Pośrednictwo w sukcesywnej dostawie biletów lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwo wizowe.

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT CHEMII FIZYCZNEJ PAN

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000326049

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Marcina Kasprzaka 44/52

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 01-224

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 223433069

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@ichf.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ichf.edu.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

ichf.logintrade.net

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Prowadzenie badań naukowych

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Pośrednictwo w sukcesywnej dostawie biletów lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwo wizowe.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-88951fa6-f5af-40c4-b9a8-e1cd8b4dcff0

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00622449

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-11-28

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00207435/06/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Pośrednictwo w sukcesywnej dostawie biletów lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwo wizowe.

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00479229

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

4.1.) Numer referencyjny: ZP.2402.6.2024

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest: sukcesywna dostawa biletów lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwo wizowe.
Przy realizacji usług objętych niniejszym postępowaniem Wykonawca zobowiązany jest do:
- przyjęcia zleceń do realizacji w następujący sposób: telefonicznie, faxem, e-mailem;
- dokonania optymalnego wyboru przewoźnika oraz trasy pod względem ceny i czasu trwania podróży (przedstawienia Zamawiającemu co najmniej dwóch opcji związanych z jedną podróżą);
- przedstawienia informacji zwrotnej o połączeniach w ciągu 2 godzin od momentu zgłoszenia zapytania;
- wyznaczenia minimum jednej osoby do współpracy z Zamawiającym, odpowiedzialnej za realizację niniejszej umowy;
- dowozu biletów tradycyjnych, wraz z fakturą za nie, do siedziby Zamawiającego (bez odrębnego wynagrodzenia);
- bilety powinny być dostarczone do siedziby Zamawiającego w dniu zgłoszenia zlecenia do godz. 15:00, przy zgłoszeniu zlecenia do godz. 11:00, a jeżeli zgłoszenie zlecenia nastąpi po godz. 11:00 – to w dniu następnym do godz. 12:00;
- wyrażenia zgody na porównywanie cen biletów oferowanych przez Wykonawcę z cenami oferowanymi przez inne biura. W przypadku stwierdzenia większej niż 10% różnicy w cenie biletu w stosunku do cen w innym biurze na to samo połączenie Wykonawca jest zobowiązany do zakupienia danego biletu w firmie tańszej wskazanej przez Zamawiającego bez naliczania opłaty transakcyjnej.
- realizacja odwołań (reklamacji) do linii lotniczych i innych przewoźników, (dokumentacja będzie kierowana bezpośrednio do Wykonawcy);
- dostarczenia do Zamawiającego odpowiednich wniosków wizowych;
- pomoc w wypełnianiu i odbiór od Zamawiającego wypełnionych wniosków wizowych wraz z paszportem osoby występującej o wizę;
- złożenie wniosku wizowego wraz z paszportem w stosownej ambasadzie;
- wnoszenie w imieniu Zamawiającego opłat wizowych a następnie refakturowanie wniesionej opłaty;
- odbiór z ambasady wizy i paszportu osoby o nią występującej i dostarczenie kompletu dokumentów do Zamawiającego, wraz z fakturą za wizę.
Bilety lotnicze stanowią około 95% wartości zamówienia, kolejowe około 4%, wizy stanowią około 1% zamówienia.

4.5.3.) Główny kod CPV: 63500000-4 - Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 4

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 4

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 3

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 119 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 119 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 119 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: WHY NOT TRAVEL ZAŁOGA NASTERNAK SPÓŁKA KOMANDYTOWA

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 8133380514

7.3.3) Ulica: KIELNAROWA 108A

7.3.4) Miejscowość: TYCZYN

7.3.5) Kod pocztowy: 36-020

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-11-26

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 620000 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące