Zarządzanie projektem RPMP.04.01.01-12-1061/17 pn. Odnawialne źródła energii dla mieszkańców gmin członkowskich klastra energii „Biała – Ropa”

Przedmiotem zamówienia jest zarządzanie projektem, dla następujących realizowanych w jego zakresie zadań:
1. „Dodatkowe instalacje fotowoltaiczne” w ramach Projektu RPMP.04.01.01-12-1061/17 pn. Odnawialne źródła energii dla mieszkańców gmin członkowskich klastra energii „Biała – Ropa”
Przedmiotem Umowy na dostawę i montaż jest realizacja Instalacji fotowoltaicznych w domach prywatnych na terenie gmin Partnerów Projektu. Inwestycja obejmuje zaprojektowanie, dostawę niezbędnych Urządzeń i materiałów, montaż i uruchomienie kompletnych Instalacji odnawialnych źródeł energii w domach prywatnych należących do osób fizycznych w następujących ilościach:
- instalacje fotowoltaiczne o minimalnej mocy 4 kWp – 3 szt., w tym instalacje, w których moduły fotowoltaiczne montowane na gruncie lub na budynkach niemieszkalnych – 1 szt.,
- instalacje fotowoltaiczne o minimalnej mocy 5 kWp – 67 szt., w tym instalacje, w których moduły fotowoltaiczne montowane na gruncie lub na budynkach niemieszkalnych – 3 szt.,

2. Inspektor nadzoru dla zadania „Dodatkowe instalacje fotowoltaiczne” w ramach Projektu RPMP.04.01.01-12-1061/17 pn. Odnawialne źródła energii dla mieszkańców gmin członkowskich klastra energii „Biała – Ropa”
Przedmiot umowy obejmuje nadzór inwestorski nad dostawą i montażem 70 sztuk instalacji PV na budynkach prywatnych mieszkańców gmin: Moszczenica, Biecz, Bobowa, Gorlice, Lipinki, Łużna, Ropa, Uście Gorlickie, Sękowa, Miasto Gorlice, z terenu województwa małopolskiego.
Termin realizacji Projektu – do 30.11.2022r.
a także jego rozliczenie w pełnym zakresie, od momentu rozpoczęcia jego realizacji (2019r.), dla wszystkich zadań, aż do jego zakończenia w 2022r.

Zakres zamówienia obejmuje:
- czuwanie nad terminową i prawidłową pod względem merytorycznym oraz formalno-prawnym realizacją zadań (prowadzenie realizowanych zadań inwestycyjnych), bieżąca ocena stopnia realizacji Projektu (zakres rzeczowy, wskaźniki Projektu, cele Projektu, wydatki, itp.);
- monitoring realizacji zadań pod kątem umów na dofinansowanie, monitoring wskaźników Projektu dofinansowanego ze środków zewnętrznych, a także kontrola prawidłowości rozliczania wykonanych zadań względem zawartych umów;
- współudział w nadzorze i kontroli nad rzeczowym i finansowym wykonaniem inwestycji,
- bieżącą analizę kosztów ponoszonych na realizowane inwestycje,
- kontrolę prawidłowości zafakturowania wykonanych robót pod względem formalnoprawnym;
- uczestniczenie w komisjach technicznych powoływanych do oceny lub rozstrzygania technicznych spraw w toku realizacji inwestycji,
- organizację i udział w przeglądach Projektu,
- raportowanie i kontakt z Zamawiającym (bieżące konsultacje telefoniczne, mailowe, pisemny raport z postępu Projektu raz w miesiącu);
- udział w uruchomieniu inwestycji,
- przygotowanie korespondencji w sprawie realizacji Projektu do IZ oraz utrzymywanie bieżącej komunikacji z IZ, w tym w zakresie informacji, danych i dokumentów wymaganych do przekazywania w ramach realizacji umowy o dofinansowanie Projektu;
- kontrolę prawidłowości rozliczania wykonanych zadań pod względem zawartych umów z wykonawcami zewnętrznymi oraz umowy o dofinansowanie Projektu;
- rozliczanie Projektu zgodnie z umową oraz obowiązującymi wytycznymi:
a) przygotowywanie wsadu do opisu dokumentów księgowych zgłaszanych do rozliczania we wnioskach o wypłatę środków, zgodnie z wytycznymi,
b) aktualizację harmonogramu rzeczowo-finansowego z wydzieleniem części inwestycji realizowanych w ramach kosztów kwalifikowanych oraz niekwalifikowanych, w przypadku wystąpienia różnic wartościowych lub ilościowych po wyłonieniu wykonawców oraz w trakcie całej realizacji Projektu;
c) aktualizację harmonogramu płatności wraz z jego zintegrowaniem z wewnętrznym planem finansowym Zamawiającego;
d) prowadzenie zestawienia faktur lub równoważnych dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie kosztów w projekcie na realizację przedsięwzięcia,
e) przygotowanie wniosków o płatność (w tym sprawozdawczych) w części rzeczowej i finansowej, ich składanie zgodnie z wymaganiami umowy o dofinansowanie Projektu i uzyskiwanie ich zatwierdzenia, z uwzględnieniem, że Projekt jest realizowany w formule partnerstwa międzynarodowego;
f) nadzór nad terminowym i zgodnym z harmonogramem rzeczowo-finansowym rozliczaniem realizowanego Projektu, w tym weryfikację kwalifikowalności wydatków w ramach Projektu,
g) przygotowanie Raportu końcowego z realizacji Projektu, zgodnie z wymaganiami umowy o dofinansowanie Projektu;
h) przygotowanie i aktualizację innych dokumentów wymaganych przez IZ w celu rozliczenia realizacji Projektu;
i) bezpośredni kontakt z opiekunem rozliczającym Projekt;
j) udział w kontrolach i audytach Projektu realizowanych w ramach umowy o dofinansowanie Projektu w siedzibie Zamawiającego oraz w miejscach realizacji Projektu w okresie realizacji Projektu;
k) przygotowywanie niezbędnych wyjaśnień, oświadczeń, odpowiedzi na zapytania w przypadku kontroli Projektu, na każdym etapie jego realizacji;
l) uwzględnienie w planie realizacji Projektu zmian wynikających z informacji pokontrolnych;
m) przygotowywanie informacji do IZ o sposobie wywiązania się z zaleceń pokontrolnych;
n) przygotowywanie i uzgadnianie z IZ ewentualnych wniosków o zmianę w Projekcie oraz przygotowywanie dokumentów wymaganych do zatwierdzenia zmiany w Projekcie.
Zarządzanie projektem prowadzone będzie zgodnie z umową o dofinansowanie, wytycznymi oraz innymi dokumentami na podstawie których Beneficjent otrzymał dofinasowanie jak również zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa związanymi z przedmiotem zamówienia.