Wynajem sali wraz z zapewnieniem serwisu kawowego oraz posiłków podczas zajęć dydaktycznych w mieście Kępno

1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych z psychologiem, doradcą zawodowym oraz radcą prawnym wraz z zapewnieniem serwisu kawowego oraz posiłków dla uczestników projektu „Skuteczne wsparcie 2025-2027”.
2. Najem sali na potrzeby zajęć dydaktycznych zlokalizowany będzie na terenie miasta Kępno, w Powiecie Kępińskim, w Województwie Wielkopolskim.
3. Budynek, w którym znajduje się sala przeznaczona za zajęcia dydaktyczne musi być dostępny dla osób z niepełnosprawnościami. W przypadku położenia sali na piętrze, budynek musi być wyposażony w windę lub podjazd dla osób z niepełnosprawnościami. Przy budynku powinien znajdować się parking.
4. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia klimatyzowanej i odpowiednio oświetlonej sali do wyłącznej dyspozycji uczestników projektu. Sala powinna mieścić swobodnie 17 osób (15 uczestników projektu, w tym osobę poruszającą się na wózku, wykładowcę oraz przedstawiciela Zamawiającego). Sala powinna być wyposażona w dostęp do sieci energetycznej zapewniającej podłączenie laptopa i stolik pod sprzęt multimedialny. Toalety powinny być usytuowane w niewielkiej odległości od sali szkoleniowej.
5. Sala, w której odbywać się będą zajęcia dydaktyczne nie może posiadać barier architektonicznych, które utrudniałyby poruszanie się w niej osobom z niepełnosprawnościami.
6. W ramach przedmiotu zamówienia, Wykonawca zapewnia uczestnikom projektu podczas zajęć dydaktycznych poczęstunek, na który składa się:
1) serwis kawowy, tj. gorąca woda podana w warniku, kawa parzona oraz kawa rozpuszczalna podana w pojemniku do samodzielnego zaparzenia, herbata w torebkach (każda w osobnym opakowaniu papierowym) – różne rodzaje, w tym czarna, zielona, owocowa, cukier biały trzcinowy, cytryna w plasterkach, śmietanka/mleko do kawy,
2) woda mineralna niegazowana i gazowana – 300 ml na uczestnika projektu, podaną w szklanym dzbanku,
3) świeże owoce filetowane 100 gram na uczestnika projektu,
4) ciasto co najmniej dwa rodzaje, dwa kawałki na uczestnika projektu,
7. Poczęstunek przygotowany będzie przed rozpoczęciem zajęć dydaktycznych i uzupełniany w trakcie dania.
8. Wykonawca zapewnia również uczestnikom projektu gorący posiłek, przez który należy rozumieć dwudaniowy posiłek typu obiadowego zawierający co najmniej następujący litraż oraz gramaturę:
1) Pierwsze danie:
a) 350 ml pożywnej zupy gotowanej na wywarze mięsnym lub warzywnym,
2) Drugie danie:
a) 120 gramów mięsa, ryby (waga po przetworzeniu),
b) 200 gramów ziemniaków, gotowanej kaszy, ryżu lub makaronu,
c) 150 gramów surówki, jarzyn lub warzyw gotowanych,
3) Napój:
a) 250 mililitrów.
9. Posiłki przygotowywane będą od obróbki wstępnej do dań gotowych w dniu ich wydania, według zasad racjonalnego żywienia, sporządzone z pełnowartościowych produktów. Kaloryczność posiłków będzie zgodna z normami ustalonymi przez Instytut Żywienia i Żywności dla osób dorosłych.
10. Przygotowywanie posiłków odbywać się będzie zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2023 r. poz. 1448) i aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie oraz w oparciu o obligatoryjny system zapewnienia bezpieczeństwa zdrowotnego żywności, na który składa się:
1) GMP – Dobra Praktyka Produkcyjna,
2) GHP – Dobra Praktyka Higieniczna,
3) HACCP – Analiza Zagrożeń i Krytyczny Punkt Kontrolny.
11. Wykonawca zapewni wszelkie wyposażenie niezbędnie do realizacji przedmiotu zamówienia, tj. sprzęty, zastawę oraz obsługę kelnerską oraz sprzątającą.
12. W zajęciach dydaktycznych będzie uczestniczyć łącznie 90 uczestników projektu, którzy zostaną podzieleni na 6 grup po 15 osób. Każda grupa będzie uczestniczy w zajęciach dydaktycznych przez 19 dni roboczych, kolejno po sobie następujących.
13. Przedmiot zamówienia realizowany będzie w następujących okresach:
1) marzec – kwiecień 2025 r.
2) lipiec 2025 r.
3) listopad – grudzień 2025 r.
4) marzec – kwiecień 2026 r.
5) lipiec – sierpień 2026 r.
6) październik – listopad 2026 r.
14. Szczegółowe terminy oraz harmonogramy zostaną przedstawione Wykonawcy po podpisaniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
15. Całkowita maksymalna i minimalna szacunkowa wielkość zamówienia na wynajem sali w godzinach od 8:00 do 16:00 wynosi:
1) 456 godziny w 2025 roku (19 dni x 8 godz. x 3 grupy).
2) 456 godziny w 2026 roku (19 dni x 8 godz. x 3 grupy).
16. Całkowita maksymalna i minimalna szacunkowa wielkość zamówienia na serwis kawowy z poczęstunkiem dostępny w godzinach od 8:00 do 16:00 wynosi:
1) 855 poczęstunków w 2025 roku (15 os. x 19 dni x 3 grupy),
2) 855 poczęstunków w 2026 roku (15 os. x 19 dni x 3 grupy).
17. Całkowita maksymalna i minimalna szacunkowa wielkość zamówienia na gorący posiłek na godz. 13:00 wynosi:
1) 855 posiłków w 2025 roku (15 os. x 19 dni x 3 grupy),
2) 855 posiłków w 2026 roku (15 os. x 19 dni x 3 grupy).
18. Rozliczenie za wynajem sali, przygotowany poczęstunek i gorący posiłek będzie dokonywane na podstawie liczby rzeczywiście zrealizowanych zamówień.
19. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia oraz pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone we wzorze umowy, na załączniku nr 6 do SWZ.