„Usługi hotelowe i towarzyszące na potrzeby konferencji pn. 24th Polish Conference of Chemical and Process Engineering/XXIV Ogólnopolska Konferencja Inżynierii Chemicznej i Procesowej” w Szczecinie

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług hotelowych i towarzyszących na potrzeby organizowanej przez Zamawiającego w Szczecinie czterodniowej (w dniach od 13.06.2023 r. do 16.06.2023 r.) konferencji naukowej pn. „24th Polish Conference of Chemical and Process Engineering/XXIV Ogólnopolska Konferencja Inżynierii Chemicznej i Procesowej” (zwanej dalej „Konferencją”). Ramowy program Konferencji podaje załącznik nr 2 SWZ.
2. W zakres przedmiotu niniejszego zamówienia wchodzą takie podstawowe rodzaje usług, podlegających wykonaniu w okresie trwania Konferencji, jak:
1) Zapewnienie i udostępnienie 10 dwuosobowych pokoi hotelowych dla pracowników Zamawiającego (wraz z serwowaniem im śniadania);
2) Zapewnienie gotowości udostępnienia dodatkowo 80 dwuosobowych pokoi hotelowych dla innych zainteresowanych uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem dodatkowych postanowień ust. 4 poniżej;
3) Udostępnianie Sal na potrzeby obrad Konferencji;
4) Świadczenie usług restauracyjnych (lunch/kolacja/bankiet oraz przerwy kawowe w formie bufetu kawowego);
5) Udostępnienie przestrzeni hotelowych (wewnątrz budynku hotelu) na potrzeby Zamawiającego jako organizatora Konferencji związane z rejestracją uczestników Konferencji (tzw. strefa rejestracji), prezentacji materiałów sponsorów Konferencji (stanowiska wystawiennicze) oraz prezentacji materiałów Konferencyjnych (przestrzeń na tzw. sesje posterowe).
3. Szczegółowo rodzaj i zakres usług składających się na przedmiot niniejszego zamówienia oraz liczbę uczestników Konferencji, dla których te usługi maja być wykonane - podaje § 2 ust. 2 Wzoru Umowy (załącznik nr 5 SWZ).
4. Wymagany minimalny okres gotowości do zapewnienia dwuosobowych pokoi hotelowych, tj. usługa, o której mowa w ust. 2 pkt 2) powyżej podaje § 4 ust. 2 Wzoru Umowy. Ewentualne, podlegające wykonaniu następczo w stosunku do usługi, o której mowa w ust. 2 pkt 2) powyżej, usługi jak udostępnienie (wynajem) wskazanych tam pokoi dwuosobowych i zakwaterowanie w nich zainteresowanych uczestników Konferencji (z ewentualnymi usługami towarzyszącymi w postaci serwowanego dla nich śniadania) nie stanowią przedmiotu niniejszego zamówienia. Zamawiający nie gwarantuje, że uczestnicy Konferencji będą zainteresowania skorzystaniem z pokoi hotelowych, o których mowa w ust. 2 pkt 2) powyżej. (szczegółowe postanowienia w tym zakresie podaje § 4 Wzoru Umowy.
5. Zamawiający wymaga aby wszystkie usługi, o których mowa w ust. 2 powyżej składające się na przedmiot niniejszego zamówienia odbywały się w jednym co najmniej czterogwiazdkowym hotelu położonym w granicach administracyjnych miasta Szczecina, o potencjale techniczno-organizacyjnym zdolnym do należytego wykonania usług stanowiących przedmiot niniejszego postępowania, w szczególności zdolnym do zapewnienia pokoi hotelowych o rodzaju i liczbie wskazanej w § 2 ust. 2 pkt 1) i 2) Wzoru Umowy, pomieszczeń wymaganych na podstawie § 2 ust. 2 pkt 3) Wzoru Umowy oraz usług restauracyjnych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 4) Wzoru Umowy dla wskazanej tam liczby 300 osób, jako maksymalnej możliwej liczby uczestników Konferencji. Ponadto hotel jak wyżej musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. widna, podjazdy, itp.) oraz posiadać parking dla gości hotelu spełniający wymagania określone w § 3 ust. 3 Wzoru Umowy.
6. Warunki wykonania zamówienia, w tym szczegółowy zakres świadczeń składających na przedmiot niniejszego zamówienia - zawierają postanowienia Wzoru Umowy.