Pośrednictwo w sukcesywnej dostawie biletów lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwo wizowe.

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT CHEMII FIZYCZNEJ PAN

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000326049

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Marcina Kasprzaka 44/52

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 01-224

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 223433069

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@ichf.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ichf.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Prowadzenie badań naukowych

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Pośrednictwo w sukcesywnej dostawie biletów lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwo wizowe.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-88951fa6-f5af-40c4-b9a8-e1cd8b4dcff0

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00479229

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-08-30

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00207435/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Pośrednictwo w sukcesywnej dostawie biletów lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwo wizowe.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

ichf.logintrade.net

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: www.ichf.logintrade.net

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.2402.6.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest: sukcesywna dostawa biletów lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwo wizowe.
Przy realizacji usług objętych niniejszym postępowaniem Wykonawca zobowiązany jest do:
- przyjęcia zleceń do realizacji w następujący sposób: telefonicznie, faxem, e-mailem;
- dokonania optymalnego wyboru przewoźnika oraz trasy pod względem ceny i czasu trwania podróży (przedstawienia Zamawiającemu co najmniej dwóch opcji związanych z jedną podróżą);
- przedstawienia informacji zwrotnej o połączeniach w ciągu 2 godzin od momentu zgłoszenia zapytania;
- wyznaczenia minimum jednej osoby do współpracy z Zamawiającym, odpowiedzialnej za realizację niniejszej umowy;
- dowozu biletów tradycyjnych, wraz z fakturą za nie, do siedziby Zamawiającego (bez odrębnego wynagrodzenia);
- bilety powinny być dostarczone do siedziby Zamawiającego w dniu zgłoszenia zlecenia do godz. 15:00, przy zgłoszeniu zlecenia do godz. 11:00, a jeżeli zgłoszenie zlecenia nastąpi po godz. 11:00 – to w dniu następnym do godz. 12:00;
- wyrażenia zgody na porównywanie cen biletów oferowanych przez Wykonawcę z cenami oferowanymi przez inne biura. W przypadku stwierdzenia większej niż 10% różnicy w cenie biletu w stosunku do cen w innym biurze na to samo połączenie Wykonawca jest zobowiązany do zakupienia danego biletu w firmie tańszej wskazanej przez Zamawiającego bez naliczania opłaty transakcyjnej.
- realizacja odwołań (reklamacji) do linii lotniczych i innych przewoźników, (dokumentacja będzie kierowana bezpośrednio do Wykonawcy);
- dostarczenia do Zamawiającego odpowiednich wniosków wizowych;
- pomoc w wypełnianiu i odbiór od Zamawiającego wypełnionych wniosków wizowych wraz z paszportem osoby występującej o wizę;
- złożenie wniosku wizowego wraz z paszportem w stosownej ambasadzie;
- wnoszenie w imieniu Zamawiającego opłat wizowych a następnie refakturowanie wniesionej opłaty;
- odbiór z ambasady wizy i paszportu osoby o nią występującej i dostarczenie kompletu dokumentów do Zamawiającego, wraz z fakturą za wizę.
Bilety lotnicze stanowią około 95% wartości zamówienia, kolejowe około 4%, wizy stanowią około 1% zamówienia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 63500000-4 - Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Upust procentowy od ceny taryfy za bilety lotnicze

4.3.6.) Waga: 22,5

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Upust procentowy od ceny taryfy za bilety kolejowe międzynarodowe

4.3.6.) Waga: 2,5

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Opłaty transakcyjne za bilety kolejowe międzynarodowe

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 5

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Opłaty transakcyjne za pośrednictwo wizowe

4.3.6.) Waga: 15

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

a) Oferent posiadają koncesję zezwolenie lub licencję do prowadzenia działalności objętej przedmiotem zamówienia tj. wymagany wpis w rejestrze organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.
b) Posiada doświadczenie rozumiane jako należyte wykonanie w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 2 usług trwających minimum 12 miesięcy każda w zakresie pośrednictwa w sukcesywnej dostawie biletów lotniczych i kolejowych, z podmiotem mającym siedzibę na terenie RP.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

19. Strony przewidują następujące możliwości zmiany umowy:
• zmniejszenia cen oferowanych w postępowaniu lub zwiększenia upustów oferowanych przez Wykonawcę w postępowaniu;
• wydłużenia terminu realizacji umowy, o którym mowa w § 2 niniejszej umowy, z chwilą niewykorzystania przez Zamawiającego wartości umowy tam wskazanej;
• zmiany terminu realizacji umowy, w przypadku gdy zmiana jest korzystna dla Zamawiającego lub zmiany nie dało się przewidzieć w chwili zawierania umowy,
• zmiany sposobu realizacji umowy, gdy zmiana jest korzystna dla Zamawiającego, uzasadniona jego potrzebami,
• Zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany:
• - stawki podatku od towarów i usług,
• - wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej ustalonego na podstawie art.2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
• - zasad podleganiu ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
• W przypadku wyżej wymienionych okoliczności Zamawiający dopuszcza zmiany w zakresie wysokości wynagrodzenia jedynie w sytuacji gdy zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia. Wykonawca składający wniosek o zmianę wysokości wynagrodzenia zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu wzrost kosztu wykonania zamówienia w stosunku do nie zrealizowanej części umowy. Zamawiający po zapoznaniu się z przedstawionymi dowodami ma prawo przystąpić do negocjacji w zakresie wnioskowanej zmiany lub odmówić zwiększenia wynagrodzenia o ile uzna, że przedstawione dowody nie uprawniają Wykonawcę do żądania wnioskowanej zmiany.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia zakresu przedmiotu umowy o 20% wartości umowy, bez prawa dochodzenia roszczeń z tego tytułu przez Wykonawcę.

Dopuszcza się zmianę ceny w przypadku zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust.3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. W przypadku zmian, po upływie 12 miesięcy realizacji umowy, wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz zmian zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, nie wcześniej niż z dniem wejścia w życie w przepisów, z których wynikają w/w zmiany, wynagrodzenie Wykonawcy może ulec odpowiednim zmianom. Każdorazowo przed wprowadzeniem zmiany wynagrodzenia, o której mowa powyżej, Wykonawca jest obowiązany przedstawić Zamawiającemu na piśmie, wpływ zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne na koszty wykonania zamówienia lub propozycję nowego wynagrodzenia. Zmiana wynagrodzenia Wykonawcy następuje w formie aneksu do umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

8.1.) Termin składania ofert: 2024-09-09 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Platforma ichf.logintrade.net

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-09-09 12:15

8.4.) Termin związania ofertą: 29 dni

Uwagi do ogłoszenia:

SEKCJI II punkt 2.14 - na dzień wszczęcia postepowania Zamawiający nie jest w stanie określić z jakich grantów (w tym europejskich) będzie nabywał bilety.

SEKCJA IV punkt 4.2.10 - okres realizacji usługi wynosi 24 miesiące lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zadania.

Sekcja IV punkt 4.3.5 - Jako kryterium ceny Zamawiający rozumie opłaty transakcyjne za bilety lotnicze.