Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Miejskim Centrum Oświaty w Tychach oraz w publicznych szkołach i placówkach oświatowych miasta Tychy

1. Przedmiot zamówienia będzie realizowany dla rzecz Miejskiego Centrum Oświaty w Tychach (dalej MCO) oraz obsługiwanych przez MCO szkół i placówek oświatowych, dla których organem prowadzącym jest miasto Tychy, zwanych dalej łącznie Administratorem Danych.
2. Do realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca wyznaczy zespół składający się z co najmniej 4 osób, jako „Zespół Inspektora Ochrony Danych”. W zespole tym co najmniej 1 osoba zostanie wyznaczona przez Wykonawcę do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych we wskazanych przez Zamawiającego placówkach zgodnie z artykułem 37 ust. 3 o RODO.
3. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia „Zespół Inspektora Ochrony Danych” oraz wyznaczona,
co najmniej 1 osoba do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych zobowiązani będą do realizacji zadań określonych Rozporządzeniem 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych
oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, w szczególności art. 39 oraz innych zadań zleconych przez Administratora Danych, w tym w szczególności:

3.1. Zapewnienia pomocy Administratorowi Danych w zakresie tworzenia, modyfikacji i aktualizacji dokumentacji ochrony danych osobowych,
3.2. Opiniowania i doradztwa w zakresie procesów wewnętrznych Administratora Danych, których wprowadzenie lub zaniechanie może mieć wpływ na bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych przez Administratora Danych,
3.3. Koordynacji procesu analizy ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych,
3.4. Koordynacji procesu reakcji na incydenty dotyczące ochrony danych osobowych oraz obsługa zgłaszania naruszeń do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
3.5. Niezwłocznego przygotowywania z zachowaniem należytej staranności propozycji odpowiedzi dla osób składających zapytanie w sprawie przetwarzania ich danych osobowych,
3.6. Nadzorowania zasad bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych,
3.7. Monitorowania zmian w przepisach prawnych i interpretacji organu nadzorczego dotyczących sposobu przetwarzania i zabezpieczania danych osobowych,
3.8. Tworzenia wytycznych dla pracowników Administratora Danych dotyczących stosowania przepisów
o ochronie danych osobowych,
3.9. Współpracy z wyznaczonymi przez Administratora Danych osobami odpowiedzialnymi za IT,
3.10. Regularnych, co najmniej 1 raz w miesiącu wizyt w każdej z placówek objętych umową, w celu wydawania stosownych zaleceń dotyczących systemu ochrony danych osobowych i kontroli ich realizacji, a w razie potrzeby częściej,
3.11. Przeprowadzenie minimum raz na dwa miesiące kontroli procesu przetwarzania danych osobowych
w każdej placówce w zakresie uzgodnionym z Administratorem Danych,
3.12. Zapewnienie szkolenia dla wszystkich aktualnie zatrudnionych oraz nowoprzyjętych pracowników Administratora Danych z zasad przetwarzania danych osobowych za pomocą platformy e-learningowej,
3.13. Przeprowadzenia minimum raz na kwartał szkolenia stacjonarnego dla przedstawicieli wszystkich placówek z zakresu ochrony danych osobowych zgodnie z zapotrzebowaniem zgłoszonym przez Administratora Danych.
• Z uwagi na możliwość wystąpienia okoliczności związanych z możliwością wystąpienia chorób zakaźnych bądź innych okoliczności siły wyższej, szkolenia mogą także przyjąć formę on-line. Strony za okoliczności siły wyższej uznają: ogłoszone stany klęski żywiołowej, w tym powódź i trzęsienie ziemi, upadek statku powietrznego, strajki generalne lub lokalne, działania wojenne lub ogłoszenie stanu wojennego lub wyjątkowego, atak/zagrożenie terrorystyczne, epidemie, gwałtowne zjawiska atmosferyczne.
3.14. Przeprowadzenia minimum raz w roku kontroli treści publikowanych w BIP przez poszczególne placówki objęte umową, pod kątem zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych,
3.15. Przeprowadzenia raz w roku audytu bezpieczeństwa teleinformatycznego na zgodność z § 20 i 21 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej
oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
3.16. Wykonania w czasie trwania umowy 5 audytów we wskazanych przez Zamawiającego placówkach pod kątem RODO wraz z przeprowadzeniem analizy ryzyka i przeszkoleniem pracowników z zakresu bezpieczeństwa informacji, czego potwierdzeniem będzie sprawozdanie złożone Zamawiającemu
do 14 dni od dnia zakończenia każdego audytu w postaci elektronicznej na adres poczty elektronicznej Zamawiającego.