Koncepcja, przygotowanie i realizacja kreatywnej kampanii społeczno-informacyjnej promującej ideę zwycięskiego Powstania Wielkopolskiego oraz budowę nowej siedziby Muzeum Powstania Wielkopolskiego

W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między
Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem Systemu E-Zamówienia Publiczne Województwo Wielkopolskie z siedzibą UMWW w Poznaniu, (zwanego dalej Systemem e-ZP lub Systemem) dostępnego pod adresem: https://e-zp.umww.pl.
Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są przy użyciu: Systemu e-ZP dostępnego pod adresem: https://e-zp.umww.pl.
Ponadto wszelkie informacje dotyczące postępowania, w tym: zapytania i odpowiedzi dla Wykonawców, modyfikacje treści SWZ, informacje o wynikach postępowania, itp. będą zamieszczane w Systemie e-ZP.

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto w Systemie e-ZP. Rejestracja i korzystanie z Systemu e-ZP jest bezpłatne. Zaleca się rejestrację konta w Systemie e-ZP na adres email wskazany w formularzu ofertowym.
2. Użytkownik niezarejestrowany może jedynie przeglądać treści udostępniane w części publicznej Systemu. Jest to równoznaczne
z tym, że użytkownicy niezarejestrowani nie posiadają dostępu do wszystkich funkcjonalności systemu. Dokonując rejestracji Wykonawca akceptuje Regulamin korzystania z Systemu E-Zamówienia Publiczne Województwo Wielkopolskie z siedzibą UMWW w Poznaniu.
3. W Systemie e-ZP znajdują się także: instrukcja dla Wykonawcy (Instrukcja obsługi Systemu FINN E-Zamówienia Publiczne) oraz filmy instruktażowe - prezentujące podstawowe czynności dokonywane przez Wykonawców za pomocą Systemu (rejestracja, zadawanie pytań, złożenie oferty, wycofanie oferty). Instrukcja dostępna jest pod adresem: https://pomoc.e-zp.finn.pl.
4. Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych Systemu e-ZP:
1). Format kodowania treści w obrębie Systemu - UTF8,
2). Komunikacja pomiędzy przeglądarką Wykonawcy, a serwerem jest wykonywana przy użyciu bezpiecznego protokołu HTTPS,
3). Oznaczeniem czasu odbioru danych przez System jest data oraz dokładny czas (hh:mm:ss) - czas lokalny serwera synchronizowany odpowiednim źródłem czasu.
5. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu (tj. informacje dotyczące specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu przekazania danych):
1). stały dostęp do sieci Internet i minimalna prędkość połączenia internetowego nie mniejsza niż 512 kb/s,
2). zaktualizowana przeglądarka internetowa Chrome w wersji 77 i późniejsze lub Mozilla Firefox w wersji 63 i późniejsze,
3). system operacyjny Microsoft Windows 7 i późniejsze lub Apple mac iOS 10.14 i późniejsze, dystrybucje systemu Linux.
6. Złożenie oferty w trybie podstawowym poprzez System e-ZP wymaga posiadania przez Wykonawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.
7. Pliki można podpisać przed dołączeniem do Systemu za pomocą zewnętrznych narzędzi do podpisu lub po dołączeniu do Systemu e-ZP przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.
8. Korzystanie z wbudowanej w System e-ZP funkcjonalności składania podpisu elektronicznego (kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty, podpis zaufany) możliwe jest pod warunkiem, że system teleinformatyczny, z którego korzysta Wykonawca, wyposażony jest w jeden z poniższych komponentów:
• wirtualna maszyna Java firmy Oracle w wersji co najmniej 1.8.0_221 (Java SE JRE 8 Update 221)z obsługą technologii Java Web Start (JavaWS) lub
• wirtualna maszyna OpenJDK w wersji co najmniej 1.8.0_222 z zainstalowanym rozszerzeniem IcedTea Web Start.
9. Powyższe wymagania nie ograniczają możliwości korzystania przez Wykonawcę z zewnętrznego oprogramowania do składania podpisu elektronicznego,
a) kwalifikowany podpis elektroniczny (dopuszczalne formaty podpisów: PaDES - format.pdf, XaDES - pozostałe formaty),
b) podpis zaufany,
c) podpis osobisty.
10. Zamawiający zaleca składanie ww. plików w formacie pdf.
11. Maksymalny rozmiar przesyłanych plików oferty w trybie podstawowym oraz wiadomości wynosi 150 MB.
12. W zależności od formatu podpisu: Podpis kwalifikowany (PAdES, XAdES), podpis osobisty (XAdES), podpis zaufany (PAdES, XAdES) i jego typu (zewnętrzny, otaczający) Wykonawca dołącza do Systemu e-ZP uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z podpisem (typ otaczający).

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
a) Administratorem danych osobowych jest Województwo Wielkopolskie z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu przy al. Niepodległości 34, 61-714 Poznań, e-mail: kancelaria@umww.pl, fax 61 626 69 69, adres skrytki urzędu na platformie ePUAP: /umarszwlkp/SkrytkaESP.
b) W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem ochrony danych osobowych, listownie pod adresem administratora danych, lub elektronicznie poprzez skrytkę elektroniczną ePUAP:/umarszwlkp/SkrytkaESP lub e-mail: inspektor.ochrony@umww.pl.
c) Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia, zawarcia i rozliczenia umowy oraz w celu archiwizacji, a w przypadku dofinansowania ze środków unijnych w celu monitoringu, sprawozdawczości i kontroli.
d) Państwa dane oferentów będą ujawnione:
i. podmiotom świadczącym usługi, na rzecz administratora danych, na podstawie zawartych umów dotyczących: serwisu i wsparcia systemów informatycznych, utylizacji dokumentacji niearchiwalnej, przekazywania przesyłek pocztowych,
ii. w ramach postępowania w oparciu o przepisy prawa w szczególności przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych,
iii. w oparciu o przepisy ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej,
iv. w oparciu o przepisy właściwe dla instytucji kontrolnych wobec Zamawiającego,
v. podmiotom dokonującym badań i kontroli na zlecenie UMWW w związku z dofinansowaniem ze środków unijnych.
e) Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia lub dłużej tj. przez okres obowiązywania umowy chyba, że niezbędny będzie dłuższy okres przechowywania, z uwagi na dochodzenie roszczeń lub inny obowiązek wymagany przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
f) Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego - konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
g) Przetwarzane dane osobowe nie będą służyły do podejmowania zautomatyzowanych decyzji oraz profilowania, stosowanie do art. 22 RODO oraz nie będą przekazywane poza EOG i organizacji międzynarodowych.

Osobie, której dane osobowe są przetwarzane w ramach postępowania o zamówienie publiczne przysługuje:
a) Na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących. W przypadku skorzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO, zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji,
mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia,
b) Na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników),
c) Na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii
Europejskiej lub państwa członkowskiego). Prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania. W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO. Udostępnianie protokołu postępowania lub załączników do tego protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia. Ograniczenia zasady jawności, o
których mowa w powyżej i art. 18 ust. 3–6 ustawy Pzp stosuje się odpowiednio,
d) Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,
e) Ponadto osobie, której dane dotyczą nie przysługuje: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest koncepcja, przygotowanie i realizacja kreatywnej kampanii społeczno-informacyjnej promującej ideę zwycięskiego Powstania Wielkopolskiego oraz budowę nowej siedziby Muzeum Powstania Wielkopolskiego 1918-1919 w Poznaniu, zwanej dalej „kampanią”. Kampania ta ma wykraczać poza ramy tradycyjnej kampanii marketingowej, tak by skutecznie trafić do jak najszerszego grona odbiorów. Ideą kampanii powinna być opowieść wywołująca emocje, pozwalająca na budowanie pomostu pomiędzy historią a czasami współczesnymi. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 4 do SWZ.

O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, określone przez Zamawiającego zgodnie z art. 112 ust. 2 ustawy dotyczące:
Zdolności technicznej lub zawodowej (art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp) Zamawiający określa minimalne warunki dotyczące:
1. Doświadczenia Wykonawcy:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie co najmniej dwie usługi, gdzie:
a. jedna usługa polegała na realizacji kompleksowej kreatywnej kampanii społeczno-informacyjnej o charakterze edukacyjnym lub/i kulturalnym, która obejmowała łącznie minimum niżej wymienione elementy:
- prowadzenie dwóch oficjalnych kont w mediach społecznościowych, spośród kont: Facebook i/lub Instagram, i/lub Youtube, zawierających kampanie płatne;
- produkcję co najmniej 1 spotu promocyjnego;
b. druga usługa polegała na realizacji co najmniej 1 cyklu wydarzeń/eventów, składających się minimum z 3 do 6 wydarzeń/eventów, w którym udział wzięło łącznie minimum 300 osób;

2. Kwalifikacji zawodowych/doświadczenia osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia.
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia zespół osób w skład, którego wchodzą następujący specjaliści:
a) Manager Projektu - co najmniej jedna osoba odpowiedzialna za komunikację z Zamawiającym i nadzorowanie wszystkich realizowanych działań, koordynację tworzenia kreacji, strategii, mediaplanów, projektów graficznych, tekstów i innych elementów strategii i kreacji kampanii, która: posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w obszarze Account Managementu i Marketingu lub PR, tj. była odpowiedzialna za nadzór nad realizacją co najmniej dwóch kampanii marketingowych/PR, komunikację z klientem, rozliczanie kampanii, zarządzanie i/lub koordynację prac zespołem składającym się z co najmniej czterech osób;
b) Specjalista ds. Social Mediów – co najmniej jedna osoba, która posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w obszarze Social Media, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert była odpowiedzialna za przygotowanie i realizację co najmniej 3 płatnych kampanii w mediach społecznościowych online SEM/ SEO z użyciem Facebook Ads i/lub Google Ads i/lub Google Analytics na Facebooku i/lub Instagramie i/lub YouTube.
c) Specjalista ds. video – co najmniej jedna osoba do realizacji materiałów video, która posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w obszarze zarządzania realizacją i realizacji materiałów video, tj. była odpowiedzialna za planowanie realizacji materiałów video, zarządzanie pracą ekip i zespołów filmowych, oraz w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wyprodukowała co najmniej 2 materiały video (filmowe i/lub reklamowe);
d) Graphic designer - co najmniej jedna osoba odpowiedzialna za przygotowanie projektów graficznych, która: posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie jako Graphic Designer, tj. była odpowiedzialna za przygotowanie projektów graficznych do kanałów online i offline i posługuje się biegle programami pakietu Adobe: InDesign i/lub Illustrator i/lub Photoshop i/lub Adobe XD, oraz w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert była odpowiedzialna za tworzenie grafik dla co najmniej 3 kampanii promocyjnych;
e) Redaktor/ Copywriter – co najmniej jedna osoba odpowiedzialna za redakcję tekstów i copywriting, która: posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie jako copywriter i/lub redaktor-dziennikarz, tj. była odpowiedzialna za tworzenie tekstów promocyjnych i/lub tekstów marketingowych i/lub tekstów publicystycznych i/lub tekstów dziennikarskich i/lub artykułów prasowych, oraz w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert była samodzielnym autorem co najmniej 3 opublikowanych artykułów o tematyce historycznej.
Uwaga:
Zamawiający dopuszcza łączenie funkcji - maksymalnie 2 funkcji przez 1 osobę, spośród ww. wymienionych, pod warunkiem, że osoba ta spełnia łącznie wymagania w zakresie kwalifikacji.

1. wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich, przedmiotu, ilości osób, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. 5 ust. 5.1 pkt 5.1.1. SWZ, zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ (składane na wezwanie Zamawiającego przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona).
2. wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego /wykaz doświadczenia zespołu specjalistów/, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. 5 ust. 5.1 pkt 5.1.2. SWZ, zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ (składane na wezwanie Zamawiającego przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona).

Na potwierdzenie, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków dowodowych:
1. Koncepcji kreatywnej kampanii wraz z planem jej realizacji w postaci prezentacji zawierającej opis strategii i koncepcji komunikacji oraz ogólną koncepcję realizacji kampanii informacyjno-społecznej wraz z harmonogramem realizacji usługi;
2. Dodatkowo Zamawiający wymaga załączenia do koncepcji próbek w postaci konceptów:
• Koncept Key Visual’u dla kampanii,
• Koncept kreatywny spotu video promującego kampanię wraz ze szkicem scenariusza,
• Koncept kreatywny postów na Facebook oraz stories na Instagram, 3 przykładowe posty (po jednym dla każdego z profili) oraz 3 przykładowe stories;;
• Koncept kreatywny sposobu wyeksponowania/zaprezentowania wybranych elementów kampanii w przestrzeni publicznej w formie prezentacji.
Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotowych środków dowodowych zostały określone w rozdz. 9 SWZ.

1. Formularz ofertowy zgodny z Załącznikiem nr 1 do SWZ,
2. Dokumenty potwierdzające uprawnienia osób podpisujących ofertę Wykonawcy do działania w jego imieniu (w tym także pełnomocnictwo), o ile uprawnienia te nie wynikają z dokumentów rejestrowych,
3. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ
4. Przedmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdz. 9 SWZ - (o czym mowa powyżej)
5. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby – o ile zachodzi,
6. Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, o którym mowa w pkt 8.4.3. SWZ – o ile zachodzi.