Zakup i wdrożenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów dla Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

Wojewódzkie Pogotowie Ratunkowe w Katowicach

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 270151110

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

Powstańców 52

1.5.2Miejscowość

Katowice

1.5.3Kod pocztowy

40-024

1.5.4Województwo

śląskie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL22A - Katowicki

1.5.9Adres poczty elektronicznej

wpr@wpr.pl

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

http://bip.wpr.pl/

1.6Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej

1.7Przedmiot działalności zamawiającego

Zdrowie

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Zakup i wdrożenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów dla Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-4598142d-4307-11ed-8832-4e4740e186ac

2.5Numer ogłoszenia

2022/BZP 00374750

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2022-10-03

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2022/BZP 00039517/10/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.2.16 Zakup i wdrożenie nowego systemu obiegu dokumentów

2.11O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy

Nie

2.14Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

2.16Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.1Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/wpr_katowice

3.2Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia

Nie

3.4Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Tak

3.5Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/wpr_katowice zwanej dalej Platformą. Szczegółowe informacje dotyczące przyjętego w postępowaniu sposobu komunikacji, znajdują się w rozdziale III podrozdziale 1 SWZ.

3.6Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej

W postępowaniu komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej zamawiającego dostępnej pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/wpr_katowice

3.8Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne

Nie

3.12Oferta - katalog elektroniczny

Nie dotyczy

3.14Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu

polski

3.15RODO (obowiązek informacyjny)

Pokaż pełną treść (214 słów)

a) Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.
b) Dane osobowe wykonawcy będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.
„Zakup i wdrożenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów dla Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach.”
c) Odbiorcami przekazanych przez wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp, a także art. 6 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
d) Dane osobowe wykonawcy zawarte w protokole postępowania będą przechowywane przez okres 4 lat, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
e) Klauzula informacyjna, o której mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO znajduje się w załączniku nr 6 do SWZ.

4.1Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.1.1Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe

Nie

4.1.2Numer referencyjny

WPR/TZ/252/ZP/37/2022

4.1.3Rodzaj zamówienia

Usługi

4.1.4Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.1.8Możliwe jest składanie ofert częściowych

Nie

4.1.13Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia

Nie

4.2Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.2.2Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia stanowi:
1) Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie gotowego Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów (ESOD) przez dostawę oprogramowania, instalację, uruchomienie i konfigurację, a także przeprowadzenie szkoleń, oraz świadczenie usługi gwarancji.
Przedmiot zamówienia obejmuje:
• Uruchomienie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów.
W ramach uruchomienia zostanie stworzone jednolite środowisko informatyczne pozwalające na gromadzenie, przetwarzanie oraz udostępnianie znacznej części dokumentów i informacji, które obecnie przetwarzane są papierowo.
ESOD ma umożliwiać rejestrację dokumentów przychodzących, wchodzących i wytwarzanych w systemie, obsługę spraw, kontrahentów i zewnętrznych rejestrów.
Aplikacja ma być zrealizowana w postaci tzw. cienkiego klienta – z interfejsem w postaci przeglądarki WEB. Aplikacje w razie potrzeby mogą wymagać instalacji pewnych komponentów na stacji użytkownika.
• ESOD ma obsługiwać wymianę części danych z obecnym systemem ERP Zamawiającego, poprzez integrację opisaną w Specyfikacji Techniczno - Funkcjonalnej.
Przedmiot zamówienia jest podzielony na sześć etapów realizacji :
- Etap I: Przygotowanie środowiska, instalacja i wstępna konfiguracja wdrażanego ESOD – do 10 dni roboczych od daty zawarcia umowy,
- Etap II: Przygotowanie analizy integracji z innymi systemami - do 2 miesięcy od daty zawarcia umowy,
- Etap III: Prace konfiguracyjne i wdrożeniowe, w tym konsultacje z użytkownikami w celu implementacji niezbędnych danych i schematów działania - do 5 miesięcy od daty zawarcia umowy,
- Etap IV: Realizacja wymaganych integracji ESOD z Systemem ERP Zamawiającego i testy poprawności działania - do 6 miesięcy o daty zawarcia umowy,
- Etap V: Szkolenie poszczególnych grup użytkowników z obsługi ESOD oraz szkolenie administratorów lokalnych - do 7 miesięcy o daty zawarcia umowy,
- Etap VI: Uruchomienie produkcyjne, wsparcie poszczególnych grup użytkowników na kolejnych etapach pracy - do 8 miesięcy od daty zawarcia umowy, wraz z kontrolą poprawności działania systemu do 12 m-cy od daty
zawarcia umowy.

4.2.6Główny kod CPV

72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

4.2.7Dodatkowy kod CPV

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

4.2.8Zamówienie obejmuje opcje

Nie

4.2.10Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

12 miesiące

4.2.11Zamawiający przewiduje wznowienia

Nie

4.2.13Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane

Nie

4.3Kryteria oceny ofert

4.3.1Sposób oceny ofert

Ocena punktowa w kryterium „Cena” dokonana zostanie na podstawie ceny ofertowej brutto wskazanej przez Wykonawcę w ofercie i przeliczona według wzoru opisanego w tabeli powyżej.
4. Parametry jakościowe ocenione zostaną po fizycznej prezentacji zaoferowanego systemu załączonego jako próbka do złożonej przez Wykonawcę oferty na podstawie fizycznej obserwacji na żywo w siedzibie Zamawiającego lub w formie wideokonferencji w czasie rzeczywistym. Zamawiający dopuszcza podzielenie prezentacji na 3 etapy (dotyczy każdego Wykonawcy), w okresie nie dłuższym niż 3 dni robocze od dnia zaproszenia poszczególnych Wykonawców.
Punktacja przyznawana ofertom w powyższych kryteriach będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie PZP, oraz w SWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium wyboru (∑=C+F+R).

4.3.2Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert

Procentowo

4.3.3Stosowane kryteria oceny ofert

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

4.3.5Nazwa kryterium

Cena

4.3.6Waga

50

4.3.4Rodzaj kryterium

inne.

4.3.5Nazwa kryterium

Parametry jakościowe

4.3.6Waga

45

4.3.4Rodzaj kryterium

inne.

4.3.5Nazwa kryterium

Dodatkowe roboczogodziny rozwojowe

4.3.6Waga

5

4.3.10Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert

Nie

5.1Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia

Nie

5.3Warunki udziału w postępowaniu

Tak

5.4Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu

Warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Zamawiający uzna przedmiotowy warunek za spełniony jeżeli w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał dostawy, których należyte wykonanie zostało potwierdzone przez podmiot na rzecz, którego były wykonane, w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku dotyczącego doświadczenia tj.: wykonał i/lub utrzymuje co najmniej 5 systemów elektronicznego obiegu dokumentów( dostarczone dla co najmniej 5 podmiotów) o wartości dostaw, na kwotę nie mniejszą niż 450 000,00 zł brutto każda.
b) Wykonawca spełni warunek zdolności zawodowej, jeżeli dysponuje osobami zdolnymi do realizacji przedmiotu zamówienia, w postaci:
- Kierownika projektu, spełniającego łącznie następujące wymagania: wykształcenie wyższe informatyczne, co najmniej 5 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wdrażania oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów, wymagane certyfikaty AgilePM® Foundation, PRINCE2® Foundation.
- Specjalistów ds. wdrażania systemu elektronicznego obiegu dokumentów (min. 2 osoby), spełniające łącznie następujące wymagania: wykształcenie wyższe informatyczne, co najmniej 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wdrażania oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów.

5.5Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy

Tak

5.6Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu

Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych.
• brak podstaw do wykluczenia:
1. oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - wzór stanowi załącznik nr 4 do SWZ.
2. oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy,
wzór stanowi załącznik nr 3 do SWZ.

5.7Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu

Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych.
• spełnianie warunków udziału w postępowaniu:
- wykaz dostaw wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem rodzaju, ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane i/lub utrzymuje, z załączeniem dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane należycie, przy czym dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonane i/lub są utrzymywane a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne dokumenty,wzór stanowi załącznik nr 8 do SWZ.
- wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wzór stanowi załącznik nr 9 do SWZ.

5.8Wykaz przedmiotowych środków dowodowych

Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków dowodowych:
5.1. Prezentacja ewidencji Systemu Obiegu Dokumentów stanowiącą próbkę systemu w formie nagrania video na nośniku: pamięć USB, płyta CD/DVD. Prezentacja ESOD ma zawierać wszystkie parametry jakościowe z tabeli punktacji funkcjonalności stanowiącej załącznik nr 1a do SWZ. Niedostarczenie w/w próbki, prezentacji w wyznaczonym terminie skutkować będzie odrzuceniem oferty w trybie art. 226 ust. 1 pkt. 2c.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dostarczył przedmiotowe środki dowodowe, na własny koszt do Kancelarii Ogólnej, mieszczącej się w siedzibie Zamawiającego, najpóźniej do dnia 11.10.2022r. do godz. 09:00.
Zamawiający informuje, że przedmiotowe środki dowodowe nie podlegają uzupełnieniu.

5.9Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych

Nie

5.11Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów

1).Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do SWZ
2).Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy)
3).Zobowiązanie podmiotu trzeciego(jeśli dotyczy)
4). Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa
5) Informacje dotyczące wykonawcy zawarte w formularzu ofertowym w załączniku nr 1 do SWZ
6) Oświadczenie, z którego wynika, które dostawy wykonają poszczególni wykonawcy – dotyczy wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – wzór stanowi załącznik nr 7 do SWZ (jeśli dotyczy)

6.1Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe

Nie

6.3Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną

Nie

6.4Zamawiający wymaga wadium

Tak

6.4.1Informacje dotyczące wadium

Informacje dotyczące wadium zawarto w rozdziale II pkt 10 SWZ.

6.5Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Tak

6.6Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

1.Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego. W takim przypadku Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez Zamawiającego wyłącznie
z pełnomocnikiem.
2. Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp, zostanie spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje dostawy, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenia – załącznik nr 2, 2a do SWZ składa każdy z Wykonawców, celem potwierdzenia braku podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

6.7Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane

Nie

7.1Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek

Nie

7.3Zamawiający przewiduje zmiany umowy

Tak

7.4Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia

Zmiany umowy opisano w par. 15 propozycji umowy tj. załącznik nr 5 do SWZ

7.5Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia

Nie

8.1Termin składania ofert

2022-10-11 11:00

8.2Miejsce składania ofert

https://platformazakupowa.pl/pn/wpr_katowice

8.3Termin otwarcia ofert

2022-10-11 11:15

8.4Termin związania ofertą

do 2022-11-09