Promocja województwa w związku z produkcją filmu fabularnego pod roboczym tytułem "Gdańsk"

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

Województwo Pomorskie

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 191674836

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

Okopowa 21/27

1.5.2Miejscowość

Gdańsk

1.5.3Kod pocztowy

80-810

1.5.4Województwo

pomorskie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL633 - Trójmiejski

1.5.9Adres poczty elektronicznej

zamowienia@pomorskie.eu

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

https://www.bip.pomorskie.eu/

1.7Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8Przedmiot działalności zamawiającego

Ogólne usługi publiczne

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Promocja województwa w związku z produkcją filmu fabularnego
pod roboczym tytułem "Gdańsk"

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-17a19318-a438-499b-94f9-53e209a4f0ec

2.5Numer ogłoszenia

2025/BZP 00302773

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2025-07-01

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2025/BZP 00026867/09/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.3.32 Promocja województwa w związku z produkcją filmu fabularnego

2.11Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

2.13Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy

Nie

3.1Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki

Film pod roboczym tytułem „Gdańsk” (dalej „film” lub „film Gdańsk”) to epicka opowieść o 250 latach wielonarodowościowych dziejów miasta, ukazana przez losy Polaków, Niemców, Żydów i menonitów, przez ogrom zdarzeń, świetność oraz bogactwo, ale też okresy upadku.
Akcja filmu rozgrywa się na przestrzeni wielu pokoleń. Fabuła opiera się na sekwencjach ukazujących zarówno mniej jak i bardziej znane wydarzenia z dziejów miasta. Pokazany zostanie przekrój historii miasta, od XVIII-wiecznego okresu świetności, przez nieszczęście zaborów czy tragedię wojen światowych po zryw Solidarności.
Producentem filmu, posiadającym wyłączność na jego realizację, jest Studio Filmowe M&M Stolem Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Rusałki 6, 80-119 Gdańsk, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000687781, posiadające numer NIP 5833256660 oraz REGON 367838380.

3.1.2Identyfikator wcześniejszego postępowania

c.d. 3.1.1 Film powstaje na bazie unikalnego scenariusza, który wspólnie tworzyli Filip Bajon, Marek Klat i Mirosław Piepka. Filip Bajon będzie również reżyserem filmu, a do produkcji zaangażowano wybitnych twórców filmowych. Tematyka filmu, a także osoby pracujące przy jego powstaniu stanowią gwarancję wysokiego poziomu artystycznego, jak również odpowiedniego nagłośnienia medialnego, które wypromuje województwo pomorskie, a sam film „Gdańsk” ma szansę stać się jednym z największych przedsięwzięć europejskiej kinematografii. Osoby zaangażowane w produkcję filmu mogą poszczycić się pokaźnym dorobkiem twórczym; odpowiadają za realizację hitów kinowych, które zgromadziły milionowe publiczności, jak „Czarny Czwartek”, „Układ Zamknięty”, „Polowanie” czy obsypaną nagrodami kaszubską sagę „Kamerdyner”. Scenariusz filmu uzyskał pozytywną opinię w zakresie aspektów historycznych.W związku z realizacją filmu Samorząd Województwa Pomorskiego uzyska możliwość przeprowadzenia promocji walorów historyczno-kulturowych województwa pomorskiego, szczególnie tych ukazanych w powiązaniu z historią Polski i całej Europy. W tym kontekście film posiadać będzie istotny element edukacyjny i poznawczy, zwłaszcza - ze względu na atrakcyjną formę – dla młodej generacji mieszkańców województwa pomorskiego i całej Polski. Film „Gdańsk” poprzez jedyne w swoim rodzaju walory edukacyjne i artystyczne, a przede wszystkim dzięki usytuowaniu akcji w województwie pomorskim, przyczyni się do popularyzacji historii regionu w kraju i za granicą, co stanowi jego niewątpliwy atut promocyjny. Szczególne znaczenie dla promocji województwa pomorskiego ma opracowanie przez Studio Filmowe M&M Stolem sp. z o.o. planów zdjęciowych z uwzględnieniem charakterystycznych elementów krajobrazu i architektury regionu, a także przygotowanie scenografii podkreślającej jego walory. Z uwagi na zachowania widzów produkcji filmowych, którzy chętnie przyjeżdżają do miejsc, w których toczy się akcja oglądanych przez nich obrazów i podążają śladami bohaterów, film daje możliwość ukazania piękna województwa pomorskiego oraz rozwoju potencjału turystycznego województwa. Samorząd Województwa Pomorskiego uzyskuje ponadto wymierną promocję, gdyż już na etapie realizacji informacje o filmie będą szeroko rozpowszechniane. Działanie to wzbudzi duże zainteresowanie odbiorców, którzy z dużym wyprzedzeniem poznają kulisy realizacji filmu. Dzięki temu widzowie mogą poznać nie tylko aktorów występujących w filmie, ale także miejsca, w których powstaje – województwo pomorskie, przede wszystkim jego stolicę – Gdańsk, którego historia nigdy wcześniej nie została zekranizowana w tak spektakularny sposób. W związku z powyższym zamawiający planuje wykorzystać fakt realizacji filmu na terenach województwa i podjąć stosowne działania promocyjne. Studio Filmowe M&M Stolem jako producent filmu jest uprawniony i zdolny do wykonania przedmiotowego zamówienia w miejscu i czasie, w którym ma ono zostać zrealizowane. Zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp, zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn: a) technicznych o obiektywnym charakterze, b) związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów - jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest promocja walorów historyczno- kulturowych oraz turystycznych województwa pomorskiego w związku produkcją filmu „Gdańsk”, realizowanego zgodnie ze stworzonymi przez wykonawcę założeniami. Usługa będzie polegała w szczególności na: zamieszczeniu w filmie znaków Patrona (tj. Marszałka Województwa Pomorskiego) i Mecenasa (tj. Samorządu Województwa Pomorskiego), opracowaniu planów zdjęciowych w wybranych lokalizacjach, opracowaniu scenograficznym lokalizacji a także podejmowaniu działań promocyjnych w trakcie powstawania filmu związanych z wizytami na planie filmowym, przekazywaniem materiałów z planu filmowego, informowaniem o filmie mediów. Zamówienie może zostać wykonane wyłącznie przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. Producent filmu jest jedynym podmiotem posiadającym wyłączne pełne prawa autorskie do realizowanego filmu fabularnego, a tym samym jako jedyny posiada dostęp do materiału filmowego oraz możliwość ingerowania w treść filmu poprzez wprowadzenie elementów promocyjnych. Z technicznego punktu widzenia tylko producent dysponuje środkami umożliwiającymi skuteczne i legalne wprowadzenie treści promocyjnych do scenariusza, materiału zdjęciowego i końcowego dzieła audiowizualnego. Zadanie wymaga ingerencji w proces produkcji filmu i zarządzania prawami do wykorzystania materiałów filmowych, co z obiektywnych przyczyn technicznych jest możliwe wyłącznie przez właściciela praw producenckich i autorskich. W związku z powyższym zamawiający nie może zlecić wykonania usługi innemu podmiotowi bez naruszenia integralności filmu oraz praw własności intelektualnej. Jednocześnie producent filmu jest wyłącznym podmiotem, który decyduje o sposobie promocji filmu, w tym promocji mecenasów i patronów filmu, w trakcie jego powstawania. Należy zwrócić również uwagę, że w przypadku świadczeń producenta filmu fabularnego, związanych z zamieszczaniem treści w materiale filmowym (opracowanie planów zdjęciowych w wybranych lokalizacjach, dobór scenografii, zamieszczenie znaków, które stanowić będą integralną część filmu) zamawiający ma do czynienia z usługą w zakresie działalności twórczej/artystycznej. Z tego względu dodatkowym uzasadnieniem udzielenie zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki jest przesłanka wynikającą z art. 214 ust. 1 pkt 2) ustawy Pzp, tj. w przypadku udzielenia zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej. Ustawa Pzp nie wprowadza własnej definicji pojęć „działalność twórcza" i „działalność artystyczna". Ustalając znaczenie tych pojęć należy posiłkować się normami prawnymi regulującymi obszar aktywności twórców i artystów, a zatem ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 24 ze zm.). Zgodnie z art. 1 tej ustawy przedmiotem prawa autorskiego jest utwór, tzn. każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Określenie „przejaw działalności twórczej” oznacza, że utwór powinien być uzewnętrznionym rezultatem działalności o charakterze kreacyjnym. Przesłanka ta jest spełniona w przypadku promocji województwa pomorskiego poprzez realizację filmu „Gdańsk”, ponieważ stanowi on nowy wytwór intelektualny. Oprócz przesłanki „oryginalności" w przypadku filmu możemy mówić także o indywidualnym charakterze tego obrazu, które to łącznie kwalifikują ten wytwór jako przedmiot prawa autorskiego. Ma on bowiem indywidualny charakter, co oznacza, że przy kształtowaniu formy oraz treści utworu twórca dokonał osobistego swobodnego wyboru i uporządkowania jego składników. Mając na względzie powyższe, w okolicznościach niniejszej sprawy, zasadnym jest skorzystanie przez zamawiającego z trybu udzielenia zamówień z wolnej ręki, zgodnie z treścią przepisu art. 214 ust. 1 pkt 1) oraz pkt 2) ustawy Pzp.

4.1Numer referencyjny

DAZ-Z.272.44.2025

4.2Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.4Rodzaj zamówienia

Usługi

4.5.1Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi polegającej na działaniach na rzecz promocji walorów historyczno – kulturowych oraz turystycznych województwa pomorskiego w związku
z produkcją filmu fabularnego pod roboczym tytułem „Gdańsk”.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia oraz w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego Zaproszenia.
3. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
4. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
5. Zamówienie nie zostało podzielone na części: udzielenie przedmiotu zamówienia jest możliwe jedynie jednemu Wykonawcy wyznaczonemu na twórcę filmu fabularnego, który odpowiada za całość działań związanych z realizacją filmu, w tym związane z nim usługi promocyjne. Usługa ma charakter kompleksowy, wszystkie jej elementy, mające na celu promocję województwa i jego walorów historyczno – kulturowych oraz turystycznych realizowane będą w związku z realizacją jednego dzieła.
Podział zamówienia na części byłby w tej sytuacji sztuczny i nieadekwatny do specyfiki przedmiotu zamówienia, w tym zapewnienia jednolitego nadzoru artystycznego, technicznego
i organizacyjnego nad całością przedsięwzięcia. Rozdzielenie zadań pomiędzy różnych wykonawców mogłoby skutkować brakiem spójności przekazu promocyjnego oraz utrudnieniami we współpracy i koordynacji działań.

4.5.3Główny kod CPV

79342200-5 - Usługi w zakresie promocji

5.1Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania

Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

7.1Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia

Nie

7.2Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy

Mikro przedsiębiorca

7.3Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

7.3.1Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

Studio Filmowe M&M Stolem Sp. z o. o.

7.3.2Krajowy Numer Identyfikacyjny

5833256660

7.3.3Ulica

Rusałki

7.3.4Miejscowość

Gdańsk

7.3.5Kod pocztowy

80-119

7.3.6Województwo

pomorskie

7.3.7Kraj

Polska

7.4Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?

Nie

8.1Data zawarcia umowy

2025-06-27

8.2Wartość umowy/umowy ramowej

500000 PLN

8.3Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

18 miesiące

8.4Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy