Organizacja i koordynacja wydarzeń z okazji 10-lecia linii PKM oraz działania informacyjno - promocyjne z nimi związane - z podziałem na 2 części.

Komunikacja w postępowaniu, w szczególności składanie ofert, wszelkich oświadczeń, wniosków, zawiadomień, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów między Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp, odbywa się przy użyciu Platformy, pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1111206

Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień informacji oraz dokumentów przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.


W uzasadnionych przypadkach, uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowienia@pkm-sa.pl (nie dotyczy składania ofert)

1.Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane winny być za pośrednictwem Platformy zakupowej za pomocą formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.
2.Platforma umożliwia złożenie oferty bez zakładania konta.
3. Wykonawca nie posiadający konta na Platformie ma obowiązek potwierdzić, do czasu zakończenia terminu składania ofert, adres mailowy podany w formularzu, poprzez kliknięcie w link aktywacyjny wysłany w mailu potwierdzającym złożenie oferty. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować odrzuceniem oferty przez Zamawiającego, gdyż kontakt z Wykonawcą nie będzie uwierzytelniony.
4. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.
5. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z Platformy dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu Platformy znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.
6.Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego: Platforma zakupowa, tel. + 48 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Pomorska Kolej Metropolitalna S.A.
ul. Budowlanych 77, 80-298 Gdańsk, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000365210, NIP: 583-310-36-72, REGON: 221037360, tel. 58 350 11 00, sekretariat@pkm-sa.pl;
2. W PKM S.A. powołano Inspektora Ochrony Danych (IOD). Kontakt do IOD: adres e-mail: iod@pkm-sa.pl lub na adres siedziby Administratora;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Organizacja i koordynacja wydarzeń z okazji 10-lecia linii PKM oraz działania informacyjno - promocyjne z nimi związane - z podziałem na 2 części”oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego;
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty, z którymi Administrator zawarł stosowne umowy w zakresie np. usług informatycznych, prawnych, archiwizacyjnych, doradczych oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. banki, sądy, organy ścigania lub instytucje państwowe, gdy wystąpią z żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą też osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia obowiązującego nas okresu archiwizacji;
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. Posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratorów ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9. Nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
10. Jednocześnie przypominamy o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO

Część nr 1 - Organizacja i koordynacja wydarzeń z okazji 10-lecia linii PKM wraz z towarzyszącą im kampanią informacyjno-promocyjną w mediach.

1) Przedmiotem zamówienia w Części nr 1 jest zorganizowanie Dnia Otwartego PKM z okazji 10 rocznicy uruchomienia nowej linii kolejowej na Pomorzu oraz przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej tego wydarzenia w mediach.
2) W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca ma zorganizować i zapewnić kompleksową obsługę wydarzeń organizowanych z okazji 10-lecia funkcjonowania linii Pomorskiej Kolei Metropolitalnej. Wydarzenie odbędzie się na terenie siedziby PKM SA w Gdańsku Matarni. Przewidywanym terminem Wydarzenia jest dzień 6 września 2025 r. (sobota), w godz. 9:00-15:00
3) Zakres zamówienia obejmuje:
1.1.Opracowanie Scenariusza Dnia Otwartego PKM z okazji 10-lecia linii kolejowej;
1.2.Zorganizowanie Wydarzenia zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego Scenariuszem;
1.3.Koordynację wydarzeń towarzyszących, odbywających się w tym samym dniu (foto spacer, przejazdy pociągu specjalnego SKM, audycja i koncert Radia Gdańsk);
1.4.Przygotowanie oprawy graficznej wydarzenia (plakaty, banery, itp.) spójnej z kampanią informacyjno-promocyjną;
1.5.Przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej w mediach zapowiadającej ww. wydarzenia oraz podsumowującej 10 lat PKM.

Część nr 2 - Usługi fotograficzne i wideo związane z obchodami 10-lecia linii PKM.
1)Przedmiotem zamówienia w Części nr 2 jest realizacja materiałów wideo dotyczących działalności Pomorskiej Kolei Metropolitalnej, obsługa fotograficzna i wideo wydarzenia 10-lecia linii PKM i organizacja z tej okazji wydarzeń, kierowanych do miłośników kolei.
2)W ramach przedmiotu zamówienia w Części nr 2 Wykonawca ma zapewnić kompleksową obsługę fotograficzną i wideo, w związku z obchodami 10-lecia funkcjonowania linii Pomorskiej Kolei Metropolitalnej.
3)Zakres zamówienia obejmuje:
1.1.Produkcję filmu podsumowującego 10-lecie linii PKM;
1.2.Produkcję nowego filmu promocyjnego PKM;
1.3.Obsługę fotograficzną i wideo Dnia Otwartego z okazji 10-lecia linii PKM,;
1.4.Organizację fotospaceru podczas dnia otwartego z okazji 10-lecia linii PKM.
1.5.Organizację warsztatów fotografii mobilnej podczas dnia otwartego z okazji 10-lecia linii PKM

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale V SWZ oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:
zdolności technicznej lub zawodowej:
Dotyczy części nr 1:
1.Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat (liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 2 (dwie) usługi w zakresie promocji lub marketingu lub realizacji kampanii promocyjnej produktu/ów lub miejsca lub wydarzenia o minimalnej wartości (brutto) 75 000 zł każda.
Uwaga:
i.W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższy warunek musi spełniać w całości przynajmniej jeden z Wykonawców, i który zrealizuje usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
ii.Jeżeli Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych innego podmiotu, w myśl art. 118 ustawy Pzp, powyższy warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli spełnia go w całości ten podmiot.
iii.W przypadku, gdy za wykonane przez Wykonawcę usługi rozliczenie nastąpiło w innej niż w PLN walucie, Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w niniejszym postępowaniu zobowiązany jest do przeliczenia wartości wykonanych kampanii przyjmując średni kurs złotego w stosunku do walut obcych określony w tabeli kursów średnich walut obcych Narodowego Banku Polskiego opublikowanych na dzień zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ na stronie Zamawiającego.
oraz
2.Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że będzie dysponował co najmniej czterema (4) osobami, które będą brały udział w realizacji zamówienia z których:
1)co najmniej jedna (1) osoba, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, była odpowiedzialna za przygotowanie kreacji kampanii promocyjnych lub miejsca lub produktu/ów lub wydarzenia;
2)co najmniej jedna (1) osoba, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, była odpowiedzialna za realizację kampanii promocyjnej miejsca lub produktu/ów lub wydarzenia w prasie lub mediach elektronicznych lub na nośnikach reklamy zewnętrznej;
3)co najmniej dwie (2) osoby, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, były odpowiedzialne za organizację lub realizację otwartego wydarzenia plenerowego, w ramach którego odbywały się animacje i inne formy aktywacji uczestników.
Uwaga:
i. Zamawiający dopuszcza, aby jedna osoba pełniła więcej niż jedną funkcję, o ile spełnia wymagania stawiane osobom przewidzianym do pełnienia tych funkcji.
ii. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w/w warunek udziału w postępowaniu może zostać spełniony łącznie.


Dotyczy części nr 2:
1.Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat (liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie:
1) co najmniej 3 (trzy) usługi w zakresie wideo i foto promocji wydarzenia o minimalnej wartości (brutto) 20 000 zł każde;
oraz
2) co najmniej 3 (trzy) usługi w zakresie produkcji filmów promocyjnych z wykorzystaniem ujęć z drona, o minimalnej wartości (brutto) 5 000 zł każde.
Uwaga:
i.W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w/w warunek udziału w postępowaniu może zostać spełniony łącznie przez wykonawców, którzy zrealizują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane, z zastrzeżeniem, że warunek w poszczególnym danym punkcie (każdym punkcie), tj. 1) i 2), musi spełniać w całości co najmniej jeden z tych Wykonawców;
ii.W przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotu udostępniającego zasoby, w myśl art. 118 ustawy Pzp, warunek w poszczególnym danym punkcie (każdym punkcie), tj. 1) i 2) musi spełniać w całości podmiot udostępniający zasoby.
oraz
2. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że będzie dysponował co najmniej czterema (4) osobami, które będą brały udział w realizacji zamówienia z których:
1)co najmniej jedna (1) osoba, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, była odpowiedzialna za realizację ujęć filmowych w ramach promocji wydarzenia;
2)co najmniej jedna (1) osoba, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, była odpowiedzialna za realizację ujęć filmowych dronem i posiada uprawnienia do wykonywania lotów bezzałogowymi statkami powietrznymi w kategorii szczególnej;
3)co najmniej jedna (1) osoba, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, była odpowiedzialna za przeprowadzenie warsztatów fotografii i przynajmniej podstawowej postprodukcji zdjęć;
4)co najmniej jedna (1) osoba, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, była odpowiedzialna za montaż i postprodukcję materiałów wideo na potrzeby promocji wydarzenia.
Uwaga:
i.Zamawiający dopuszcza, aby jedna osoba pełniła więcej niż jedną funkcję, o ile spełnia wymagania stawiane osobom przewidzianym do pełnienia tych funkcji.
ii.W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w/w warunek udziału w postępowaniu może zostać spełniony łącznie.

1.wykaz usług, wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości, dat wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy - wg załączonego wzoru - Załącznik nr 4 do SWZ;
Uwaga:
Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonanych wspólnie z innymi Wykonawcami, powyższy wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.
2.wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - wg załączonego wzoru - Załącznik nr 5 do SWZ.

Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą, jako przedmiotowy środek dowodowy oraz w celu przyznania punktów w ramach kryterium oceny ofert, które zostały określone w Rozdziale XVI SWZ:

W ramach Części 1 - Wstępną koncepcję kampanii promocyjnej i organizacji Dnia Otwartego, jako załącznik nr Załącznik nr 2 do Oferty dla Części nr 1.
Wymagania wobec zakresu tego dokumentu Zamawiający szczegółowo opisane zostały w Rozdziale XVI SWZ.
Wstępna koncepcja kampanii promocyjnej i organizacji Dnia Otwartego w szczególności zawierać powinna:
a) Proponowany Scenariusz Dnia Otwartego - wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Oferty;
b) Projekty proponowanej oprawy graficznej Wydarzenia, w zakresie opisanym w Rozdziale XVI.

W ramach Części 2 - Proponowany Scenariusz produkcji filmów, jako Załącznik nr 2 do oferty dla Części nr 2.
Scenariusz filmu podsumowującego 10 lat funkcjonowania linii PKM oraz scenariusz nowego filmu prezentującego PKM szczególności zawierać powinny:
a) Plan ujęć i dokładny opis każdego ujęcia w formie opisu czasowego,
b) Skrypt tekstu zawartego w filmie i/lub nagranego jako „voice over”.

Uwaga!
a. Wymagania dot. sposobu sporządzenia oraz zawartości powyższych dokumentów określone zostały w Rozdziale XVI SWZ.
b. Zamawiający informuje, iż dokumenty, o których mowa powyżej, muszą potwierdzać zgodność oferowanego przez Wykonawcę Przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego postawionymi w OPZ i SWZ.

W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru.
1.Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskaże dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.
2.W przypadku Wykonawców krajowych, figurujących w Krajowym Rejestrze Sądowym lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Zamawiający samodzielnie pobierze odpis lub informację.
3.Jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa powyżej, Zamawiający żąda od Wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. W przypadku, o którym mowa powyżej, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VI ust. 1 niniejszej SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to ma potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu (jeżeli dotyczy), brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
4. Wykonawcy, o których mowa powyżej, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
5. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by wiązała wszystkich wykonawców występujących wspólnie.
6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie (art. 117 ust. 4 uPzp), z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy – Załącznik nr 1d do SWZ.