Zarządzanie i administrowanie gminnym zasobem nieruchomości Miasta i Gminy Końskie

W postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego komunikacja między
Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jestdostępna pod adresem
https://ezamowienia.gov.pl/.Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.Wykonawca zamierzający wziąć udział w
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-
Zamówienia.Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznychbędących kopią elektroniczną
treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania)musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu
Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji orazwymagań
technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacjielektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego lub konkursie.Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia o jakim mowa w pkt 6.22 SWZ,
sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21
maja 2024r.w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w
postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych Dz.U.2024.773 z dnia 2024.05.22, z
uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66
ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.Formaty plików wykorzystywanych przez
wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 24 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram
Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych
wymagań dla systemów teleinformatycznychDz.U.2024.773 z dnia 2024.05.22 . Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów:
.pdf .doc.xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje
wykorzystanie jednego z formatów: .zip albo .7Z. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert odbywa się
drogąelektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do
komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień,
zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej
wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji”
wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikacjęWykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem
Platformy e-Zamówienia, Zamawiający
dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@umkonskie.pl (nie dotyczy składania ofert w
postępowaniu).Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgody z wymaganiamiokreślonymi w rozporządzeniu
PrezesaRadyMinistrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawiesposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań
technicznych dla
dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452), rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i
Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń,
jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2415 ze zm.) oraz rozporządzenia z dnia 3 sierpnia 2023
zmieniającego w/w rozporządzenie (Dz. U. z 2023 r. poz. 1824)

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w
związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z
04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że: -administratorem Pani/Pana danych
osobowych jest Urząd Miasta i Gminy w Końskich ul. Partyzantów 1, 26-200 Końskie,Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.„
„Zarządzanie i administrowanie gminnym zasobem nieruchomości Miasta i Gminy Końskie"
ZP.271.1.17.2024.EP trybie
podstawowym na podst. art. 275 pkt 1 ustawy pzp,-odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą
osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74ustawy Pzp”; -Pani/Pana dane
osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp,przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania oudzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania
umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;-obowiązek
podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w
przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o
udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawyPzp; -w odniesieniu
doPani/Panadanych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposóbzautomatyzowany, stosowanie do art. 22
RODO;-posiada Pani/Pan:- na podstawie art. 15RODOprawo dostępu do danych osobowych
Pani/Pana dotyczących;- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych
osobowych **;- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia
przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO***; - prawo do wniesienia
skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan,
że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących na ruszaprzepisy RODO;-nie przysługuje
Pani/Panu:- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;-
prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa wart. 20RODO;- na podstawie art. 21
RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną
przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.Jednocześnie Zamawiający
przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO
względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z
prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośredniopozyskaod Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że
ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust
5 RODO

Przedmiotem zamówienia jest organizowanie oraz wykonywanie prac związanych
z zarządzaniem gminnym zasobem nieruchomości zgodnie z zasadami wynikającymi
z przepisów prawa i standardami zawodowymi oraz zgodnie z etyką zawodową w odniesieniu do następujących nieruchomości:
1. Budynki i lokale mieszkalne oraz tereny przyległe do nich stanowiące w 100% własność Zamawiającego określone w załączniku Nr 1 do umowy.
2. Lokale użytkowe stanowiące w 100% własność Zamawiającego określone w załączniku
Nr 2 do umowy.
3. Garaże z terenami pod garażami określone w załączniku Nr 3 do umowy.
4. Administrowanie gminnymi lokalami mieszkalnymi i użytkowymi we wspólnotach mieszkaniowych określone w załączniku Nr 4 do umowy.
5. Windykacja wierzytelności.
6. Obsługa kasowa.
7. Utrzymanie czystości i porządku w obiektach i na terenach powierzonych w zarządzanie.
8. Administrowanie danymi osobowymi w zakresie niezbędnym do realizacji umowy.
Zakres ten nie będzie obejmował zadań dotyczących zarządzania częściami wspólnymi
w nieruchomościach wspólnot mieszkaniowych wynikających z przepisów ustawy z dnia
24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2023 r., poz. 1688 z późn. zm.).
Integralną część przedmiotu zamówienia stanowi załącznik Nr 5 do umowy.
Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia (powierzchni powyższych nieruchomości) określone są w załączniku Nr 1 do specyfikacji – Wzór umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.
Łączna powierzchnia użytkowa wszystkich budynków i lokali mieszkalnych stanowiących 100% własność Zamawiającego: 5.564,20 m² (171 lokali mieszkalnych zlokalizowanych
w 22 budynkach), łączna powierzchnia terenów zielonych, na których znajdują się budynki będące 100% własnością Zamawiającego: 23124 m², łączna powierzchnia terenu utwardzonego: 3195 m², łączna powierzchnia lokali użytkowych: 1122 m² (10 lokali użytkowych w 8 budynkach), łączna powierzchnia garaży: 229,38 m² (10 garaży), powierzchnia terenów pod garażami (zlokalizowanych przy 5 posesjach): 175,50 m², łączna powierzchnia użytkowa lokali mieszkalnych i użytkowych we wspólnotach mieszkaniowych: 5006,39 m² (118 lokali mieszkalnych oraz 5 lokali użytkowych zlokalizowanych
w 42 budynkach).
Łączne ilości m² powierzchni użytkowej powyższych nieruchomości oraz terenów do nich przyległych stanowią podstawę do naliczenia wynagrodzenia. W przypadku ilościowej zmiany przedmiotu zamówienia w okresie obowiązywania umowy, zmianie ulegnie zakres zamówienia, a tym samym wynagrodzenie, które będzie naliczone według obowiązującej jednostkowej stawki.
Dane dodatkowe do opisu przedmiotu Zamówienia:
1. Przekazywanie Zamawiającemu w terminie do 20 – go każdego dnia miesiąca pisemnych informacji dotyczących bieżących należności.
2. Monitorowanie spłat zadłużeń.
3. Wysyłanie wezwań do zapłaty.
4. Rocznie prowadzonych jest około 40 postępowań sądowych, w tym: 37 o zapłatę
i 3 o eksmisję.
5. Koszty sądowe i komornicze ponosi Zamawiający.
6. Czynności związane z eksmisją lokatorów z zajmowanych lokali zgodnie z orzeczeniem sądu wykonuje Zarządca (koszt opłat komorniczych ponosi Zamawiający) – w ciągu roku
jest około 4 takich spraw.
8. Przeglądy okresowe budynków stanowiących 100 % własność Zamawiającego wykonuje na swój koszt Zarządca.
9. Przegląd kominiarski – 171 lokali mieszkalnych + 3 lokale użytkowe.
10. Przegląd gazowy - 171 lokali mieszkalnych + 3 lokale użytkowe.
11. Czyszczenie przewodów wentylacyjnych – 171 lokali mieszkalnych + 3 lokale użytkowe.
12. Czyszczenie przewodów spalinowych - 38 przewody spalinowe ( 2x na rok).
13. Czyszczenie przewodów dymowych – 45 lokali mieszkalnych (4x na rok).
14. Ilość wodomierzy do odczytu to: 78 szt.
15. Pogotowie techniczne Zarządca zobowiązany jest utrzymywać 24 godz. na dobę
i przystępować niezwłocznie do zabezpieczenia awarii po otrzymaniu wiadomości
od najemcy lub odpowiednich służb (maksymalny czas rozpoczęcia zabezpieczenia awarii
nie może przekroczyć 2 godzin). Pogotowie techniczne obejmuje również lokale gminne
w budynkach wspólnot mieszkaniowych. Koszt interwencji i zabezpieczania awarii ponosi Zarządca, a kosztem usunięcia awarii obciąża Zamawiającego. Zarządca zobowiązuje
się zatrudnić na umowę o pracę 3 konserwatorów do obsługi pogotowia.
16. Powierzchnia zieleni na działkach na których znajdują się budynki będące w 100% własnością Zamawiającego wynosi ok. 23124 m², a terenu utwardzonego około 3195 m².
17. Obecnie Zarządca obsługuje 1 zbiornik bezodpływowy na nieczystości ciekłe. Zarządca zobowiązany jest nie dopuścić do jego przepełnienia, a Zamawiający pokrywa koszt wywozu.
18. Posiadaną dokumentację techniczną (w wersji papierowej) obecny Zarządca zobowiązany
jest zgodne z umową przekazać w ciągu jednego miesiąca od protokolarnego przekazania Zamawiającemu. Obecny Zarządca przekaże w formie papierowej wykaz budynków
wraz z danymi adresowymi, wykaz lokali wraz z ich najemcami i ilością osób uprawnionych do zamieszkania, wykaz naliczeń czynszów i opłat dodatkowych wraz z ich saldami, wykaz prowadzonych postępowań sądowych .
19. Zarządca przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych podejmie środki zabezpieczające zbiór danych osobowych, o których mowa Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. 2016. 119.1).
20. Miesięczne stawki za 1m² zarządzanych i administrowanych lokali mieszkalnych, użytkowych oraz garaży i terenów pod garażami, oraz administrowania lokalami mieszkalnymi i użytkowymi we wspólnotach mieszkaniowych należy podać według poniższego wzoru:
a) stawka /brutto/ za zarządzanie lokalami mieszkalnymi (100% własność) ………….zł/m²,
b) stawka /brutto/ za zarządzanie lokalami użytkowymi (100% własność) .…………zł/m²,
c) stawka /brutto/ za zarządzanie garażami ……….. zł/m²,
d) stawka /brutto/ za zarządzanie terenami pod garażami ………… zł/m²,
e) stawka /brutto/ za administrowanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi we wspólnotach mieszkaniowych ……… zł/m².
Szacunkowe wynagrodzenie roczne brutto wynosi …………………….. zł.
21. Powyższe stawki powinny zawierać koszty zarządzania i administrowania, koszty
windykacji wierzytelności, koszty obsługi kasowej oraz koszty eksploatacji i napraw
bieżących skalkulowane łącznie w zależności od rodzaju zarządzanych i administrowanych nieruchomości.

zdolność techniczna lub zawodowa:
Opis spełniania warunku:
a) Zamawiający uzna ww.warunek zostanie spełniony, jeśli wykonawca wykaże, że posiada wiedzę
iż wykonywał w okresie ostatnich trzech lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy,
to w tym okresie), co najmniej jedną usługę tożsamą z przedmiotem zamówienia tj. zarządzania i/lub administrowania nieruchomościami mieszkalnymi o łącznej powierzchni nie mniejszej niż 50000 m²,.
b) Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował osobami, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia tj.
w tym:
-min. 2 osoby posiadające wykształcenie wyższe i mające doświadczenie w wykonywaniu usług
w zakresie zarządzaniu nieruchomościami,
-obsługa sprzątająca – min. 2 osoby,
-konserwatorzy – min. 3 osoby,
-min. 1 osobę do obsługi prawnej,
-min. 1 osobę do obsługi Punktu kasowego ( min. ½ etatu)
-min 1 osobę do obsługi Punktu Obsługi Klienta ( etat)

c) Wykonawca posiada lub zobowiązuje się utworzyć na terenie miasta Końskie Punkt Kasowy zapewniający obsługę kasową gminnych lokatorów i najemców bez pobierania prowizji
za wpłaty w godz. 7.30-14.00, 3 dni w tygodniu oraz utrzymanie tego stanu przez cały okres umowy.
-Wykonawca posiada lub zobowiązany jest utworzyć w Końskich placówkę z Punktem Obsługi Klienta, który czynny będzie w dni powszednie przez 8 godzin i utrzymanie tego stanu
przez cały okres obowiązywania umowy. W ramach prowadzonego punktu Obsługi Zarządca zobowiązuje się do utrzymania minimum ½ etatu do Obsługi Punktu Kasowego oraz minimum jednego etatu do Obsługi Punktu Obsługi klienta przez okres trwania umowy -W celu poprawnego prowadzenia pogotowia technicznego Wykonawca powinien posiadać
co najmniej jedną linię telefoniczną czynną całą dobę.
Pogotowie techniczne Wykonawca zobowiązany jest utrzymywać 24 godziny na dobę
i przystępować niezwłocznie do zabezpieczenia awarii po otrzymaniu informacji od najemcy lub odpowiednich służb. Pogotowie techniczne obejmuje również lokale gminne
w budynkach wspólnot mieszkaniowych

Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych:
a) wykazu narzędzi, wyposażenia i urządzeń technicznych dostępnych Wykonawcy w celu wykonania zamówienia publicznego wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi zasobami. Wzór wykazu stanowi- załącznik nr 6 do SWZ
b) wykazu usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania
i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest wstanie uzyskać tych dokumentów –oświadczenie wykonawcy. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie
w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz ma dotyczyć usług,
w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył. Wzór wykazu stanowi
załącznik nr 5 do SWZ
c) wykazu osób skierowanych prze wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – załącznik nr 7
do SWZ

Do oferty należy dołączyć:
1) Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do SWZ
2) Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;
3) Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
4) Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu– wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.
5) W przypadku wykonawców wspólnie składających ofertę - Oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy [art. 117 ust. 4 ustawy pzp] - załącznik nr 4 do SWZ.
6) W przypadku Wykonawcy, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby - zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów,
7) W przypadku Wykonawcy, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby – Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim podmiot udostępnia swoje zasoby wykonawcy – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do SWZ.