Świadczenie usługi hotelowo - restauracyjnej dla uczestników XXI Międzynarodowej Konferencji Naukowej nt. „Wielowymiarowość edukacji XXI wieku”.

Wymagania techniczne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, rejestracja na Platformie, w tym złożenie oferty w formie elektronicznej:
1) Rekomendowane przeglądarki internetowe:
a) Internet Explorer 8, Internet Explorer 9, Internet Explorer 10, Internet Explorer 11,
b) Google Chrome 31,
c) Mozilla Firefox 26,
d) Opera 18.
2) Pozostałe wymagania techniczne:
a) dostęp do sieci Internet,
b) obsługa przez przeglądarkę protokołu XMLHttpRequest - ajax,
c) włączona obsługa JavaScript,
d) zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s,
e) zainstalowany Acrobat Leader,
f) zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowszy.
3) Rekomendowane formaty przesyłanych danych:
image/bmp, image/x-windows-bmp, application/msword, application/drafting, image/gif, application/x-compressed, application/x-gzip, multipart/x-gzip, image/jpeg, image/pjpeg, application/x-latex, application/pdf, image/pict, image/png, application/mspowerpoint, application/postscript, application/rtf, application/x-rtf, text/richtext, image/tiff, image/x-tiff, application/mswrite, application/excel, application/x-excel, application/vnd.ms-excel, application/x-msexcel, application/vnd.ms-excel, text/xml, application/x-zip-compressed, application/zip, application/vnd.ms-office, image/x-ms-bmp, video/x-msvideo, audio/x-ms-wma, application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet, application/acad, application/x-acad, application/autocad_dwg, image/x-dwg, application/dwg, application/x-dwg, application/x-autocad, image/vnd.dwg, drawing/dwg.
4) Kodowanie i oznaczenie czasu przekazania danych
Czas zapisywany jest w formacie YYYY-MM-DD HH:MM:SS. Czas przekazania danych jest to czas, w którym zostanie potwierdzone złożenie oferty, dokumentu przez Wykonawcę. W przypadku wybrania opcji złożenia oferty bez logowania, potwierdzenie odbywa się poprzez kliknięcie w link dostępny w wiadomości mailowej, wysłanej automatycznie po złożeniu oferty, dokumentu będąc niezalogowanym na Platformie zakupowej. Wiadomość otrzymuje Wykonawca na adres e-mail wskazany w formularzu „Złóż ofertę”. W przypadku Wykonawcy zalogowanego na Platformie Przetargowej, czas przekazania danych jest to czas wysłania dokumentu, oferty przez Platformę Przetargową.
5) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do komunikacji wynosi 150 MB.
UWAGA!
W razie wystąpienia jakichkolwiek problemów prosimy o kontakt z działem Helpdesk Logintrade +48 71 787 35 34, e-mail: helpdesk@logintrade.net.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:
1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Przyrodniczo - Humanistyczny w Siedlcach, z siedzibą w Siedlcach (08-110) przy ul. Konarskiego 2, reprezentowany przez Rektora;
2. administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: roman.sikorski@uph.edu.pl;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji;
4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy PZP;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 PZP przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
8. posiada Pani/Pan:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. nie przysługuje Pani/Panu:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
10. przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne
z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług hotelowo-restauracyjnych oraz usługi wynajmu sali dla uczestników XXI Międzynarodowej Konferencji Naukowej nt. „Wielowymiarowość edukacji XXI wieku”, odbywającej się w dniach 04-06.06.2023r., dla planowanej ilości 100 osób. Wykonawca w ramach zamówienia zapewni:
1) nocleg;
2) wyżywienie;
3) ubezpieczenie.
1. Wymagania Zamawiającego:
1) Ośrodek, w którym odbędzie się konferencja winien być usytuowany poza Siedlcami (w odległości do 30 km od siedziby Zamawiającego, tj. ul. Konarskiego 2, Siedlce).
2) Ośrodek ma posiadać historyczny i artystyczny charakter.
3) Ośrodek ma posiadać doświadczenie w organizacji międzynarodowych konferencji naukowych.
4) Ośrodek winien zapewnić bezpłatny parking dla uczestników przyjeżdżających własnymi środkami komunikacji.
5) Ośrodek winien dysponować miejscem i terenem do zajęć plenerowych oraz organizacji ogniska lub grilla.
6) Ośrodek świadczący usługi winien posiadać salę konferencyjną mieszczącą jednorazowo 100 osób, co najmniej 2 sale mieszczące jednorazowo co najmniej 50 osób oraz salę koncertową z fortepianem.
7) Sale konferencyjne winny być wyposażone w stoły i krzesło dla każdego uczestnika konferencji oraz w sprzęt audiowizualny: rzutnik, laptop i ekran. Możliwość udziału w konferencji on-line.
8) Zamawiający nie określa stopnia skategoryzowania hotelu, w którym będzie odbywała się konferencja, przy czym pokoje dla uczestników konferencji powinny być wyposażone w łazienkę (ręcznik, środki higieniczne), telewizor i WiFi.
2. Usługi hotelarskie dla planowanej ilości 100 osób:
Noclegi od 04/05.06.2023 do 05/06.06.2023, pokoje wyposażone w łazienkę (ręcznik, środki higieniczne), TV, WiFi.
3. Usługi restauracyjne dla planowanej ilości 100 osób - standard menu:
1) 04.06.2023 (niedziela):
- Kolacja: stół szwedzki: danie gorące, wędlina, ser żółty, warzywa, owoce, jajka, masło, dżem, jogurty, pieczywo, kawa, herbata, sok, woda.
2) 05.06.2023 (poniedziałek):
- Śniadanie: stół szwedzki: 2 dania na ciepło, wędlina, ser żółty, warzywa, owoce, jajka, masło, dżem, jogurty, pieczywo, kawa, herbata, sok, woda.
- Obiad: zupa, danie drugie mięsne i bezmięsne, zestaw surówek, kompot, deser: lody lub ciasto.
- Kolacja uroczysta: dwa dania na ciepło do wyboru mięsne i bezmięsne, 6 przystawek, dodatki bez limitu: napoje ciepłe kawa i herbata, napoje zimne gazowane, soki, woda, pieczywo, ciasto domowe.
- Przerwy kawowe: kawa, herbata, woda, ciasto domowe.
3) 06.06.2023 (wtorek):
- Śniadanie: stół szwedzki: 2 dania na ciepło, wędlina, ser żółty, warzywa, owoce, jajka, masło, dżem, jogurty, pieczywo, kawa, herbata, sok, woda.
- Obiad: zupa, danie drugie mięsne i bezmięsne, zestaw surówek, kompot, deser: lody lub ciasto.
- Przerwy kawowe: kawa, herbata, woda, ciasto domowe.
4. Usługa rozpoczyna się 4 czerwca 2023 r. około godz. 17.00 przyjazdem uczestników konferencji i kolacją a kończy w dniu 6 czerwca 2023 r. obiadem o godzinie 14.00.

1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą - z punktu widzenia kryteriów:
1) „cena za wykonanie przedmiotu zamówienia” - znaczenie 60%;
2) „termin płatności faktury” - znaczenie 40%
2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.
3. Liczba punktów obliczona zostanie w następujący sposób:
1) dla kryterium “cena za wykonanie przedmiotu zamówienia”:
a) oferta Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia otrzyma maksymalną ocenę 60 punktów,
b) oferty pozostałych Wykonawców otrzymają liczbę punktów obliczoną zgodnie ze wzorem:
An = (C min/Cn) x 60
C min - cena najniższa w złożonych ofertach
Cn - cena oferty rozpatrywanej
An - ocena punktowa
c) uzyskana liczba punktów zostanie zaokrąglona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku;
2) dla kryterium “termin płatności faktury”:
oferta Wykonawcy, który zaoferuje
˗ 14 dni - otrzyma 0 punktów:
˗ 21 dni - otrzyma 20 punktów;
˗ 30 dni - otrzyma 40 punktów;
4. Liczba punktów przyznanych ofercie zaokrąglona zostanie do dwóch miejsc po przecinku.
Nie wskazanie lub wskazanie innej liczby płatności faktury niż wyżej wymienione przez Wykonawcę w formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej SWZ będzie oznaczać, że Wykonawca zaproponował 14 dniowy termin płatności.

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert przeprowadził co najmniej 3 usługi hotelowo-restauracyjne o wartości min 15 000 zł brutto każda wraz z podaniem rodzaju, wartości, daty, miejsca wykonania i podmiotów, na rzecz których usługa ta została wykonana, z załączeniem dowodów, określających czy ta usługa została wykonana należycie.

Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy

1. Wykonawcy mogą ubiegać się wspólnie o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o zamówienie, zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w po¬stępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Pełnomocnictwo, o którym mowa w ust. 2 musi być dołączone do oferty w formie oryginału podpisanego przez uprawnionych, w świetle dokumentów rejestracyjnych, przedstawicieli Wykonaw¬ców, lub mieć postać aktu notarialnego, albo notarialnie potwierdzonej kopii. Z treści pełnomocnictwa winno wynikać, iż dotyczy ono udziału w niniejszym postępowaniu, a jego okres ważności obejmować musi niniejsze postępowanie.
4. Jeśli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zostanie wybrana, Zamawiający będzie żądał przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego przedstawienia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

1) zmiana liczby osób objętych usługą. Strony przewidują możliwość zmniejszenia liczby osób do 30%; 2) z przyczyn niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy zmiana miejsca realizacji usług hotelowych. Zmiana umowy nie może skutkować zwiększeniem wynagrodzenia Wykonawcy; 3) w wyjątkowych, udokumentowanych przypadkach mogą ulec zmianie terminy wykonywania usługi; 4) strony przewidują możliwość zmiany menu, zmiana nie może spowodować zwiększenia wynagrodzenia Wykonawcy oraz pogorszenia standardu posiłków lub prowiantu. 2. Zamawiający ustala następujące warunki wprowadzenia zmiany do umowy: 1) strona występująca o zmianę postanowień umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia okoliczności, na które powołuje się wnioskując o dokonanie zmiany; 2) wniosek o zmianę postanowień umowy musi być wyrażony na piśmie; 3) zmiana umowy może nastąpić wyłącznie w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności.