Ubezpieczenie mienia i innych interesów Miasta Mińsk Mazowiecki wraz z jednostkami organizacyjnymi

1. Zamawiający zobowiązuje się przygotować i przeprowadzić postępowanie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
2. Zamawiający jest zobowiązany do:
1) powołania komisji przetargowej, której członkami będą pracownicy Urzędu Miasta Mińsk Mazowiecki oraz przedstawiciel brokera ubezpieczeniowego, przy czym Strony mogą zgłosić udział swojego przedstawiciela w komisji przetargowej;
2) wyboru trybu postępowania;
3) udzielania Stronom informacji o przebiegu postepowania;
4) przekazania Stronom kopii zawartych umów;
5) przechowywania dokumentacji przetargowej.
3. Strony są zobowiązane do:
1) przedłożenia brokerowi ubezpieczeniowemu danych i informacji w celu przygotowania opisu przedmiotu zamówienia;
2) przekazania Zamawiającemu informacji o środkach zabezpieczonych w planie finansowym na sfinansowanie zamówienia.

9. Zamawiający, zgodnie § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:
a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,
c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,
d) włączona obsługa JavaScript,
e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,
f) Platforma działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej – kodowanie UTF8,
g) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
10. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
a) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin” oraz uznaje go za wiążący,
b) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem.
c) Oświadcza, że będzie porozumiewał się z Zamawiającym za pośrednictwem platformy.
11. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za:
a) złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z Platformy, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”); Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu,
b) nieodebranie korespondencji przez Wykonawcę wysłanej za pośrednictwem platformy.
12. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z Platformy dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu Platformy znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców”; na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.
13. Formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z
“OBWIESZCZENIEM PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”.
14. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf. W przypadku złożenia oferty w formacie danych niewynikającym z rozporządzenia, o którym mowa w ust. 13 Wykonawca ponosi ryzyko związane z brakiem technicznej możliwości zapoznania się z treścią oferty przez Zamawiającego, co skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy pzp;
15. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów:
a) .zip,
b) .7Z.
16. Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, Zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES.
Szczegółowe informacje zawiera Rozdział XIII - XIV SWZ.

Zgodnie z art. 13 i art. 26 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ("RODO") informujemy o tym, że wspólnie przetwarzamy Państwa dane osobowe oraz informujemy o zasadniczej treści wspólnych uzgodnień Współadministratorów.
1. Współadministratorami Państwa danych osobowych są:
1) Burmistrz Miasta Mińsk Mazowiecki z siedzibą w Mińsku Mazowieckim przy ul. Konstytucji 3 Maja 1, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej "Zamawiający");
2) Przedszkole Miejskie Nr 1 im. Stanisława Jachowicza w Mińsku Mazowieckim przy ul. Tadeusza Kościuszki 22, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
3) Przedszkole Miejskie Nr 3 w Mińsku Mazowieckim przy ul. Konstytucji 3 Maja 10, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
4) Przedszkole Miejskie z Oddziałem Specjalnym i Oddziałem Integracyjnym Nr 4 im. Urszuli Smoczyńskiej w Mińsku Mazowieckim przy ul. Juliana Tuwima 2, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
5) Przedszkole Miejskie Nr 5 "Tęczowa Dolina" w Mińsku Mazowieckim przy ul. Konstytucji 3 Maja 11, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
6) Przedszkole Miejskie nr 6 w Mińsku Mazowieckim przy ul. Warszawskiej 250/81, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
7) Zespół Szkolno – Przedszkolny nr 1 w Mińsku Mazowieckim przy ul. Dąbrówki 10, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
8) Szkoła Podstawowa Nr 1 im. Mikołaja Kopernika w Mińsku Mazowieckim przy ul. Mikołaja Kopernika 9, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
9) Szkoła Podstawowa Nr 3 im. Jana Pawła II w Mińsku Mazowieckim przy ul. Budowlanej 2, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
10) Szkoła Podstawowa Nr 4 im. Powstańców Styczniowych w Mińsku Mazowieckim przy ul. Siennickiej 17, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
11) Szkoła Podstawowa Nr 5 im. Józefa Wybickiego w Mińsku Mazowieckim przy ul. Małopolskiej 11, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
12) Szkoła Podstawowa Nr 6 im. Henryka Sienkiewicza w Mińsku Mazowieckim przy ul. Sosnkowskiego 1, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
13) Miejski Dom Kultury w Mińsku Mazowieckim przy ul. Warszawskiej 173, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
14) Miejska Biblioteka Publiczna w Mińsku Mazowieckim przy ul. Józefa Piłsudskiego 1A, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
15) Muzeum Ziemi Mińskiej w Mińsku Mazowieckim przy ul. Stefana Okrzei 16, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
16) Zarząd Gospodarki Komunalnej w Mińsku Mazowieckim przy ul. Juliana Tuwima 1, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
17) Miejska Szkoła Artystyczna I stopnia im. Konstantego Ryszarda Domagały przy ul. Jana Pawła II 23, 05-300 Mińsk Mazowiecki (dalej jednostka organizacyjna);
18) Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Mińsku Mazowieckim przy ul. Kościuszki 25A, 05-300 Mińsk Mazowiecki, (dalej jednostka organizacyjna).
2. Współadministratorzy będą przetwarzali Państwa dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu przygotowania, przeprowadzenia postępowania przetargowego, realizacji umowy oraz przechowywania dokumentacji przetargowej.
3. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 73 i art. 74 ustawy Pzp; Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz podmiotom, które przetwarzają je na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, tzw. podmiotom przetwarzającym.

4. Państwa dane osobowe będą przechowywane:
a) zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
b) w celach archiwalnych przez okres wynikający z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020 r. poz. 164 ze zm.) oraz aktów wykonawczych do tej ustawy.
5. Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
6. W odniesieniu do Państwa danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
7. Posiadają Państwo:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Państwa dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Państwa danych osobowych*;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**, jednakże w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają państwo, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.
8. Nie przysługuje Państwu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
9. Jednocześnie Współadministratorzy przypominają na ciążącym na Państwu względem osób fizycznych obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO, których dane zostaną przekazane Współadministratorom w związku z prowadzonym postępowaniem i które Współadministratorzy pośrednio pozyskają od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art.14 ust 5 RODO.
10. W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych informujemy również, że:
a) Współadministratorzy oświadczają, że przetwarzają Państwa dane osobowe zgodnie z zasadami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych określonymi w art. 5 RODO;
b) Współadministratorzy zobowiązują się do ograniczenia dostępu do Państwa danych osobowych wyłącznie do osób, których dostęp do danych osobowych jest potrzebny dla realizacji wyżej wymienionych celów. Dodatkowo Współadministratorzy zapewniają, że do przetwarzania danych osobowych dopuszczają wyłącznie osoby, które mają imienne upoważnienie nadane przez Współadministratorów oraz, że osoby dopuszczone do przetwarzania danych osobowych są zobowiązane do zachowania danych osobowych w tajemnicy, a także osoby zostały uprzednio przeszkolone z zasad i przepisów o ochronie danych osobowych;
c) Współadministratorzy zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
11. We wszelkich sprawach dotyczących ochrony Państwa danych osobowych w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na usługę ubezpieczenia mienia i innych interesów Miasta Mińsk Mazowiecki wraz z jednostkami organizacyjnymi, można kontaktować się inspektorem ochrony danych wyznaczonym przez Zamawiającego (kontakt: iod@umminskmaz.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora z dopiskiem IOD), natomiast po zakończeniu postępowania – z inspektorem ochrony danych wyznaczonym przez właściwą jednostkę organizacyjną.
Szczegółowe informacje zawiera Rozdział II SWZ.

10. Zamawiający przewiduje na podstawie art. 441 ustawy pzp możliwość zastosowania prawa opcji w zakresie przedmiotu zamówienia do wartości 30 % zamówienia podstawowego. Opcję przewiduje się odrębnie w ramach każdej części zamówienia.
Szczegółowe informacje zostały zawarte we wzorze Umowy Generalnej stanowiącej odpowiednio: Załącznik Nr 5a (dotyczy Części I) do SWZ,

1. Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania wznowienia polegającego na wykonaniu po raz kolejny przedmiotu zamówienia w okresie od 01.01.2026 do 31.12.2026 r. po upływie okresu realizacji zamówienia podstawowego. Szczegółowe informacje zostały zawarte we wzorach Umów Generalnych stanowiących odpowiednio Załącznik Nr 5a (dotyczy Części I), Załącznik Nr 5b (dotyczy Części II) i Załącznik Nr 5c (dotyczy Części III) do SWZ.

Część II: Ubezpieczenie pojazdów mechanicznych. Zakres ubezpieczenia obejmuje:
a) obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych,
b) ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych za szkody powstałe w związku z ruchem pojazdów na terenie państw należących do Systemu Zielonej Karty, a niebędących członkami Unii Europejskiej (tzw. ubezpieczenie Zielona Karta – ubezpieczenie bezskładkowe),
c) ubezpieczenie pojazdów od uszkodzenia i utraty auto casco,
d) ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów,

10. Zamawiający przewiduje na podstawie art. 441 ustawy pzp możliwość zastosowania prawa opcji w zakresie przedmiotu zamówienia do wartości 30 % zamówienia podstawowego. Opcję przewiduje się odrębnie w ramach każdej części zamówienia.
Szczegółowe informacje zostały zawarte we wzorze Umowy Generalnej stanowiącej : , Załącznik Nr 5b (dotyczy Części II) do SWZ.

1. W przypadku skorzystania ze wznowienia okres ubezpieczenia będzie wynosił od 01.01.2026 r. do 31.12.2026 r. Ostatnim dniem umożliwiającym ubezpieczenie pojazdu mechanicznego na warunkach umowy o udzielenie zamówienia publicznego jest 31.12.2026 r. Maksymalnie okres ubezpieczenia pojazdów w ramach wznowienia zakończy się w dniu 30.12.2027 r.
2. Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania wznowienia polegającego na wykonaniu po raz kolejny przedmiotu zamówienia w okresie od 01.01.2026 do 31.12.2026 r. po upływie okresu realizacji zamówienia podstawowego. Szczegółowe informacje zostały zawarte we wzorach Umów Generalnych stanowiących odpowiednio Załącznik Nr 5a (dotyczy Części I), Załącznik Nr 5b (dotyczy Części II) i Załącznik Nr 5c (dotyczy Części III) do SWZ.

Część III: Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków członków Ochotniczych Straży Pożarnych. Zakres ubezpieczenia obejmuje:
a) ubezpieczenie imienne członków Ochotniczych Straży Pożarnych,
b) ubezpieczenie grupowe, bezimienne członków Ochotniczych Straży Pożarnych w związku z art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych.

10. Zamawiający przewiduje na podstawie art. 441 ustawy pzp możliwość zastosowania prawa opcji w zakresie przedmiotu zamówienia do wartości 30 % zamówienia podstawowego. Opcję przewiduje się odrębnie w ramach każdej części zamówienia.
Szczegółowe informacje zostały zawarte we wzorze Umowy Generalnej stanowiącej : Załącznik Nr 5c (dotyczy Części III) do SWZ.

1. W przypadku skorzystania ze wznowienia okres realizacji będzie wydłużony o okres od 01.01.2026 r. do 31.12.2026 r. (w zakresie usług ubezpieczeniowych początek i koniec ochrony podaje się za pomocą dat).
2. Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania wznowienia polegającego na wykonaniu po raz kolejny przedmiotu zamówienia w okresie od 01.01.2026 do 31.12.2026 r. po upływie okresu realizacji zamówienia podstawowego. Szczegółowe informacje zostały zawarte we wzorach Umów Generalnych stanowiących odpowiednio Załącznik Nr 5a (dotyczy Części I), Załącznik Nr 5b (dotyczy Części II) i Załącznik Nr 5c (dotyczy Części III) do SWZ.

1) Formularz ofertowy, zgodnie ze wzorami stanowiącymi Załącznik Nr 1a, 1b i 1c do SWZ; 2) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem Nr 2 do SWZ. 3) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie stanowiące Załącznik 2 do SWZ (oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia) każdy z Wykonawców składa osobno. 4) Pełnomocnictwo dla osób podpisujących ofertę w imieniu i na rzecz Wykonawcy. Gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swoim zakresem umocowanie do złożenia oferty lub złożenia oferty i podpisania umowy, 5) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, zgodnie z Załącznikiem 3 do SWZ – jeżeli dotyczy.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale XI ust. 1 pkt 3 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy – zgodnie z Załącznikiem 3 do SWZ.