Usługi przygotowania i realizacji wydarzeń oraz aktywności Samorządu Województwa Wielkopolskiego w mediach społecznościowych w latach 2025-2026

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Województwo Wielkopolskie z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu

REGON 631257816

al. Niepodległości 34

Poznań

61-714

wielkopolskie

Polska

PL415 - Miasto Poznań

zamowienia@umww.pl

https://www.umww.pl/

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

Ogólne usługi publiczne

Zamówienia publicznego

Nie

Usługi przygotowania i realizacji wydarzeń oraz aktywności Samorządu Województwa Wielkopolskiego w mediach społecznościowych w latach 2025-2026

ocds-148610-1262875c-fbe3-45f1-9ff7-5431e10322ed

2025/BZP 00078466

01

2025-01-30

Tak

2024/BZP 00000539/11/P

1.3.50 Usługi przygotowania i realizacji wydarzeń oraz aktywności Samorządu Województwa Wielkopolskiego w mediach społecznościowych w latach 2025-2026

Nie

Nie

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

https://e-zp.umww.pl

Nie

Tak

W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem Systemu E-Zamówienia Publiczne Województwo Wielkopolskie z siedzibą UMWW w Poznaniu, (zwanego dalej Systemem e-ZP lub Systemem) dostępnego pod adresem: https://e-zp.umww.pl.
Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są przy użyciu: Systemu e-ZP dostępnego pod adresem: https://e-zp.umww.pl.
Ponadto wszelkie informacje dotyczące postępowania, w tym: zapytania i odpowiedzi dla Wykonawców, modyfikacje treści SWZ, informacje o wynikach postępowania, itp. będą zamieszczane w Systemie e-ZP.

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto w Systemie e-ZP. Rejestracja i korzystanie z Systemu e-ZP jest bezpłatne. Zaleca się rejestrację konta w Systemie e-ZP na adres email wskazany w formularzu ofertowym.
2. Użytkownik niezarejestrowany może jedynie przeglądać treści udostępniane w części publicznej Systemu. Jest to równoznaczne z tym, że użytkownicy niezarejestrowani nie posiadają dostępu do wszystkich
funkcjonalności systemu. Dokonując rejestracji Wykonawca akceptuje Regulamin korzystania z Systemu E-Zamówienia Publiczne Województwo Wielkopolskie z siedzibą UMWW w Poznaniu.
3. W Systemie e-ZP znajdują się także: instrukcja dla Wykonawcy (Instrukcja obsługi Systemu FINN E-Zamówienia Publiczne) oraz filmy instruktażowe - prezentujące podstawowe czynności dokonywane przez Wykonawców za pomocą Systemu (rejestracja, zadawanie pytań, złożenie oferty, wycofanie oferty). Instrukcja dostępna jest pod adresem: https://pomoc.e-zp.finn.pl.
4. Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych Systemu e-ZP:
1). Format kodowania treści w obrębie Systemu - UTF8,
2). Komunikacja pomiędzy przeglądarką Wykonawcy, a serwerem jest wykonywana przy użyciu bezpiecznego protokołu HTTPS,
3). Oznaczeniem czasu odbioru danych przez System jest data oraz dokładny czas (hh:mm:ss) - czas lokalny serwera synchronizowany odpowiednim źródłem czasu.
5. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu (tj. informacje dotyczące specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu przekazania danych):
1). stały dostęp do sieci Internet i minimalna prędkość połączenia internetowego nie mniejsza niż 512 kb/s,
2). zaktualizowana przeglądarka internetowa Chrome w wersji 77 i późniejsze lub Mozilla Firefox w wersji 63 i późniejsze,
3). system operacyjny Microsoft Windows 7 i późniejsze lub Apple mac iOS 10.14 i późniejsze, dystrybucje systemu Linux.
6. Złożenie oferty w trybie podstawowym poprzez System e-ZP wymaga posiadania przez Wykonawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.
7. Pliki można podpisać przed dołączeniem do Systemu za pomocą zewnętrznych narzędzi do podpisu lub po dołączeniu do Systemu e-ZP przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.
8. Korzystanie z wbudowanej w System e-ZP funkcjonalności składania podpisu elektronicznego (kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty, podpis zaufany) możliwe jest pod warunkiem, że system teleinformatyczny, z którego korzysta Wykonawca, wyposażony jest w jeden z poniższych komponentów:
• wirtualna maszyna Java firmy Oracle w wersji co najmniej 1.8.0_221 (Java SE JRE 8 Update 221)z obsługą technologii Java Web Start (JavaWS) lub
• wirtualna maszyna OpenJDK w wersji co najmniej 1.8.0_222 z zainstalowanym rozszerzeniem IcedTea Web Start.
9. Powyższe wymagania nie ograniczają możliwości korzystania przez Wykonawcę z zewnętrznego oprogramowania do składania podpisu elektronicznego,
a) kwalifikowany podpis elektroniczny (dopuszczalne formaty podpisów: PaDES - format.pdf, XaDES - pozostałe formaty),
b) podpis zaufany,
c) podpis osobisty.
10. Zamawiający zaleca składanie ww. plików w formacie pdf.
11. Maksymalny rozmiar przesyłanych plików oferty w trybie podstawowym oraz wiadomości wynosi 150 MB.
12. W zależności od formatu podpisu: Podpis kwalifikowany (PAdES, XAdES), podpis osobisty (XAdES), podpis zaufany (PAdES, XAdES) i jego typu (zewnętrzny, otaczający) Wykonawca dołącza do Systemu e-ZP uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z podpisem (typ otaczający).

Nie

Nie dotyczy

polski

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
a) Administratorem danych osobowych jest Województwo Wielkopolskie z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu przy al. Niepodległości 34, 61-714 Poznań, e-mail: kancelaria@umww.pl, fax 61 626 69 69, adres skrytki urzędu na platformie ePUAP: /umarszwlkp/SkrytkaESP.
b) W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem ochrony danych osobowych, listownie pod adresem administratora danych, lub elektronicznie poprzez skrytkę elektroniczną ePUAP:/umarszwlkp/SkrytkaESP lub e-mail: inspektor.ochrony@umww.pl.
c) Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia, zawarcia i rozliczenia umowy oraz w celu archiwizacji, a w przypadku dofinansowania ze środków unijnych w celu monitoringu, sprawozdawczości i kontroli.
d) Państwa dane oferentów będą ujawnione:
i. podmiotom świadczącym usługi, na rzecz administratora danych, na podstawie zawartych umów dotyczących: serwisu i wsparcia systemów informatycznych, utylizacji dokumentacji niearchiwalnej, przekazywania przesyłek pocztowych,
ii. w ramach postępowania w oparciu o przepisy prawa w szczególności przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych,
iii. w oparciu o przepisy ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej,
iv. w oparciu o przepisy właściwe dla instytucji kontrolnych wobec Zamawiającego,
v. podmiotom dokonującym badań i kontroli na zlecenie UMWW w związku z dofinansowaniem ze środków unijnych.
e) Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia lub dłużej tj. przez okres obowiązywania umowy chyba, że niezbędny będzie dłuższy okres przechowywania, z uwagi na dochodzenie roszczeń lub inny obowiązek wymagany przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
f) Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego - konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
g) Przetwarzane dane osobowe nie będą służyły do podejmowania zautomatyzowanych decyzji oraz profilowania, stosowanie do art. 22 RODO oraz nie będą przekazywane poza EOG i organizacji międzynarodowych.

Osobie, której dane osobowe są przetwarzane w ramach postępowania o zamówienie publiczne przysługuje:
a) Na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących. W przypadku skorzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO, zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia,
b) Na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników),
c) Na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii
Europejskiej lub państwa członkowskiego). Prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania. W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO. Udostępnianie protokołu postępowania lub załączników do tego protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia. Ograniczenia zasady jawności, o
których mowa w powyżej i art. 18 ust. 3–6 ustawy Pzp stosuje się odpowiednio,
d) Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,
e) Ponadto osobie, której dane dotyczą nie przysługuje: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na
podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Nie

BKZ-I.272.8.2024

Usługi

Nie

Nie

Nie

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie koncepcji oraz przeprowadzenie usług przygotowania i realizacji wydarzeń oraz aktywności Samorządu Województwa Wielkopolskiego w mediach społecznościowych na trzech profilach na Facebooku, dwóch profilach na Instagramie i jednym kanale You Tube:
• Oficjalny fanpage Marszałka Województwa Wielkopolskiego Marka Woźniaka: https://www.facebook.com/MarszalekMarekWozniak
• Oficjalny fanpage Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego: https://www.facebook.com/umwwpl
• Oficjalny fanpage o Wielkopolsce:
https://www.facebook.com/WielkopolskaTej
• Oficjalny profil Marszałka Województwa Wielkopolskiego Marka Woźniaka na Instagramie: https://www.instagram.com/marszalekmarekwozniak
• Oficjalny profil o Wielkopolsce na Instagramie: https://www.instagram.com/wielkopolskatej
• Oficjalny kanał na You Tube pod nazwą „Wielkopolska ZOOM”: https://www.youtube.com/c/WielkopolskaZOOM

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ – szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ).

79341400-0 - Usługi prowadzenia kampanii reklamowych

79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

Nie

24 miesiące

Nie

Nie

Punktowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

30,00

inne.

Jakość kampanii

50,00

inne.

Skuteczność kampanii

20,00

Nie

Nie

Tak

1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, określone przez Zamawiającego zgodnie z art. 112 ust. 2 ustawy dotyczące:
Zdolności technicznej lub zawodowej (art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp) Zamawiający określa minimalne warunki dotyczące:
1.1. Doświadczenia Wykonawcy:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie co najmniej:
a. jedną usługę polegającą na prowadzeniu i zarządzaniu mediami społecznościowymi (co najmniej Facebook, Instagram oraz You Tube) na rzecz zamawiającego publicznego, o którym mowa w art. 4 ustawy Pzp, o wartości nie mniejszej niż 300 000,00 zł brutto,
oraz
b. jedną usługę polegającą na prowadzeniu i zarządzaniu mediami społecznościowymi (co najmniej Facebook, Instagram i You Tube), o wartości nie mniejszej niż 350 000,00 zł brutto.
oraz
c. jedną usługę polegającą na produkcji wraz z montażem filmu/spotu reklamowego o wartości nie mniejszej niż 20 000,00 zł brutto.
Uwaga:
Zamawiający nie dopuszcza, aby wykonawca w celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu w pkt a. oraz pkt b. wykazał realizację tej samej usługi.
Jeżeli Wykonawca w ramach realizacji usługi, o której mowa w pkt a. lub pkt b. realizował usługę, o której mowa w pkt c, w celu potwierdzenia spełnienia warunku, o którym mowa w pkt c., może wykazać tę usługę, wskazując jaka była wartość produkcji wraz z montażem filmu/spotu reklamowego.

1.2. Kwalifikacji zawodowych/doświadczenia osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia zespół osób w skład, którego wchodzą następujący specjaliści:
a) Dyrektor kreatywny, który posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie planowania, opracowywania, koordynowania, budżetowania i nadzorowania prac związanych z procesem kreacji w zakresie realizacji strategii reklamowej i marketingowej, i realizował co najmniej
3 projekty związane z przygotowaniem i realizacją kampanii w mediach społecznościowych o zasięgu co najmniej ogólnopolskim;
b) Analityk, który posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie planowania i realizacji strategii z wykorzystaniem co najmniej 3 ze wskazanych narzędzi: reklam Google Ads, Facebook, Facebook Ads, YouTube, TV i narzędzi Google Analytics, i realizował co najmniej 3 projekty związane z przygotowaniem i realizacją kampanii w mediach społecznościowych o zasięgu co najmniej ogólnopolskim;
c) Specjalista ds. SoMe, który posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w obszarze Social Media, tj. był odpowiedzialny za planowanie, realizację i raportowanie komunikacji na Facebooku i/lub Instagramie i/lub YouTube, oraz przygotowywał i prowadził co najmniej 3 kampanie w mediach społecznościowych oraz był odpowiedzialny za planowanie, realizację i raportowanie kampanii płatnych online SEM/ SEO/ Facebook Ads i/lub Google Ads i/lub Google Analytics, oraz przygotowywał i prowadził co najmniej 3 kampanie płatne online;
d) Specjalista ds. video, który posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w obszarze zarządzania realizacją i montażem materiałów video, tj. był odpowiedzialny za planowanie realizacji materiałów video, oraz zrealizował co najmniej 2 materiały video (filmowe i/lub reklamowe);
e) Graphic designer, który posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie jako Graphic Designer, tj. był odpowiedzialny za przygotowanie projektów graficznych do kanałów online i offline i posługuje się biegle programami pakietu Adobe: InDesign i/lub Illustrator i/lub Photoshop i/lub Adobe XD, oraz był odpowiedzialny za tworzenie grafik dla co najmniej 3 kampanii reklamowych;
Uwaga:
Zamawiający dopuszcza łączenie funkcji - maksymalnie 2 funkcji przez 1 osobę, spośród ww. wymienionych, pod warunkiem, że osoba ta spełnia łącznie wymagania w zakresie kwalifikacji.

Tak

W celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający wymaga przedstawienia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1. wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. 5 ust. 5.1 pkt 5.1.1. SWZ, zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ (składane na wezwanie Zamawiającego przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona).
2. wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego /wykaz doświadczenia zespołu specjalistów/, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. 5 ust. 5.1 pkt 5.1.2. SWZ, zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ (składane na wezwanie Zamawiającego przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona).

Na potwierdzenie, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą koncepcji działań w mediach społecznościowych - zgodnie z opisem zawartym w rozdz. IV SOPZ (zał. nr 4 do SWZ) oraz wg rozdz. 15 pkt 15.2 SWZ.
Koncepcja działań w mediach społecznościowych podlega ocenie w kryterium oceny ofert „jakość usługi” szczegółowo opisanym w rozdz. 15 pkt 15.2. SWZ. Niezałączenie do oferty, bądź niepodpisanie przedmiotowej Koncepcji, skutkować będzie odrzuceniem oferty.
Szczegółowe informacje dot. przedmiotowych środków dowodowych zostały określone w rozdz. 9 SWZ

Nie

1. Formularz ofertowy zgodny z załącznikiem nr 1 do SWZ,
2. Dokumenty potwierdzające uprawnienia osób podpisujących ofertę Wykonawcy do działania w jego imieniu (w tym także pełnomocnictwo), o ile uprawnienia te nie wynikają z dokumentów rejestrowych,
3. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ, (o czym mowa w pkt 5.5 niniejszego ogłoszenia)
4. Przedmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdz. 9 SWZ ( o czym mowa w pkt 5.8 niniejszego ogłoszenia) ,
5. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby – o ile zachodzi,
6. Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, o którym mowa w pkt 8.4.3. SWZ – o ile zachodzi.

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Tak

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy (PPU), stanowiących załącznik nr 3 do SWZ.

Nie

2025-02-11 10:00

Ofertę należy złożyć poprzez system e-ZP. O terminie złożenia oferty decyduje czas wygenerowania Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia (UPP) w Systemie e-ZP.

2025-02-11 10:30

do 2025-03-12