Świadczenie usług kurierskich polegających na przyjmowaniu, sortowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym dla potrzeb Instytutu Strat Wojennych

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług kurierskich polegających na przyjmowaniu, sortowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym dla potrzeb Instytutu Strat Wojennych im. Jana Karskiego na zasadach opisanych szczegółowo w Załączniku 4 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.

Zamawiający wszczął przedmiotowe postępowanie w dniu 20 grudnia 2023 r. (godz. 23:55) na podstawie decyzji ówczesnego kierownictwa Instytutu Strat Wojennych im. Jana Karskiego, dalej także: „Instytut”. Po dokonaniu analizy w zakresie aktualnych potrzeb związanych ze statutową działalnością Instytutu, w dniu 19 kwietnia 2024 r. została podjęta decyzja o rezygnacji z zakupu zewnętrznych usług kurierskich. Ostateczna zmiana decyzji zarządczej w Instytucie wiąże się ze zmniejszeniem aktywności Instytutu w niektórych obszarach jego działalności i związanym z tym ograniczeniem kosztów jego funkcjonowania. Zdarzenia takiego nie można było przewidzieć w momencie wszczęcia postępowania. Instytut Strat Wojennych im. Jana Karskiego jest państwową jednostką budżetową podległą Prezesowi Rady Ministrów, wykonującą zadania publiczne i wydatkującą środki publiczne. Zakup przedmiotowych usług zewnętrznych byłby w obecnej sytuacji niegospodarnością i w konsekwencji prowadziłby do wydatkowania środków publicznych na cel, który utracił swoją racjonalność, a to wiąże się ze szkodą w mieniu publicznym. Zaistniały stan rzeczy wypełnia przesłankę braku interesu publicznego dla dalszego prowadzenia postępowania. 2) do podstawy prawnej z art. 255 pkt 6 w zw. z art. 457 ust. 1 pkt 1 – Prawa zamówień publicznych: Na zapytanie Wykonawcy, w dniu 28 grudnia 2023 r. o godz. 14.50 Zamawiający poinformował Wykonawców o braku możliwości zdefiniowania wymiarów przesyłek; mogło to skutkować rezygnacją niektórych Wykonawców z dalszego udziału w postępowaniu. W dniu 29 grudnia 2023 r. o godz. 12.57 Zamawiający poinformował Wykonawców: 1) o zmianie Opisu Przedmiotu Zamówienia (dalej także „OPZ”) stanowiącym załącznik nr 4 do Szczegółowych Warunków Zamówienia (dalej „SWZ”), poprzez nadanie nowego brzmienia w ust. II pkt 3: „Przesyłki kurierskie powinny spełniać następujące kryteria: suma wymiarów: długość + szerokość + wysokość = max. 250 cm, długość max 120 cm mająca kształt prostopadłościanu, a w przypadku gdy masa brutto przesyłki nie przekracza 5 kg spełniająca dodatkowo następujące kryteria: długość + szerokość + wysokość = max. 125 cm, długość max. 75 cm. 2) o zmianie wzoru umowy w § 2 ust. 3, stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ, poprzez nadanie nowego brzmienia: „3. „Przesyłki kurierskie powinny spełniać następujące kryteria: suma wymiarów: długość + szerokość + wysokość = max. 250 cm, długość max 120 cm mająca kształt prostopadłościanu, a w przypadku gdy masa brutto przesyłki nie przekracza 5 kg spełniająca dodatkowo następujące kryteria: długość + szerokość + wysokość = max. 125 cm, długość max. 75 cm.” Dokonując przedmiotowych zmian Opisu Przedmiotu Zamówienia, Zamawiający nie przedłużył jednocześnie terminu składania ofert, który stosownie do art. 283 - Prawa zamówień publicznych, wynosi co najmniej 7 dni. Zważywszy, że termin otwarcia ofert został wyznaczony na dzień 4 stycznia 2024 r. o godz. 11.00 oraz mając na uwadze, że powyższa informacja skutkująca zmianą Opisu Przedmiotu Zamówienia, została opublikowana w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 29 grudnia 2023 r. o godz. 12.57, warunek ten nie został spełniony. Zaistniałą wadę postępowania należy kwalifikować jako istotną, ponieważ dopiero w dniu 29 grudnia 2023 r. powstał kompletny Opis Przedmiotu Zamówienia. Koniecznym było zatem zapewnienie 7-dniowego terminu na złożenie ofert przez Wykonawców, według wymagań (danych) OPZ. Podkreślenia wymaga, że powstała sytuacja ważyła na decyzji Wykonawców co do możliwości złożenia ofert, a nie tylko dokonania ewentualnych zmian w ofertach. Mając powyższe na uwadze, w świetle art. 255 pkt 5 i 6 - Prawa zamówień publicznych, Zamawiający jest zobligowany do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.