, utrzymania i rozwoju systemu informatycznego do obsługi zlecania realizacji zadań publicznych w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą, prowadzonym na podstawie przepisów ustawy Pzp.
1.4. Dane osobowe będą udostępniane podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa.
1.5. Podanie danych osobowych jest warunkiem udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i zawarcia umowy.
Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
1.6. Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania
o udzielenie zamówienia.
1.7. W odniesieniu do pozyskanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
1.8. Osobie, której dane są przetwarzane przez zamawiającego, przysługuje:
1.8.1. na podstawie art. 15 RODO – prawo dostępu do swoich danych osobowych;
1.8.2. na podstawie art. 16 RODO – prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych; skorzystanie z tego prawa
nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie
zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp;
1.8.3. prawo wystąpienia z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, które nie ogranicza przetwarzania danych osobowych
do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz nie ma zastosowania w przypadkach, o których
mowa w art. 18 RODO (tj. do przechowywania i przetwarzania w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu
ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej);
1.8.4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli przetwarzanie danych osobowych narusza
przepisy RODO.
2. Wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne jest zobowiązany do wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych
w art. 13 lub art. 14 RODO.
3. Szczegółowe informacje zawiera SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa udostępnienia do korzystania, utrzymania i rozwoju systemu informatycznego do obsługi zlecania realizacji zadań publicznych w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą, zwanego dalej „systemem”.
2. Przez system informatyczny należy rozumieć oprogramowanie webowe, udostępnione do korzystania, utrzymywane i rozwijane na infrastrukturze informatycznej (w tym sprzęt i oprogramowanie) zapewnionej przez wykonawcę, dla realizacji procesu zlecania zadań publicznych, o którym mowa w pkt 1, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia, zwanym dalej „opz” i umowie, stanowiącej załącznik nr 7 do SWZ, zwanej dalej „umową”.
3. Proces zlecania i realizacji zadań publicznych, o którym mowa w pkt 1, odbywa się po przeprowadzeniu konkursu ofert. Zamawiający zakłada, że ogłosi i przeprowadzi w trakcie realizacji zamówienia, trzy konkursy ofert w latach 2025, 2026 i 2027, ze zleceniem i realizacją zadań publicznych odpowiednio w latach 2026, 2027 i 2028. Zamawiający zakłada ogłoszenie pierwszego z konkursów ofert w ostatnim kwartale 2025 roku.
4. Pozostałe informacje na temat realizacji projektowanego procesu zlecania i realizacji zadań publicznych, o którym mowa w pkt 1, zostały określone w załączniku nr 1 do opz – Wymagania biznesowe i funkcjonalne dla systemu (dalej „załącznik nr 1”).
5. Akty prawne oraz pozostałe informacje dotyczące przeprowadzonych dotychczas konkursów ofert, w tym na rok 2025, dostępne są na stronie internetowej zamawiającego pod adresem https://www.senat.gov.pl/polonia/konkurs-polonijny-2025/.
6. W ramach przedmiotu zamówienia, o którym mowa w pkt 1, wykonawca zapewni i zrealizuje następujące usługi:
6.1. udostępnienia systemu do korzystania;
6.2. utrzymania systemu;
6.3. rozwoju systemu.
8. Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia zawiera opz, stanowiący załącznik nr 1 do SWZ wraz z załącznikami do opz.

Zapewnienie, w terminie przekazania funkcjonalności systemu do odbioru w ramach fazy I realizacji usługi udostępnienia systemu do korzystania, funkcjonalności - panel podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym wniosku o rejestrację oferenta, o którym mowa w pkt 2.18 i 4.7.3 załącznika nr 1 do opz – „P”

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że:
1.1. wykonał lub wykonuje co najmniej trzy usługi, polegające na wykonaniu, udostępnieniu do korzystania i utrzymaniu systemu informatycznego umożliwiającego składanie wniosków o udzielenie dotacji/grantów:
1.1.1. z których co najmniej dwie obejmowały obsługę wniosków o udzielenie dotacji w rozumieniu art. 126 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
1.1.2. o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto każda;
1.1.3. w ramach realizacji których system informatyczny miał możliwość obsługi co najmniej 50 użytkowników równocześnie zalogowanych i obsłużył proces złożenia co najmniej 1000 wniosków;
1.2. dysponuje lub będzie dysponować podczas realizacji zamówienia:
1.2.1. co najmniej jedną osobą, posiadającą co najmniej 3-letnie doświadczenie w wykonywaniu czynności kierownika projektu informatycznego;
1.2.2. co najmniej jedną osobą, posiadającą co najmniej 3-letnie doświadczenie w wykonywaniu czynności analityka systemów informatycznych;
1.2.3. co najmniej jedną osobą, posiadającą co najmniej 3-letnie doświadczenie w wykonywaniu czynności programisty;
1.2.4. co najmniej dwiema osobami, posiadającymi co najmniej 2-letnie doświadczenie w wykonywaniu czynności testera oprogramowania.
2. W przypadku oferty składanej przez wykonawców ubiegających się wspólnie o wykonanie zamówienia warunki określone w pkt 5.1 SWZ muszą być spełnione przez jednego wykonawcę albo przez wykonawców łącznie.
3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.
4. Wykonawca, który polega na zdolnościach innych pomiotów musi udowodnić zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający tę okoliczność.
5. Zamawiający oceni, czy udostępniane wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez wykonawcę spełniania warunku udziału w postępowaniu, a także zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem wykonawcy.
6. W odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
7. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.
8. Inne szczegółowe uregulowania zawiera SWZ.

1. Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia, w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania:
1.1. aktualnego na dzień złożenia wykazu usług, o których mowa w pkt 5.1.1 SWZ – wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane – sporządzonego według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ – wraz z załączonymi dowodami określającymi, czy wykazane usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Dowodami potwierdzającymi, że wykazane usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były lub są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dowodów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku usług wykonywanych referencje albo inne dokumenty, potwierdzające należyte wykonywanie usług muszą być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;
1.2. wykazu osób posiadających wymagane w pkt 5.1.2 SWZ doświadczenie wraz z informacją o podstawie do dysponowania wskazanymi osobami – załącznik nr 6 do SWZ.
1.3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, dołączą do oferty oświadczenie, z którego będzie wynikać, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (art. 117 ust. 4 ustawy Pzp).
1.4. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą:
1.4.1. zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (art. 118 ust. 3 ustawy Pzp); zobowiązanie musi spełniać warunki określone w art. 118 ust. 4 ustawy Pzp;
1.4.2. oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 125 ust. 5 ustawy Pzp. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SWZ.
2. Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń musi wynikać jednoznacznie, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu.
3. W zakresie nieuregulowanym ustawą Pzp lub SWZ do oświadczeń i dokumentów składanych przez wykonawcę w postępowaniu stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.
4. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.

1.1. formularz oferty – załącznik nr 2 do SWZ oraz formularz cenowy – załącznik nr 2a do SWZ; 1.2. aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – wg wzoru określonego w załączniku nr 3 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Wyżej wymienione oświadczenie składają również wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia; 1.3. pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy – jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo innego rejestru. W przypadku osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zdanie pierwsze stosuje się odpowiednio; 1.4. zastrzeżenie informacji zawartych w ofercie, jako stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa wraz z wykazaniem, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa – jeżeli dotyczy; 1.5. w przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia – oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy; 1.6. w przypadku polegania przez wykonawcę na zasobach innych podmiotów – dokument, o którym mowa w pkt 6.3.1 SWZ, oraz oświadczenie, o którym mowa pkt 6.3.2 SWZ; 1.7. dowód wniesienia wadium. 2. Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, w tym dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania wykonawcy, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski. 3. Koszty związane z uczestnictwem w postępowaniu, w szczególności z przygotowaniem i złożeniem oferty, ponosi wykonawca składający ofertę. 4. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń należy składać zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu, o którym mowa w pkt 8.12 SWZ. 5. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.

4 000,00 zł (słownie: cztery tysiące złotych 00/100). 2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert. 3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku formach, określonych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp. 4. Wadium w pieniądzu należy wnieść przelewem na rachunek bankowy zamawiającego w NBP O/O Warszawa nr 18 1010 1010 0023 6513 9120 0000 z dopiskiem: „Wadium w postępowaniu na usługę udostępnienia do korzystania, utrzymania i rozwoju systemu informatycznego do obsługi zlecania realizacji zadań publicznych w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą”. UWAGA: Za termin wniesienia wadium w pieniądzu uznaje się datę i godzinę uznania środków pieniężnych na rachunku bankowym zamawiającego. 5. Wadium wnoszone w formie poręczeń albo gwarancji musi być złożone jako oryginał poręczenia albo gwarancji, w postaci elektronicznej, i spełniać co najmniej poniższe wymagania: 5.1. musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez wykonawcę określone w ustawie Pzp; 5.2. z treści poręczenia albo gwarancji musi jednoznacznie wynikać zobowiązanie poręczyciela albo gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium; 5.3. poręczenie albo gwarancja muszą być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie; 5.4. termin obowiązywania poręczenia albo gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą; 5.5. w treści poręczenia albo gwarancji musi znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania; 5.6. w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zamawiający wymaga, aby poręczenie albo gwarancja obejmowały swą treścią jako zobowiązanych z tytułu poręczenia albo gwarancji wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z ich treści wynikało, że zabezpiecza ofertę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 6. Oferta wykonawcy, który nie wniesie wadium, wniesie wadium w sposób nieprawidłowy albo nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, zostanie odrzucona. 7. Zasady zwrotu wadium oraz okoliczności jego zatrzymania określa art. 98 ustawy Pzp. 8. Inne szczegółowe uregulowania zawiera SWZ.

1. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia zobowiązani są ustanowić pełnomocnika zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp. Z treści pełnomocnictwa musi jednoznacznie wynikać prawo pełnomocnika do reprezentowania wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego w imieniu wykonawców. Pełnomocnictwo podpisują osoby uprawnione do udzielenia pełnomocnictwa, zgodnie z formą reprezentacji każdego z wykonawców. W przypadku konsorcjum wykonawca przedłoży umowę konsorcjum. Postanowienia pkt 11.9 SWZ stosuje się odpowiednio.
2. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.

od dnia następującego po dniu zawarcia umowy do dnia 31.05.2029 r. 2. Przed podpisaniem umowy wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego (w przypadku wyboru ich oferty jako najkorzystniejszej) przedstawią zamawiającemu, na jego żądanie, umowę regulującą współpracę tych wykonawców. 3. Inne szczegółowe uregulowania zawiera SWZ.