świadczenie kompleksowych usług w ramach organizacji wydarzeń na rzecz ZUOP na terenie Rzeczypospolitej Polskiej lub poza jej granicami

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie wszystkich usług w ramach organizacji Wydarzeń na rzecz Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do organizacji, pod względem logistycznym, w kraju oraz poza granicami RP wszelkich wydarzeń organizowanych w ramach działalności Zamawiającego, w szczególności: seminariów, konferencji, spotkań, szkoleń, konferencji internetowych oraz wizyt plenarnych i studyjnych, a także wystaw, stoisk informacyjnych i edukacyjnych, wydarzeń plenerowych oraz innych uwzględniających poniższy zakres.
W zakres kompleksowej organizacji logistycznej wydarzeń wchodzą w szczególności:
1) rezerwacja i najem sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem technicznym oraz zapewnienie obsługi technicznej,
2) aranżacja i zapewnienie wyposażenia sal konferencyjnych,
3) zapewnienie materiałów szkoleniowych i konferencyjnych,
4) zapewnienie wyżywienia dla uczestników wydarzeń,
5) prowadzenie sekretariatu,
6) zapewnienie zakwaterowania dla uczestników wydarzeń,
7) organizacja spotkań w trybie konferencji stacjonarnych, hybrydowych i internetowych,
8) zapewnienie promocji wydarzenia poprzez m.in. plakat/baner elektroniczny, mailing, film promocyjny w formie zaproszenia na wydarzenie,
9) zapewnienie transportu osobowego oraz dostawczego,
10) zabezpieczenia wydarzenia od strony formalno-prawnej, medycznej, przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa uczestników wydarzenia i porządku w trakcie wydarzenia (ochrona osób);
11) zapewnienie obsługi zlecenia w tym, wyznaczenie osoby/osób do kompleksowej obsługi zlecenia wydarzenia pod względem prawidłowego jego przebiegu od momentu przyjęcia zlecenia do jego zakończenia w celu prawidłowej realizacji zlecenia (nie należy tu uwzględniać usługi koordynacji w miejscu wydarzenia realizowanej przez 1 osobę);
12) zapewnienie usługi koordynacji w miejscu wydarzenia;
13) zapewnienie innych usług w tym m.in. konferansjera, animatora, hostessy, przewodnika itp.