Zapewnienie usługi hotelowej ze śniadaniem dla 25 osób.

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344).
Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje Wykonawcy przekazują:
1) wyłącznie poprzez Platformę Zakupową i komunikaty publiczne oraz prywatne, dostępną pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/814080
2) lub WYŁĄCZNIE w przypadku awarii powyższego: drogą elektroniczną: na adres mailowy zamowienia.publiczne@rarr.rzeszow.pl

Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w Rozdziale VII ust. 1 SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

1. Administratorem Państwa danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 5/46/WE („RODO”) jest Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. ul. Szopena 51, 35-959 Rzeszów, e-mail: sekretariat@rarr.rzeszow.pl.
2. W sprawach związanych z Państwa danymi osobowymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, wysyłając e-mail na adres: iod@rarr.rzeszow.pl.
3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu związanym z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pod nazwą Zapewnienie usługi hotelowej ze śniadaniem dla 25 osób – znak sprawy: BS.2611.42.2023 oraz jego rozstrzygnięciem, jak również zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, a także udokumentowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacją.
4. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą:
• osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania
w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1605 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”,
• podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi prawne, informatyczne, hostingowe, księgowo-finansowe, kurierskie i pocztowe oraz inne, z którymi Administrator zawrze umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a także właściciel platformy zakupowej, na której Administrator prowadzi postępowania o udzielenia zamówienia publicznego i jego podwykonawcy.
5. Państwa dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postepowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Państwa dane osobowe mogą być jednak przechowywane dłużej ze względu na obowiązującą u Administratora Instrukcję Kancelaryjną obejmującą Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. W przypadku prowadzenia postępowań na roboty budowlane lub usługi – okres przechowywania dokumentacji postępowania wynosi 5 lat od dnia zakończenia postępowania o zawarcie umowy koncesji, a w przypadku gdy czas trwania umowy koncesji przekracza 5 lat – przez okres jego trwania.
6. Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
7. Mając na uwadze powyższe przysługuje Państwu prawo do:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do Państwa danych osobowych dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Państwa danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.

8. Nie przysługuje Państwu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
9. W odniesieniu do Państwa danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
10. Administrator nie zamierza przekazywać Państwa danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi hotelowej ze śniadaniem dla uczestników międzynarodowego spotkania, które odbędzie się w dniach 13-16 grudnia 2023 r. w Rzeszowie (tj. trzy doby hotelowe dla każdego uczestnika) w ramach projektu „InclusEU: działania wolontariackie jako odpowiedź społeczna dla integracji w Europie” w ramach Programu Obywatele, Równość, Prawa i Wartości (CERV).

UWAGA! Hotel, w którym zakwaterowani zostaną uczestnicy spotkania, musi być zlokalizowany w Rzeszowie lub w odległości maksymalnie do 20 km od granic miasta Rzeszowa (ewentualne wyliczenie – w linii prostej na podstawie mapy Google).

- Zapewnienie usługi hotelowej ze śniadaniem dla 25 osób w dniach 13-16 grudzień 2023:
- Usługa hotelowa musi być realizowana w standardzie co najmniej dwugwiazdkowym w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie,
- Hotel musi być dostosowany dla potrzeb osób z niepełnosprawnościami,
- Śniadanie wliczone w cenę usługi,
- Usługa hotelowa powinna być świadczona w obiektach, których pokoje spełniają wymogi hotelu, co najmniej dwugwiazdkowego,
- Wyposażenie pokoi musi spełniać wszystkie warunki obiektu co najmniej dwugwiazdkowy, w rozumieniu przepisów § 2 ust 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. nr 22 poz. 169),
- Świadczenie ww. usługi hotelowej obejmuje nocleg w jednoosobowych lub dwuosobowych pokojach z pełnym węzłem sanitarnym, dostępem do bezpłatnego Internetu przez cały czas trwania doby hotelowej,
- Wykonawca zapewni rezerwację w ilości 21 pokoi jednoosobowych z prywatną łazienką, oraz 2 pokoje dwuosobowe z prywatną łazienką.
- Każdy pokój musi mieć sprawne ogrzewanie;
- Wykonawca zapewni dla wszystkich osób korzystających z usługi hotelarskiej strzeżoną przechowalnię bagażu,
- Wykonawca zapewni zakwaterowanie uczestników w dniu 13 grudnia 2023 r. od godziny 11:00, zaś wykwaterowanie w dniu 16 grudnia 2023 r. do godz. 12:00.
- Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe dla wszystkich 25 osób,
- Ostateczna liczba osób korzystających z usługi zostanie podana na minimalnie 14 dni przed terminem realizacji zamówienia. Zamawiający zastrzega jednak, że minimalna liczba osób, która będzie korzystać z usługi hotelowej ze śniadaniem to 18 osób. Zamawiający zapłaci za faktyczną liczbę osób, która będzie korzystać z usługi hotelowej objętej niniejszym zamówieniem.
- Zamawiający wymaga, aby odwołanie rezerwacji było możliwe bez ograniczeń czasowych i nie skutkowało naliczeniem jakichkolwiek opłat.
- Wykonawca zapewni możliwość podjazdu samochodów oraz autokarów pod wejścia do hotelu. Uczestnicy spotkania muszą być zakwaterowani w jednym hotelu,
- Śniadanie zapewnione każdego dnia (w godz. 7.00-10.00), w formie szwedzkiego stołu, musi być podawane w tym samym budynku lub maksymalnie budynku przyległym do hotelu.
- Niezależnie od wielkości hotelu, w menu śniadaniowym powinno się znajdować:
1) kilka gorących dań, np. jajecznica, parówki/kiełbaski/frankfurterki, naleśniki, jajka sadzone, żurek, racuchy, boczek grillowany, tosty panierowane czy placki ziemniaczane,
2) warzywa: co najmniej pomidory, ogórki, cebula, papryka,
3) pieczywo: co najmniej razowe, wieloziarniste, mieszane, bezglutenowe,
4) owoce: co najmniej banany, jabłka, kiwi, pomarańcze, winogrona,
5) wędlina – co najmniej trzy rodzaje, sery żółte: co najmniej dwa rodzaje – do wyboru,
6) sałatki: co najmniej dwa rodzaje
7) napoje: soki i woda mineralna (gazowana, niegazowana) oraz herbata/kawa – bez ograniczeń – wraz z dodatkami: mleko, cukier, cytryny itp.

Kryteria oceny i wyboru ofert i ich znaczenie:
1) K1: Cena – 100 %.
Ad 1) Kryterium: Cena - znaczenie w ocenie 100%

Punkty zostaną przyznane wg wzoru:

Najniższa cena spośród ofert niepodlegających odrzuceniu/Cena badanej oferty brutto X 100 % x 100 = …… pkt

Maksymalna ilość punktów w ramach tego kryterium: 100 punktów

Za najkorzystniejszą uznana zostanie ta oferta z najniższą ceną za pełną realizację zamówienia. Liczba uzyskanych punktów będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Ocenie będą podlegały oferty niepodlegające odrzuceniu.

Oferta wspólna
1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VII ust. 1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia.
3) Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w zakresie dotyczącym:
1) Terminu realizacji usługi w przypadku wystąpienia okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy, Strony dokonają zmian w niniejszej umowie w zakresie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
2) Zmiany przedmiotu zamówienia:
a) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w zakresie mającym wpływ na przedmiot zamówienia;
b) zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy.
c) zmiany ilości osób, wskazane w §2 ust. 2.
2. Wystąpienie którejkolwiek z wymienionych w ust. 1 okoliczności nie stanowi bezwzględnego zobowiązania Zamawiającego do dokonania takich zmian, ani nie może stanowić podstawy roszczeń Wykonawcy do ich dokonania.
3. Warunkiem dokonania zmian umowy jest złożenie uzasadnionego wniosku przez stronę inicjującą zmianę i jego akceptacja przez drugą stronę lub sporządzenie przez strony stosownego protokołu.
4. Zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

W celu złożenia oferty należy zarejestrować (zalogować) się na Platformie i postępować zgodnie z instrukcjami dostępnymi u dostawcy rozwiązania informatycznego pod adresem https://platformazakupowa.pl/transakcja/814080 .W celu złożenia oferty należy przejść do transakcji (zakładki) dedykowanej dla niniejszego postępowania z sygnaturą sprawy: BS.2611.42.2023 i daną nazwą postępowania.