Świadczenie usług digitalizacji materiałów archiwalnych - kasety magnetofonowe

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, z wyłączeniem składania ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów, między zamawiającym a wykonawcami, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem:
1.1. formularzy do komunikacji dostępnych na Platformie e-Zamówienia, zwanej dalej „platformą”, w zakładce formularze do komunikacji. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”);
1.2. poczty elektronicznej. Komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami przy użyciu poczty elektronicznej odbywa się z adresu i na adres: zamowienia@senat.gov.pl
2. Do korzystania z formularzy do komunikacji służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie przez wykonawcę na platformie tzw. konta uproszczonego.
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na platformie. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z platformy są określone w Regulaminie Platformy e-Zamówienia, który dostępny jest na stronie https://ezamowienia.gov.pl, oraz zamieszczone są na tej stronie w zakładce centrum pomocy.
4. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na platformie ani logowania.
5. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowanie) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
6. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem formularzy do komunikacji wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
7. Link do postępowania oraz ID postępowania zostały wskazane w pkt 1.2 SWZ i 1.3 SWZ. Postępowanie można wyszukać również na stronie głównej platformy (przycisk „przeglądaj postępowania/konkursy”).
8. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx., .odt. – określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych (...).
9. Inne niż określone w pkt 8 informacje, oświadczenia lub dokumenty mogą być sporządzane w postaci elektronicznej w formatach, o których mowa w pkt 8, lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych w pkt 1.
10. W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
11. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w pkt 1.
12. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego do korzystania z platformy oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia z platformą określa Regulamin Platformy
e-Zamówienia.
13. Inne uregulowania zawiera SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, oraz na podstawie art. 19 ustawy Pzp, zamawiający informuje:
1. Administratorem danych osobowych pozyskanych w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest:
Kancelaria Senatu,
ul. Wiejska 6/8, 00-902 Warszawa,
tel.: 22 694 90 33,
e-mail: bpko@senat.gov.pl
2. Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych w Kancelarii Senatu:
ul. Wiejska 6/8, 00-902 Warszawa,
tel.: 22 694 94 44,
e-mail: iodo@senat.gov.pl
3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług digitalizacji materiałów archiwalnych – kaset magnetofonowych, prowadzonym na podstawie przepisów ustawy Pzp.
4. Dane osobowe będą udostępniane podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa.
5. Podanie danych osobowych jest warunkiem udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i zawarcia umowy. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
6. Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
21.7. W odniesieniu do pozyskanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
8. Osobie, której dane są przetwarzane przez zamawiającego, przysługuje:
8.1. na podstawie art. 15 RODO – prawo dostępu do swoich danych osobowych;
8.2. na podstawie art. 16 RODO – prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych; skorzystanie z tego prawa nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp;
8.3. prawo wystąpienia z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, które nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz nie ma zastosowania w przypadkach, o których mowa w art. 18 RODO (tj. do przechowywania i przetwarzania w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej albo prawnej);
8.4. do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
9. Wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne jest zobowiązany do wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO.
10. Inne uregulowania zawiera SWZ.

sporządzenie oraz przekazanie wzorcowych kopii nagrań dźwiękowych zapisanych na 6 850 kasetach magnetofonowych. 2. Przez kasetę magnetofonową, zwaną dalej „kasetą” – rozumie się przeznaczoną do magnetofonów kasetowych kasetę o standardowych wymiarach, zawierającą taśmę magnetyczną z zapisem fragmentu nagrania dźwiękowego, jednego nagrania dźwiękowego lub wielu nagrań dźwiękowych, która jest przeznaczona przez zamawiającego do digitalizacji. 3. Przez nagranie dźwiękowe, zwane dalej „nagraniem” – rozumie się utrwalony na kasecie zapis informacji, odnoszący się do określonego wydarzenia, zjawiska lub osoby. 4. Powierzane do digitalizacji nagrania są materiałem archiwalnym stanowiącym zasób Archiwum Senatu w rozumieniu art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i podlegają szczególnej ochronie. 5. Kasety są przechowywane w oryginalnych pudełkach, w magazynie archiwalnym, w siedzibie zamawiającego, w budynku Kancelarii Senatu w Warszawie, przy ul. Wiejskiej 6/8. 6. Stan fizyczny kaset, zamawiający ocenia na dobry – kasety są przechowywane w warunkach optymalnych dla zabezpieczenia taśm magnetycznych. 7. Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia zawiera opis przedmiotu zamówienia, zwany dalej „opz”, stanowiący załącznik nr 1 do SWZ.

1.1. zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że: 1.1.1. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – wykonał lub wykonuje co najmniej 3 usługi digitalizacji nagrań dźwiękowych, o łącznej wartości brutto nie mniejszej niż 200 000,00 zł, z tym że w przypadku usług wykonywanych, wykonawca musi wykazać, że zrealizował już usługę w wymienionym zakresie na kwotę nie niższą niż wymagana przez zamawiającego. 1.1.2. dysponuje lub będzie dysponować podczas realizacji zamówienia: 1.1.2.1. co najmniej jedną osobą posiadającą co najmniej 3-letnie doświadczenie w realizacji zadań w zakresie digitalizacji nagrań dźwiękowych; 1.1.2.2. co najmniej jedną osobą posiadającą co najmniej 3-letnie doświadczenie w realizacji zadań związanych z konserwacją analogowych nośników danych (obraz, dźwięk), w szczególności taśm magnetycznych; 1.2. sytuacji ekonomicznej lub finansowej. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 100 000,00 zł. 2. W przypadku oferty składanej przez wykonawców ubiegających się wspólnie o wykonanie zamówienia warunek określony w: – pkt 1.1 musi spełnić jeden z wykonawców albo wykonawcy łącznie, – pkt 1.2 musi spełnić co najmniej jeden wykonawca. 3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. 4. Wykonawca, który polega na zdolnościach innych pomiotów musi udowodnić zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający tę okoliczność. 5. Zamawiający oceni, czy udostępniane wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa i ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez wykonawcę spełniania warunku udziału w postępowaniu, a także zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem wykonawcy. 6. W odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. 7. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby. 9. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.

2.1. formularz oferty – załącznik nr 2 do SWZ oraz formularz cenowy – załącznik nr 2a do SWZ; 2.2. aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – wg wzoru określonego w załączniku nr 3 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Wyżej wymienione oświadczenie składają również wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia; 2.3. pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy – jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo innego rejestru. W przypadku osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zdanie pierwsze stosuje się odpowiednio; 2.4. zastrzeżenie informacji zawartych w ofercie, jako stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa wraz z wykazaniem, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa – jeżeli dotyczy; 2.5. w przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia – oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy; 2.6. w przypadku polegania przez wykonawcę na zasobach innych podmiotów – dokument, o którym mowa w pkt 6.3.1 SWZ, oraz oświadczenie, o którym mowa pkt 6.3.2 SWZ; 2.7. dowód wniesienia wadium. 3. Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, w tym dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania wykonawcy, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski. 4. Koszty związane z uczestnictwem w postępowaniu, w szczególności z przygotowaniem i złożeniem oferty, ponosi wykonawca składający ofertę. 5. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń należy składać zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu, o którym mowa w pkt 8.12 SWZ. 6. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.

2 500,00 zł (słownie: dwa tysiące pięćset złotych 00/100). 2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert. 3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku formach, określonych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp. 4. Wadium w pieniądzu należy wnieść przelewem na rachunek bankowy zamawiającego w NBP O/O Warszawa nr 18 1010 1010 0023 6513 9120 0000 z dopiskiem: „Wadium w postępowaniu na świadczenie usług digitalizacji materiałów archiwalnych – kasety magnetofonowe”. UWAGA: Za termin wniesienia wadium w pieniądzu uznaje się datę i godzinę uznania środków pieniężnych na rachunku bankowym zamawiającego. 5. Wadium wnoszone w formie poręczeń albo gwarancji musi być złożone jako oryginał poręczenia albo gwarancji, w postaci elektronicznej, i spełniać co najmniej poniższe wymagania: 5.1. musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez wykonawcę określone w ustawie Pzp; 5.2. z treści poręczenia albo gwarancji musi jednoznacznie wynikać zobowiązanie poręczyciela albo gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium; 5.3. poręczenie albo gwarancja muszą być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie; 5.4. termin obowiązywania poręczenia albo gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą; 5.5. w treści poręczenia albo gwarancji musi znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania; 5.6. w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zamawiający wymaga, aby poręczenie albo gwarancja obejmowały swą treścią jako zobowiązanych z tytułu poręczenia albo gwarancji wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z ich treści wynikało, że zabezpiecza ofertę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 6. Oferta wykonawcy, który nie wniesie wadium, wniesie wadium w sposób nieprawidłowy albo nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, zostanie odrzucona. 7. Zasady zwrotu wadium oraz okoliczności jego zatrzymania określa art. 98 ustawy Pzp. 8. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.

1. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia zobowiązani są ustanowić pełnomocnika zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp. Z treści pełnomocnictwa musi jednoznacznie wynikać prawo pełnomocnika do reprezentowania wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego w imieniu wykonawców. Pełnomocnictwo podpisują osoby uprawnione do udzielenia pełnomocnictwa, zgodnie z formą reprezentacji każdego z wykonawców. W przypadku konsorcjum wykonawca przedłoży umowę konsorcjum. Postanowienia pkt 11.9 stosuje się odpowiednio.
2. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.

Oferta powinna być złożna formularzu oferty wraz z załącznikami zamawiającego, znajdującymi się w SWZ i udostępnionymi przez zamawiającego na platformie. Ofertę należy złożyć za pośrednictwem zakładki oferty/wnioski. Po wybraniu przycisku "złóż ofertę" system wygeneruje okno składania oferty umożliwiające złożenie dokumentów elektronicznie na Platformie e-Zamówienia.

od następnego dnia roboczego po dniu zawarcia umowy, przez 36 miesięcy albo do wyczerpania środków przeznaczonych na realizację umowy. Wykonawca uwzględni podział realizacji zamówienia na cztery etapy realizacji odpowiednio w latach 2024–2027. 2. Przed podpisaniem umowy wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego (w przypadku wyboru ich oferty jako najkorzystniejszej przedstawią zamawiającemu, na jego żądanie, umowę regulującą współpracę tych wykonawców. 3. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.