Świadczenie kompleksowych usług w związku z organizacją konferencji naukowej „XXV Ogólnopolska Konferencja Inżynierii Chemicznej i Procesowej” w Krakowie dla 250 osób w terminie 20-23.09.2026 r.

1. W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://pk.ezamawiajacy.pl .
2. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.
3. Na Platformie postępowanie prowadzone jest pod nazwą: „Świadczenie kompleksowych usług w związku z organizacją konferencji naukowej „25th Conference of Chemical and Process Engineering/XXV Ogólnopolska Konferencja Inżynierii Chemicznej i Procesowej” (zwanej dalej „Konferencją”) w Krakowie dla 250 osób w terminie 20-23.09.2026 r.”– znak sprawy: KA-2/003/2025.
4. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://oneplace.marketplanet.pl/regulamin oraz uznaje go za wiążący.
5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie.
6. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.
7. Ilekroć w niniejszej SWZ jest mowa o:
a) podpisie zaufanym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j Dz.U. z 2023 r. poz. 57);
b) podpisie osobistym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa w art. z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (t.j Dz.U. z 2022 r. poz. 67).
8. Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
a) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES;
b) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx, .xml) zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES;
c) do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zaleca się stosowanie algorytmu SHA-2 (lub wyższego).
9. Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy zakupowej:
a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
b) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej,
c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2,
d) włączona obsługa JavaScript,
e) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
Szczegóły w pkt 13 SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług w związku z organizacją konferencji naukowej „25th Conference of Chemical and Process Engineering/XXV Ogólnopolska Konferencja Inżynierii Chemicznej i Procesowej" w Krakowie dla 250 osób w terminie 20-23.09.2026 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera pkt 3 SWZ. Warunki realizacji zamówienia zawiera Projekt umowy - załącznik nr 5 do SWZ.

Zamawiający, na podstawie art. 112 ustawy Pzp określa następujące warunki udziału w postępowaniu:
1 Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca ma wykazać w sposób szczególny.
2 Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca ma wykazać w sposób szczególny.
3 Sytuacja ekonomiczna lub finansowa
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca ma wykazać w sposób szczególny.
4 Zdolność techniczna lub zawodowa
Wykonawca winien wykazać, że posiada wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia. Warunek będzie spełniony, jeżeli Wykonawca zrealizował z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje) należycie co najmniej 2 (dwie) usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, tj. usługom polegającym na kompleksowej obsłudze wydarzeń o charakterze konferencyjnym, przy czym wartość każdego z zamówień musi stanowić minimalnie 200.000,00 zł brutto (słownie: dwieście tysięcy złotych brutto).
Zamawiający przez kompleksową obsługę wydarzeń o charakterze konferencyjnym rozumie usługi polegające na organizacji, co najmniej dwudniowej konferencji lub/i seminarium lub/i sympozjum lub/i kongresu dla minimum 100 osób, obejmujące swym zakresem kompleksowe zapewnienie obsługi techniczno-logistycznej wydarzenia oraz usług noclegowych i gastronomicznych.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu:
1 Wykaz usług
Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
Edytowany wzór wykazu stanowi załącznik nr 6 do SWZ.

1. Zamawiający wymaga i będzie żądał złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z określonymi przez Zamawiającego wymaganiami, cechami lub kryteriami tj.: potwierdzenia dokonanych rezerwacji w miejscach świadczenia usług.
2. Potwierdzenie rezerwacji musi spełniać następujące wymagania:
a) nazwa i adres obiektu,
b) daty rezerwacji tj. okres, na który zarezerwowany jest hotel i obiekt odpowiadający okresowi określonemu w SWZ.
3. Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający nie będzie wzywał do ich złożenia lub uzupełnienia.

Oferta powinna być sporządzona przez Wykonawcę według treści postanowień niniejszej SWZ oraz według treści formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej SWZ, w szczególności oferta winna zawierać:
a) wypełniony formularz ofertowy– załącznik nr 2 do SWZ
b) potwierdzenia dokonanych rezerwacji w miejscach świadczenia usług jako przedmiotowy środek dowodowy
c) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w zakresie wskazanym przez Zamawiającego - załącznik nr 3 do SWZ
d) jeśli dotyczy – zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów (załącznik nr 4 do SWZ)
a) jeśli dotyczy – oświadczenie podmiotu trzeciego o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w zakresie wskazanym przez Zamawiającego - załącznik nr 3A do SWZ
b) jeśli dotyczy – oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – wzór stanowi załącznik nr 7 do SWZ
c) jeśli dotyczy – pełnomocnictwo lub inny dokument, z którego wynika prawo do podpisania oferty oraz innych dokumentów składanych wraz z ofertą , a w przypadku podmiotów występujących wspólnie, pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu, winno być podpisane przez upoważnionych przedstawicieli każdego z podmiotów występujących wspólnie.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać w szczególności wskazanie:
1) postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy;
2) wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;
3) ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
3. W odniesieniu do warunków określonych w pkt 6 SWZ, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi do realizacji których te zdolności są wymagane. Warunek udziału w postępowaniu musi spełniać samodzielnie co najmniej 1 Wykonawca.
4. W przypadku, o którym mowa w pkt.3, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SWZ), z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
5. W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia zamawiający bada, czy nie zachodzą podstawy wykluczenia wobec każdego z tych wykonawców.
6. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument ”Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału”, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

Świadczenie kompleksowych usług w związku z organizacją konferencji naukowej „25th Conference of Chemical and Process Engineering/XXV Ogólnopolska Konferencja Inżynierii Chemicznej i Procesowej” w Krakowie dla 250 osób w terminie 20-23.09.2026 r. 2. Wykonawca zobowiązany jest wykonać zamówienie z uwzględnieniem wymagań w zakresie dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami, w szczególności z uwzględnieniem obowiązków wynikających z art. 6 Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1062, z późn. zm.) w zakresie dostępności architektonicznej. 3. Miejsce realizacji – Kraków (hotel, w którym organizowana będzie Konferencja, usytuowany w ścisłym centrum miasta Krakowa, w odległości do 5 km od dworca kolejowego Kraków Główny) oraz miejsce realizacji uroczystego bankietu, oddalonego maksymalnie 25 km od hotelu, w którym organizowana będzie Konferencja. 4. Zamówienie musi zostać zrealizowane w terminie w dniach 20-23.09.2026 r. z zastrzeżeniem strony internetowej, która powinna być uruchomiona najpóźniej z dniem 20.11.2025 r. Umowa będzie obowiązywać od dnia jej zawarcia do dnia 23.09.2026 r. 5. Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający nie będzie wzywał do ich złożenia lub uzupełnienia.