Świadczenie usług archiwizacyjnych na potrzeby Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Dyrekcja Rozbudowy Miasta Gdańska działająca w imieniu i na rzecz Gminy Miasta Gdańska

REGON 000168372

Żaglowa 11

Gdańsk

80-560

pomorskie

Polska

PL633 - Trójmiejski

58 320 51 00

drmg@gdansk.gda.pl

www.drmg.gdansk.pl

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

Budownictwo i obiekty komunalne

Zamówienia publicznego

Nie

Świadczenie usług archiwizacyjnych na potrzeby
Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska

ocds-148610-9244873d-4e2e-45b0-9b0c-af74ea370d4f

2024/BZP 00567217

01

2024-10-28

Tak

2023/BZP 00573492/89/P

1.3.5 Świadczenie usług archiwizacyjnych na potrzeby Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska

Nie

Nie

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

https://platformazakupowa.pl/pn/drmg_gdansk

Nie

Tak

Postępowanie prowadzone jest za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/drmg_gdansk

Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:
 stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
 komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje;
 zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.;
 włączona obsługa JavaScript;
 zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf;
 Platforma działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8;
 Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

Nie

Nie dotyczy

polski

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, zamawiający informuje, że:
1) administratorem danych osobowych, które mogą zostać przekazane zamawiającemu w toku niniejszego postępowania jest Dyrekcja Rozbudowy Miasta Gdańska, 80–560 Gdańsk, ul. Żaglowa 11 działająca w imieniu Gminy Miasta Gdańska;
2) firmą podprzetwarzającą dane w imieniu administratora jest platformazakupowa.pl, którego operatorem jest Open Nexus Sp. o.o.
z siedzibą w Poznaniu, ul. Bolesława Krzywoustego 3, 61-144 Poznań;
3) firmą podprzetwarzającą dane w imieniu administratora jest Madkom Spółka Akcyjna, z siedzibą w Gdyni, al. Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia;
4) inspektorem ochrony danych osobowych w Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska jest Pan Dariusz Krekin, e-mail: iod.drmg@gdansk.gda.pl; tel. +48 58 320 51 31;
5) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
6) odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych;
7) dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz przedawnienia wynikających z niej roszczeń;
8) obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
9) dane nie będą udostępniane innym podmiotom niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa z wyjątkiem podmiotów świadczących na rzecz administratora danych czynności związane z bieżącą obsługą jego działalności np. usługi księgowe, usługi informatyczne itp.;
10) w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
11) osoby, których dane osobowe zostaną przekazane zamawiającemu w toku niniejszego postępowania posiadają:
− na podstawie art. 15 RODO, prawo dostępu do danych osobowych ich dotyczących,
− na podstawie art. 16 RODO, prawo do sprostowania danych osobowych ich dotyczących, z tym że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku niniejszego postępowania, ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu z postępowania oraz jego załączników,
− na podstawie art. 18 RODO, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy którakolwiek z tych osób uzna, że przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO;
12) osobom, których dane osobowe zostaną przekazane zamawiającemu w toku niniejszego postępowania nie przysługuje:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych,
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
− na podstawie art. 21 RODO, prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Nie

136/BZP-U.520.4.2024/KW

Usługi

Nie

Nie

Nie

1) Niezwłocznym przejęciu na podstawie przekazanego spisu zdawczo - odbiorczego na własny koszt i własnym transportem dokumentacji niearchiwalnej, tj. w ilości ok. 850 mb (ponad 200 pudeł) przechowywanej przez dotychczasowego wykonawcę w Gdańsku przy ul. Żaglowej. Pudła są numerowane i stanowią własność Zamawiającego, w związku z czym nie ma konieczności przepakowywania dokumentacji. Obecne archiwum znajduje się na parterze i posiada rampę załadunkową. Istnieje więc możliwość bezpośredniego załadunku kartonów na ciężarówkę. 2) Bieżącej archiwizacji oraz opracowywaniu zasobu dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej przez zamawiającego. W ramach archiwizacji wykonawca wykona następujące prace archiwalne:  odebranie dokumentacji z siedziby zamawiającego mieszczącej się w Gdańsku przy ul. Żaglowej 11 w godz. 8:00 – 15:00,  segregowanie dokumentacji wg zadania/rodzaju (w miarę możliwości),  formowanie w tomy oraz numerowanie tomów,  spakowanie do pudeł oraz opatrzenie każdego pudła numerem (zapewniając tym samym opakowania do dokumentacji, czyli pudła zbiorcze 0,4 mb z wiekiem),  ewidencjonowanie polegające na prowadzeniu spisów dokumentacji przekazywanej przez DRMG na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego,  zachowanie ciągłości numeracji w ewidencji spisowej (spis dokumentacji powinien zawierać: nr pudła archiwizacyjnego, nr tomu, nazwę zadania, branżę, daty skrajne, imię i nazwisko osoby przekazującej, datę przekazania oraz ewentualne uwagi),  ewidencja powinna być prowadzona w wersji elektronicznej, z możliwością szybkiego wydruku oraz aktualizowana i przesyłana do zamawiającego każdorazowo po przekazaniu przez DRMG dokumentacji,  w przypadku luźnej dokumentacji związanie lub zszycie,  narzędzia, materiały potrzebne do opracowania i oprawy akt zapewni Wykonawca, od niego również zależy ich dobór. 3) Przechowywaniu akt (ilość określana na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego, obecnie przechowujemy poza jednostką 850 mb dokumentacji) w pudłach zbiorczych o wymiarze 40 cm*34 cm*30,5cm, w pomieszczeniach wykonawcy spełniających wymogi określone obowiązującymi w tym zakresie przepisami (w obiekcie strzeżonym fizycznie i elektronicznie 24h na dobę), zgodnie z okresem przechowywania danego rodzaju dokumentacji. 4) Wypożyczaniu (dostarczaniu i odbieraniu) dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej przez Wykonawcę na własny koszt do/z siedziby Zamawiającego mieszczącej się w Gdańsku przy ul. Żaglowej 11 lub innego miejsca wskazanego przez Zamawiającego na terenie Gminy Miasta Gdańska, w terminie wskazanym w ofercie Wykonawcy, który nie może być dłuższy, niż 24 godziny od otrzymania przez Wykonawcę zlecenia, złożonego przez Zamawiającego drogą elektroniczną lub telefoniczną. 5) Wydzielaniu i brakowaniu dokumentacji raz w roku – w zakres czego wchodzi:  sporządzenie spisów akt przeznaczonych do brakowania oraz przesłanie ich do wyznaczonego pracownika Zamawiającego,  wydzielenie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia,  po uzyskaniu przez jednostkę zgody z Archiwum Państwowego w Gdańsku – zniszczenie wydzielonej dokumentacji,  zbelowanie uniemożliwiające odtworzenie danych, zgodnie z obowiązującymi przepisami o RODO i odpadach,  wystawienie certyfikatu zniszczenia. 2. Usługi muszą być wykonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. 3. Warunki realizacji zamówienia zostały określone w Projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, stanowiących załącznik nr 7 do SWZ.

79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

92512000-3 - Usługi świadczone przez archiwa

92512100-4 - Usługi niszczenia archiwów

60000000-8 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

Nie

26 miesiące

Nie

Nie

Procentowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

60

serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

Termin dostawy i odbioru dokumentów do/z siedziby zamawiającego lub miejsca wskazanego przez zamawiającego na terenie Gminy Miasta Gdańska

40

Nie

Tak

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Tak

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali należycie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonują należycie, co najmniej dwa zamówienia, z których każde obejmowało (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych również obejmuje) swoim zakresem archiwizację kategorii B w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, w ilości co najmniej 1000 metrów bieżących w ramach każdego z zamówień.
W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia wykonawców lub powoływania się na zasoby podmiotów trzecich w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, wymaga się, by warunek określony w pkt 1 spełniał samodzielnie co najmniej jeden z tych wykonawców lub tych podmiotów.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy skierują do jego realizacji co najmniej dwie osoby, posiadające wymagane wykształcenie specjalistyczne oraz praktykę zawodową określone w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie lub powoływania się na zasoby podmiotów trzecich w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu dopuszcza się, by warunek określony w pkt 2, spełniali wspólnie:
- wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia lub
- wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia i podmiot udostępniający zasoby lub podmioty udostępniające zasoby.

Tak

Zamawiający nie wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych.

1) W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia:
a) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających
się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku opisanego w ust. XVIII pkt 1 SWZ, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
b) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku opisanego w ust. XVIII pkt 2 SWZ, wraz z informacjami na temat ich wykształcenia i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
2) Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz o którym mowa w ppkt 1) lit a), dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
3) Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa w ppkt 1) lit a) liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

Zamawiający nie wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych.

Nie

Nie

Nie

Tak

1. Zamawiający żąda od wykonawców wniesienia wadium w wysokości 2 200,00 zł.
2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą (z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy).
3. Wadium może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
4. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska, w Banku Pekao S.A., nr konta: 38 1240 1268 1111 0010 3860 7357, z oznaczeniem: Wadium – nr referencyjny 136/BZP-U.520.4.2024/KW.
5. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w pkt 3 ppkt 2–4, wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.
6. Wadium wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w pkt 3 ppkt 2–4, musi wskazywać jako beneficjenta Gminę Miasta Gdańska - Dyrekcję Rozbudowy Miasta Gdańska.
7. Wadium wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w pkt 3 ppkt 2–4, powinno być nieodwołalne i musi gwarantować zamawiającemu bezwarunkową wypłatę na jego pierwsze pisemne żądanie kwoty wadium w przypadkach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy, bez jakichkolwiek dodatkowych zastrzeżeń i warunków.

Nie

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2) W przypadku, o którym mowa w ppkt 1), wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
4) W przypadku, o którym mowa w ppkt 3), wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
5) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, spełnienie co najmniej dwóch odrębnych warunków udziału w postępowaniu wykonawcy mogą wykazać łącznie, chyba że SWZ stanowi inaczej. Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wykazuje brak podstaw wykluczenia.

Tak

Nie

Tak

Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia zostały szczegółowo opisane w § 7 Projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, stanowiących załącznik nr 7 do SWZ.

Tak

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

2024-11-07 12:00

Wykonawca składa ofertę wraz z wymaganymi dokumentami za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus, dostępnej pod adresem https://platformazakupowa.pl, profil nabywcy: https://platformazakupowa.pl/pn/drmg_gdansk.

2024-11-07 12:10

do 2024-12-06