Obsługa Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach w 2024r.

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Marketplanet znajdującej się pod adresem: https://umkatowice.ezamawiajacy.pl zwanej dalej Platformą. Szczegółowe informacje dotyczące przyjętego w postępowaniu sposobu komunikacji, znajdują się w rozdziale III podrozdziale 1 SWZ.

1) Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Marketplanet znajdującej się pod adresem: https://umkatowice.ezamawiajacy.pl w zakładce "Korespondencja z wykonawcami". Za datę przekazania zawiadomień oraz informacji przyjmuje się ich datę wczytania do Systemu.
2) Informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej:
a) Zamawiający zgodnie z art. 64 ustawy Pzp określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jako:
- dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAdES,
- dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", w takim przypadku wymagany będzie oddzielny plik z podpisem. W związku z tym wykonawca będzie zobowiązany załączyć oddzielny plik z podpisem.
b) Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:
- stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
- komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ,
jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
- zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w
przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;
- włączona obsługa JavaScript;
- zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
c) Dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: pdf., excel., doc., zip.
d) Zamawiający zgodnie z § 3 ust. 3 ww. Rozporządzenia określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj:
- Plik załączony przez wykonawcę na Platformie i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako
zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po
odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert.
- Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss)
generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu –
zegarem Głównego Instytutu Miar.
Wszelką korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem, należy przekazywać za pośrednictwem Platformy. Korespondencję uważa się za przekazaną w terminie, jeżeli dotrze do Zamawiającego przed upływem wymaganego terminu. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt otrzymania wiadomości elektronicznej.
Osoba wskazana do porozumiewania się z wykonawcami: Jolanta Cieplińska. Więcej informacji w SWZ.

1) Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.
2) Wszelkie pozostałe informacje związane z ochroną danych osobowych znajdują się w załączniku nr 5 do SWZ.

Obsługi Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach (zwanego dalej RCIT) w zakresie: a) udzielania informacji wszystkim odwiedzającym punkt w zakresie walorów turystycznych, bazy noclegowej, kulturalnej i sportowej dzielnic Miasta i regionu, b) sprzedaży materiałów promocyjno-informacyjnych (albumów, folderów, map itp.) dotyczących Katowic i regionu wszystkim zainteresowanym (sprzedaż winna być skoordynowana ze sprzedażą prowadzoną przez Górnośląski Oddział PTTK w Katowicach, który mieści się w tym samym lokalu przy Rynku 13), c) sprzedaży gadżetów z Katowic, certyfikowanych/zatwierdzanych przez Wydział Promocji UM Katowice, d) sprzedaży internetowej gadżetów z Katowic w ramach utworzonego profilu na Facebooku, e) dystrybucji bezpłatnych miejskich materiałów promocyjnych (czasopism, folderów, mapek, broszur itp.), f) dystrybucji materiałów promocyjnych Miasta (przyjmowania wniosków w formie papierowej i elektronicznej, kontaktowania się z wnioskodawcami, przygotowywania materiałów po konsultacji z Wydziałem Promocji, wydawania materiałów wnioskodawcom, prowadzenia ewidencji realizowanych wniosków i wydanych materiałów) g) zbierania informacji dotyczących aktualnego stanu bazy turystycznej, usług, kultury, sportu itd. w Katowicach, h) organizacji i koordynacji konkursów miejskich, i) organizacji co najmniej dwóch gier miejskich na terenie miasta, w tym mogą być gry miejskie o charakterze fabularyzowanym, j) organizacji co najmniej 12 spacerów po mieście np. po Nikiszowcu, Szlakiem Moderny, k) prowadzenia współpracy z punktami informacji turystycznej z miast partnerskich miasta Katowice w zakresie wymiany materiałów informacyjno-promocyjnych oraz ewentualnych spotkań celem wymiany doświadczeń, l) koordynacji profili w mediach społecznościowych w zakresie ich aktualizacji o odbywające się wydarzenia w mieście, m) nawiązania i utrzymywania współpracy i kontaktów ze szkołami wyższymi kształcącymi w dziedzinie turystyki, n) przygotowywania informacji o wydarzeniach na urządzenia multimedialne, o) podlewania roślin znajdujących się w RCIT, p) przeprowadzania kwartalnie inwentaryzacji i kontroli jakości materiałów promocyjnych oraz określanie zapotrzebowania na poszczególne materiały promocyjne, q) wsparcia logistycznego dodatkowych wydarzeń w RCIT i koordynacji kalendarza wydarzeń, r) dodatkowo w przypadku dużych wydarzeń miejskich o charakterze gospodarczo – kulturalno – sportowym (niezależnie od działania RCIT przy Rynku 13), należy zorganizować mobilne Regionalne Centrum Informacji Turystycznej (zwane dalej mobilnym RCIT), w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Maksymalna ilość wydarzeń miejskich, dla których konieczne będzie zorganizowanie mobilnego Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej Zamawiający określa w ilości maksymalnie 15 wydarzeń, które odbywać się będą w Strefie Kultury i innych wskazanych tego typu miejscach.

Zamawiający w ramach przedmiotowego postępowania zastrzega sobie prawo opcji, polegające na zmniejszeniu ilości usług w zależności od potrzeb Zamawiającego.
Prawo opcji zostanie zastosowane w przypadku gdy ilość miesięcy i/lub dni wykonywania usługi ulegnie zmniejszeniu z tym, że Zamawiający informuje, że usługa będzie wykonywana przez co najmniej 11 miesięcy.
Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usług w zakresie w jakim stosowane będzie prawo opcji.

Na podstawie art. 112 ustawy Pzp, zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy będący osobami fizycznymi, osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, a także wykonawcy ci występujący wspólnie (np. spółka cywilna, konsorcjum), o ile spełniają warunki określone w ustawie oraz w niniejszej specyfikacji.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej:
taki warunek nie wynika z odrębnych przepisów
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej jeżeli:.
a) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał usługi, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje usługi, polegające na świadczeniu usługi obsługi punktu informacyjnego przez okres co najmniej 10 m-cy

b) dysponuje osobami posiadającymi niżej określone kwalifikacje zawodowe, uprawnienia, doświadczenie oraz wykształcenie niezbędne do wykonania zamówienia publicznego:
I. dwiema osobami posługującymi się dwoma językami obcymi w tym obowiązkowo biegle językiem angielskim oraz drugim językiem (niemieckim, francuskim, hiszpańskim, rosyjskim, czeskim) co najmniej na poziomie komunikatywnym, które uczestniczyły w szkoleniach w zakresie turystyki organizowanych przez regionalne organizacje turystyczne oraz posiadające min. półroczne doświadczenie w obsłudze informacji turystycznej
II. dwiema osobami o kwalifikacjach, doświadczeniu i znajomości języków jw., które będą pełnić zastępstwo w przypadku nieobecności osób jw.
III. jedną osobą posiadającą certyfikat 1 stopnia kursu nauczycielskiego języka migowego lub równoważny
IV. jedną osobą posiadającą wykształcenie wyższe w zakresie turystyki
Zamawiający dopuszcza, że któraś ze wskazanych osób spełnia jednocześnie kilka z ww. warunków.

Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.

Podmiotowe środki dowodowe, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania
a) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu załączonym do oferty, że nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie podstaw określonych:
- w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp,
- w art. 109 ust. 1 pkt 4-10 Pzp
- w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych. W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający wymaga następujących podmiotowych środków dowodowych:
a) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi/dostawy zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy (załącznik nr 6);
b) wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami ( załącznik nr 7).

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
W takim przypadku:
- Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.
- wszelka korespondencja będzie prowadzona przez zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, spośród których tylko jeden spełnia warunek dotyczący uprawnień, są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (załącznik nr 4).
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców (art. 59) wraz z oświadczeniami (załącznik nr 2 i 2a )

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 454-455 ustawy Pzp oraz wskazanym w projektowanych postanowieniach umownych stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.
Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.