„Usługi hotelowe i towarzyszące na potrzeby konferencji pn. 24th Polish Conference of Chemical and Process Engineering/XXIV Ogólnopolska Konferencja Inżynierii Chemicznej i Procesowej” w Szczecinie

1. Składanie Zamawiającemu ofert i dokumentów (a także ich wycofanie) następuje za pomocą platformy e-Zamówienia, dostępnej na stronie https://ezamowienia.gov.pl/pl .
2. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą – nie może być szyfrowana i będzie następować za pośrednictwem:
1) poczty elektronicznej e-mail. Ze strony Zamawiającego adres poczty elektronicznej (e-mail) podaje dział I ust. 9 SWZ (dzp@zut.edu.pl lub anna.romanowska@zut.edu.pl). W odniesieniu do Wykonawcy przyjmuje się, iż dane w zakresie jego poczty elektronicznej e-mail stanowić będą w pierwszej kolejności dane podane w jego ofercie
lub
2) dedykowanego formularza dostępnego na Platformie e-Zamówienia oraz udostępnionego tam (formularz komunikacji), z tym że dokumenty elektroniczne lub elektroniczne kopie oświadczeń lub dokumentów są składane Zamawiającemu jako załączniki wskazanego formularza komunikacji.
Szczegóły w zakresie komunikacji Zamawiającego z Wykonawcami podaje dział III ust. 8 - 14 SWZ.

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w niniejszym postępowaniu, musi posiadać konto na Platformie e-Zamówienia dostępnej na stronie https://ezamowienia.gov.pl/pl, co jest niezbędne do możliwości złożenia Zamawiającemu oferty w niniejszym postępowaniu i dokumentów składanych wraz z ofertą oferty stosownie do informacji podanej w sekcji III.3.5) ogłoszenia. Wykonawca posiadający konto na Platformie e-Zamówienia ma dostęp do formularzy: złożenia i wycofania oferty, a także do formularza komunikacji.
2. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy użyciu Platformy e-Zamówienia opisane zostały w Regulaminie korzystania z Platformy e-Zamówienia [Szczegółowe informacje dotyczące korzystania z Modułu Ofert i Wniosków oraz nadawania uprawnień w tym zakresie dostępne są w Komponencie Edukacyjnym na Platformie e-Zamówienia w Instrukcji użytkownika]. Poprzez uczestnictwo w niniejszym postępowaniu Wykonawca, akceptuje postanowienia wskazanego Regulaminu.
3. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem wskazanych w ust. 1 powyżej dedykowanych formularzy do: złożenia, wycofania oferty oraz formularza komunikacji wynosi 250 MB.
4. Na wypadek jakichkolwiek wątpliwości za datę przekazania Zamawiającemu oferty, jak też innego rodzaju składanych wraz z ofertą oświadczeń, dokumentów i innych informacji w niniejszym postępowaniu, za pośrednictwem Portalu e-Zamówienia, Zamawiający przyjmie datę (godzinę/minutę dnia oraz miesiąc i rok) ich przekazania na Platformę e-Zamówienia.
5. Wskazana w sekcji III.3.5) ogłoszenia poczta e-mail po stronie Zamawiającego: standardowa poczta elektroniczna (Office365 lub też znana pn. Microsoft365), zdolna do przyjmowania listów (wiadomości z załącznikami) o maksymalnym rozmiarze 100 MB

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług hotelowych i towarzyszących na potrzeby organizowanej przez Zamawiającego w Szczecinie czterodniowej (w dniach od 13.06.2023 r. do 16.06.2023 r.) konferencji naukowej pn. „24th Polish Conference of Chemical and Process Engineering/XXIV Ogólnopolska Konferencja Inżynierii Chemicznej i Procesowej” (zwanej dalej „Konferencją”). Ramowy program Konferencji podaje załącznik nr 2 SWZ.
2. W zakres przedmiotu niniejszego zamówienia wchodzą takie podstawowe rodzaje usług, podlegających wykonaniu w okresie trwania Konferencji, jak:
1) Zapewnienie i udostępnienie 10 dwuosobowych pokoi hotelowych dla pracowników Zamawiającego (wraz z serwowaniem im śniadania);
2) Zapewnienie gotowości udostępnienia dodatkowo 80 dwuosobowych pokoi hotelowych dla innych zainteresowanych uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem dodatkowych postanowień ust. 4 poniżej;
3) Udostępnianie Sal na potrzeby obrad Konferencji;
4) Świadczenie usług restauracyjnych (lunch/kolacja/bankiet oraz przerwy kawowe w formie bufetu kawowego);
5) Udostępnienie przestrzeni hotelowych (wewnątrz budynku hotelu) na potrzeby Zamawiającego jako organizatora Konferencji związane z rejestracją uczestników Konferencji (tzw. strefa rejestracji), prezentacji materiałów sponsorów Konferencji (stanowiska wystawiennicze) oraz prezentacji materiałów Konferencyjnych (przestrzeń na tzw. sesje posterowe).
3. Szczegółowo rodzaj i zakres usług składających się na przedmiot niniejszego zamówienia oraz liczbę uczestników Konferencji, dla których te usługi maja być wykonane - podaje § 2 ust. 2 Wzoru Umowy (załącznik nr 5 SWZ).
4. Wymagany minimalny okres gotowości do zapewnienia dwuosobowych pokoi hotelowych, tj. usługa, o której mowa w ust. 2 pkt 2) powyżej podaje § 4 ust. 2 Wzoru Umowy. Ewentualne, podlegające wykonaniu następczo w stosunku do usługi, o której mowa w ust. 2 pkt 2) powyżej, usługi jak udostępnienie (wynajem) wskazanych tam pokoi dwuosobowych i zakwaterowanie w nich zainteresowanych uczestników Konferencji (z ewentualnymi usługami towarzyszącymi w postaci serwowanego dla nich śniadania) nie stanowią przedmiotu niniejszego zamówienia. Zamawiający nie gwarantuje, że uczestnicy Konferencji będą zainteresowania skorzystaniem z pokoi hotelowych, o których mowa w ust. 2 pkt 2) powyżej. (szczegółowe postanowienia w tym zakresie podaje § 4 Wzoru Umowy.
5. Zamawiający wymaga aby wszystkie usługi, o których mowa w ust. 2 powyżej składające się na przedmiot niniejszego zamówienia odbywały się w jednym co najmniej czterogwiazdkowym hotelu położonym w granicach administracyjnych miasta Szczecina, o potencjale techniczno-organizacyjnym zdolnym do należytego wykonania usług stanowiących przedmiot niniejszego postępowania, w szczególności zdolnym do zapewnienia pokoi hotelowych o rodzaju i liczbie wskazanej w § 2 ust. 2 pkt 1) i 2) Wzoru Umowy, pomieszczeń wymaganych na podstawie § 2 ust. 2 pkt 3) Wzoru Umowy oraz usług restauracyjnych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 4) Wzoru Umowy dla wskazanej tam liczby 300 osób, jako maksymalnej możliwej liczby uczestników Konferencji. Ponadto hotel jak wyżej musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. widna, podjazdy, itp.) oraz posiadać parking dla gości hotelu spełniający wymagania określone w § 3 ust. 3 Wzoru Umowy.
6. Warunki wykonania zamówienia, w tym szczegółowy zakres świadczeń składających na przedmiot niniejszego zamówienia - zawierają postanowienia Wzoru Umowy.

Dowody na okoliczność, że Wykonawca spełnił łącznie przesłanki, o których mowa w art. 110 ust. 2 ustawy PZP – przy czym tylko w przypadku, gdy w odniesieniu do Wykonawcy składającego ofertę (a w przypadku Oferty wspólnej składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, w odniesieniu do tego Wykonawcy, do którego) ma miejsce sytuacja, o której mowa w art. 110 ust. 2 ustawy PZP w zakresie podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 ustawy PZP

Stosownie do art. 58 ust. 2 ustawy PZP, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie (składający Ofertę wspólną) ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo do reprezentowania w niniejszym postępowaniu i zawarcia Umowy o zamówienie. Inne wymagania związane z faktem złożenia oferty wspólnej (Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie) podane są w sekcji V.5.11 ogłoszenia (i ich odpowiednikach w tym zakresie w SWZ)