Organizacja konferencji naukowej projektu „Kampania Polska 1939 – synteza”

1. Wszyscy Wykonawcy w celu bezproblemowej komunikacji z Zamawiającym na Platformie powinni przed upływem terminu składania ofert przystąpić do postępowania na Platformie poprzez funkcję „Przystąp do postępowania” oraz posiadać założone konto w aplikacji Marketplanet OnePlace.
2. W celu bezproblemowej pracy z Platformą, Wykonawca powinien posiadać co najmniej:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 56 KB/s;
2) komputer klasy PC z zainstalowanym systemem operacyjnym Microsoft Windows XP/Vista/Windows 7/ Windows 10; w przypadku komputera z systemem operacyjnym Microsoft Windows 7/ Windows 8 przeglądarka MS Internet Explorer 10.0 (lub nowsza) z obsługą Active X lub dla systemów operacyjnych XP/Vista/Windows 7/Windows 8 przeglądarka Firefox z obsługą Javy, siła szyfrowania: 128bit; w przypadku komputera z systemem operacyjnym Microsoft Windows 10 przeglądarka MS Internet Explorer 11 z obsługą Active X lub Firefox z obsługą Javy, siła szyfrowania: 128bit;
3) zainstalowaną dowolną przeglądarkę internetową: Chrome; Mozilla Firefox;
4) włączoną obsługę JavaScript;
5) podłączony lub wbudowany do komputera czytnik karty kryptograficznej wydanej przez wystawcę certyfikatu używanego przez Wykonawcę.
3. Dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
1) dokumenty w formacie „pdf” zaleca się podpisywać formatem PAdES,
2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy należy użyć formatu XAdES. W takiej sytuacji należy załączyć oddzielny plik z podpisem (w takiej sytuacji Wykonawca winien upewnić się, że załącza oba pliki, tj. plik z treścią dokumentu oraz plik z podpisem elektronicznym).
3) Zamawiający zaleca, aby kwalifikowany podpis elektroniczny, którym posługuje się Wykonawca był podpisem wydanym na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, bądź innych krajów należących do Unii Europejskiej.
4. Obsługiwane przez Platformę formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB
w formatach: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, PAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.
5. Każdy plik załączony i zapisany przez Wykonawcę na Platformie, widoczny jest w Systemie jako zaszyfrowany. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po automatycznym odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert.

6. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data "- czas lokalny serwera synchronizowany odpowiednim źródłem czasu.
7. Format kodowania treści w obrębie platformy - UTF8.
8. Cała komunikacja pomiędzy użytkownikiem Systemu a serwerem jest wykonywana przy użyciu bezpiecznego protokołu HTTPS (szyfrowanie TLS).

Uwaga, numeracja przeniesiona z SWZ
7. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego jest Akademia Sztuki Wojennej z siedzibą przy Al. gen. Antoniego Chruściela „Montera” 103, 00-910 Warszawa.
8. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych z którym można się skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@akademia.mil.pl
9. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Podstawą prawną ich przetwarzania jest art. 6 ust.1 lit. c RODO w związku z ustawą Prawo zamówień publicznych i rozporządzeniem Ministra Rozwoju w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu i udzielenie zamówienia.
10. Dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny, wynikający z przepisów, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
11. Dane osobowe pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne. Ograniczenie dostępu do danych osobowych może wystąpić tylko w przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
12. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej.
13. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo:
- dostępu do danych osobowych przy czym w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa
w art. 15 ust. 1-3 RODO wymagałoby dużego wysiłku zamawiający może żądać od osoby której dane dotyczą dodatkowych informacji,
- żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania w przypadkach wymienionych w RODO przy czym żądanie nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego.
14. Osobie której dane dotyczą nie przysługuje prawo do przenoszenia danych osobowych, ich usunięcia ani prawo wniesienia sprzeciwu, ponieważ przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust.1 lit. c RODO.
15. W trakcie przetwarzania danych nie będzie dochodziło do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, ani do profilowania.
16. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych osobowych (adres: 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2).
17. Podanie danych osobowych w związku z udziałem w postępowaniu o zamówienia publiczne nie jest obowiązkowe ale niezbędne do wzięcia w nim udziału. Zamawiający może żądać ich podania na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji naukowej projektu „Kampania Polska 1939 – synteza” zgodnie z wymaganiami określonymi w SWZ.
Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił:
1) dwa noclegi w hotelu zlokalizowanym w m.st. Warszawie lub najbliższej okolicy (do 30 km od Akademii Sztuki Wojennej al. gen. A. Chruściela 103 Warszawa Rembertów) w pokojach jednoosobowych dla 90 uczestników konferencji;
2) usługi gastronomiczne dla uczestników konferencji ,
3) salę konferencyjną mogącą pomieścić wszystkich uczestników konferencji wyposażoną
w nagłośnienie, laptop, rzutnik multimedialny w pierwszym i trzecim dniu konferencji tj, 13 i 15 grudnia 2023 r.
4) trzy sale konferencyjne mogące pomieścić do 30 osób każda wyposażone w nagłośnienie, laptop
i rzutniki multimedialne w drugim dniu konferencji tj. 14 grudnia 2023 r.
5) wydzieloną przestrzeń recepcyjną wyposażoną w trzy stoły i dziewięć krzeseł w pierwszym, drugim i trzecim dniu konferencji tj, 13, 14 i 15 grudnia 2023 r.
6) obsługę techniczną sal konferencyjnych dbającą o właściwą jakość nagłośnienia oraz prezentacji multimedialnych,
7) streaming wskazanych przez Zamawiającego wystąpień

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
zdolności technicznej lub zawodowej
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy
- w tym okresie, wykonał a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych wykonuje co najmniej jedną usługę (umowę) polegającą na organizacji konferencji naukowej lub innego przedsięwzięcia o charakterze co najmniej dwudniowych spotkań zawodowych, środowiskowych, biznesowych związanych z udziałem co najmniej 50 osób o wartości brutto nie mniejszej niż
200 000,00 zł.

wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
Informacje w powyższym zakresie Wykonawca przedstawi zgodnie z załącznikiem nr 7 do niniejszej SWZ.

Oferta powinna składać się z:
1) formularza ofertowego (dołączonego obowiązkowo do formularza elektronicznego na Platformie) – zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ;
2) oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu składa każdy z Wykonawców;
3) oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z wykonawców.
4) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,
o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 8 do SWZ;
5) pełnomocnictwa złożonego w formie opisanej w pkt. 7 (jeżeli dotyczy);
6) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.
W przypadku składania oferty przez spółkę cywilną zamiast pełnomocnictwa Wykonawca może złożyć umowę spółki cywilnej z której w sposób jednoznaczny wynikać będzie sposób reprezentacji spółki cywilnej;
7) w przypadku, gdy oferta zawiera tajemnice przedsiębiorstwa – dowodów – zgodnie z zapisami ust. 5. W przypadku przekazywania przez Wykonawcę dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dane (np. zip) kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z poświadczeniem przez wykonawcę za zgodność
z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów zawartych w tym pliku.
8) Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa:
• zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do SWZ.
Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;
• oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby aktualne na dzień składania ofert o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z załącznikiem nr 4 do SWZ oraz załącznikiem nr 5 do SWZ.

Uwaga, numeracja przeniesiona z SWZ:
2) oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu składa każdy z Wykonawców;
3) oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z wykonawców,
6) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.
16. Oferta wspólna
1) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenia zamówienie (konsorcja i spółki cywilne) ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania
w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2) Podpisy na pełnomocnictwie, o którym mowa w ust. 7 muszą być złożone przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji wykonawców. Dokument pełnomocnictwa winien zostać złożony w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. Podpisy i poświadczenie ze zgodność z oryginałem złożone muszą być za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.

1. W przypadku zmiany przez Zamawiającego terminu konferencji po podpisaniu niniejszej umowy, ważność umowy w odniesieniu do nowego terminu realizacji zależy od jej potwierdzenia przez strony. W razie zgody stron na realizacje umowy w nowym terminie strony dokonają stosowanych ustaleń w drodze pisemnego porozumienia. W przypadku braku potwierdzenia przez strony realizacji konferencji w nowym terminie umowa ulega rozwiązaniu, postanowienia ust. 7 stosuje się.