Pośrednictwo w sukcesywnej dostawie biletów lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwo wizowe.

1.1.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT CHEMII FIZYCZNEJ PAN

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000326049

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: ul. Marcina Kasprzaka 44/52

1.4.2.) Miejscowość: Warszawa

1.4.3.) Kod pocztowy: 01-224

1.4.4.) Województwo: mazowieckie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.4.7.) Numer telefonu: 223433069

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@ichf.edu.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ichf.edu.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-88951fa6-f5af-40c4-b9a8-e1cd8b4dcff0

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00607291

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-12-17

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2024/BZP 00479229

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Pośrednictwo w sukcesywnej dostawie biletów lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwo wizowe.

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest: sukcesywna dostawa biletów lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwo wizowe.
Przy realizacji usług objętych niniejszym postępowaniem Wykonawca zobowiązany jest do:
- przyjęcia zleceń do realizacji w następujący sposób: telefonicznie, faxem, e-mailem;
- dokonania optymalnego wyboru przewoźnika oraz trasy pod względem ceny i czasu trwania podróży (przedstawienia Zamawiającemu co najmniej dwóch opcji związanych z jedną podróżą);
- przedstawienia informacji zwrotnej o połączeniach w ciągu 2 godzin od momentu zgłoszenia zapytania;
- wyznaczenia minimum jednej osoby do współpracy z Zamawiającym, odpowiedzialnej za realizację niniejszej umowy;
- dowozu biletów tradycyjnych, wraz z fakturą za nie, do siedziby Zamawiającego (bez odrębnego wynagrodzenia);
- bilety powinny być dostarczone do siedziby Zamawiającego w dniu zgłoszenia zlecenia do godz. 15:00, przy zgłoszeniu zlecenia do godz. 11:00, a jeżeli zgłoszenie zlecenia nastąpi po godz. 11:00 – to w dniu następnym do godz. 12:00;
- wyrażenia zgody na porównywanie cen biletów oferowanych przez Wykonawcę z cenami oferowanymi przez inne biura. W przypadku stwierdzenia większej niż 10% różnicy w cenie biletu w stosunku do cen w innym biurze na to samo połączenie Wykonawca jest zobowiązany do zakupienia danego biletu w firmie tańszej wskazanej przez Zamawiającego bez naliczania opłaty transakcyjnej.
- realizacja odwołań (reklamacji) do linii lotniczych i innych przewoźników, (dokumentacja będzie kierowana bezpośrednio do Wykonawcy);
- dostarczenia do Zamawiającego odpowiednich wniosków wizowych;
- pomoc w wypełnianiu i odbiór od Zamawiającego wypełnionych wniosków wizowych wraz z paszportem osoby występującej o wizę;
- złożenie wniosku wizowego wraz z paszportem w stosownej ambasadzie;
- wnoszenie w imieniu Zamawiającego opłat wizowych a następnie refakturowanie wniesionej opłaty;
- odbiór z ambasady wizy i paszportu osoby o nią występującej i dostarczenie kompletu dokumentów do Zamawiającego, wraz z fakturą za wizę.
Bilety lotnicze stanowią około 95% wartości zamówienia, kolejowe około 4%, wizy stanowią około 1% zamówienia.

3.9.) Główny kod CPV: 63500000-4 - Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej

4.1.) Data zawarcia umowy: 2024-11-26

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

24 miesiące

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): WHY NOT TRAVEL ZAŁOGA NASTERNAK SPÓŁKA KOMANDYTOWA

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 8133380514

4.3.3.) Ulica: KIELNAROWA 108A

4.3.4.) Miejscowość: TYCZYN

4.3.5.) Kod pocztowy: 36-020

4.3.6.) Województwo: podkarpackie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 620000 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2024/BZP 00622449/01

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-12-04

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 620000 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy