Zorganizowanie i przeprowadzenie imprezy sportowo-rekreacyjnej pn. „14. Bieg Ursynowa” w dniu 18 września 2022 r.

1) Komunikacja w niniejszym
postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń
między Zamawiającym a Wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy
zakupowej pod adresem https://zamowienia.um.warszawa.pl zwanej dalej Platformą lub Systemem.
2) Przekazanie oferty wymaga od Wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania na Platformie, zgodnie z poniższą kolejnością.
3) Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl,
gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub założenia bezpłatnego konta. Rejestracja Wykonawcy na Platformie
następuje automatycznie poprzez weryfikację adresu e-mail podanego przez Wykonawcę w formularzu rejestracyjnym. W
uzasadnionych przypadkach (np. wprowadzenie danych niezgodnych z danymi rejestrowymi) weryfikacja danych Wykonawcy może
trwać maksymalnie do 2 dni roboczych. Mając to na uwadze, Zamawiający zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego
na rejestrację w procesie złożenia Oferty w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej.
4) Niezbędne wymagania sprzętowo- aplikacyjne, które musi spełniać komputer Wykonawcy:
• Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s na komputer;
• komputer PC/MAC z aktualnym systemem operacyjnym wspieranym przez producenta;
• Zainstalowana przeglądarka wspierana przez producenta: MS Internet Explorer, Firefox, Google Chrome lub MS Edge;
• Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf;
5) Dopuszczalne wielkości i formaty przesyłanych danych
• Wielkość pojedynczego pliku zamieszczanego w systemie nieprzekraczająca 100 MB;
• Dopuszczalne formaty plików: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg,
wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL,
XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc
6) Kodowanie i czas odbioru danych
• Plik załączony i zapisany przez Wykonawcę, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość
otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert;
• Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego
serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu - zegarem Głównego Urzędu Miar.
Szczegółowe informacje - pkt 3 SWZ.

Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i przeprowadzenie imprezy sportowo-rekreacyjnej pn. „14. Bieg Ursynowa” w dniu 18 września 2022 r.
Bieg Ursynowa jest imprezą otwartą, o charakterze sportowo-rekreacyjnym.
Termin imprezy: 18 września 2022 r. (niedziela), o godzinie 10.00
Miejsce imprezy: bieg uliczny na Ursynowie ze startem i metą przy Urzędzie Dzielnicy Ursynów m.st. Warszawy (Aleja KEN 61 w Warszawie) oraz miasteczkiem biegowym na parkingu Urzędu Dzielnicy.
Wstępny plan trasy - start przy Urzędzie Dzielnicy Ursynów – Al. KEN (zachodnia nitka) – w kierunku północnym na skrzyżowaniu ul. Beli Bartoka z KEN biegacze zawracają– następnie bieg Al. K.E.N. prosto w kierunku południowym – zawrotka na Rondzie im. K. Krahelskiej (skrzyżowanie Alei K.E.N i ul. Płaskowieckiej) – następnie prosto do mety na wysokości Urzędu Dzielnicy Ursynów.
Planowany jest limit 2100 uczestników zawodników ( w tym 100 osób jako goście – lista nieobjęta ogólnodostępnymi zapisami). W 2019 r. (kiedy to odbyła się ostatnia edycja) bieg ukończyło 1715 osób. Wśród startujących zawsze znajdowali się przedstawiciele polskiej (i nie tylko) czołówki biegaczek i biegaczy, w 2022 r. nie jest jednak przewidziane przeznaczenie środków finansowych na ich przyciągnięcie. Szacuje się, że na trasie i w okolicach startu i mety biegaczom zwykle kibicuje kilkaset osób.
Obowiązki wynikające z klauzuli społecznej
1. Zamawiający w przedmiotowym postępowaniu stosuje klauzulę społeczną na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia, że czynności w zakresie realizacji zamówienia wykonywane w ramach pełnienia funkcji Koordynatora Biegu, do którego zadań będzie należeć w szczególności prowadzenie, koordynowanie i nadzorowanie takich czynności jak: opracowanie w uzgodnieniu z zamawiającym – Regulaminu Biegu, promocja Biegu wśród potencjalnych uczestników i w mediach, przeprowadzenie i nadzorowanie elektronicznych zapisów uczestników Biegu, koordynowanie i nadzorowanie prac wiązanych z pracą Biura Zawodów, koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z wyznaczeniem trasy biegu oraz przygotowaniem i wdrożeniem projektu organizacji ruchu, koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z organizacją stref startu i metry, przeprowadzenie dekoracji nagrodzonych uczestników Biegu i przygotowanie sprawozdania z realizacji przedmiotu zamówienia wraz z wymaganą dokumentacją fotograficzną, będą wykonywane przez osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę w rozumieniu Kodeksu pracy, przez Wykonawcę lub Podwykonawcę.
3. Szczegółowe warunki realizacji i kontroli oraz wymagań dotyczących tego zobowiązania jak również kary umowne określone są w projektowanych postanowieniach umowy – załącznik nr 3 do SWZ.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 5 do SWZ stanowiący jednocześnie załącznik nr 1 do projektowanych postanowień umowy oraz:
a) projektowane postanowienia umowy stanowiące załącznik nr 3 do SWZ;

Za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy wykażą, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonali¹ (tj. przeprowadzili) min. dwa biegi uliczne (z zajęciem pasa ruchu drogowego), w których limit uczestników wynosił co najmniej 800 zawodników w każdym z biegów (wg. Regulaminu danej imprezy).
Uwaga!
¹ Za wykonaną usługę Zamawiający uzna taką usługę, której przedmiot został odebrany przez Zamawiającego jako wykonany należycie.

a) wykaz usług (zgodny z załącznikiem nr 4 do SWZ) wykonanych w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości , przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy;
Uwaga!
Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz o którym mowa w pkt 10.3 ppkt a) SWZ dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

Zamawiający dopuszcza możliwość składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia tj. spółki cywilne lub konsorcja (tj. dwóch lub więcej Wykonawców) w ramach oferty wspólnej w rozumieniu art. 58 ustawy pod warunkiem, że taka oferta spełniać będzie następujące wymagania:
1) Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.
2) Pełnomocnictwo powinno zawierać w szczególności wskazanie:
• postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy,
• wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby,
• ustanowionego Pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
3) Dokument pełnomocnictwa musi być podpisany przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, przy czym nie jest wymagany podpis pełnomocnika. Podpisy muszą być złożone przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji Wykonawców.
4) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
5) W przypadku, o którym mowa w pkt. 4) wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (wg załącznika nr 6 do SWZ).
6) Oświadczenie, o którym mowa w pkt. 10.1. lit b) SWZ składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia oraz spełnienie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wskazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu.
7) Oświadczenie o którym mowa w pkt. 10.2. lit a) SWZ składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
8) Wszelka korespondencja prowadzona będzie przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.

W odniesieniu do art. 455 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych - Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany warunków umowy na etapie jej realizacji w przypadkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 3 do SWZ w niżej wymienionym zakresie:
§ 13 Zmiana umowy
1. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany treści Umowy, na podstawie art. 455 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, a także na zasadach określonych poniżej, w szczególności w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy.
2. Zmiany postanowień zawartej Umowy, o których mowa w ust. 1, mogą nastąpić w następujących przypadkach:
1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany warunków umowy na etapie jej realizacji w zakresie zmiany wynagrodzenia za wykonanie Przedmiotu umowy określonego w § 1 ust. w przypadku, gdy wykonanie części umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w dniu zawarcia umowy
2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany warunków umowy na etapie jej realizacji w zakresie zmiany terminu wykonania Umowy:
a) w sytuacji, gdy wystąpią opóźnienia w dokonaniu określonych czynności lub ich zaniechaniu przez właściwy organ administracji państwowej, które nie są następstwem okoliczności, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność,
b) z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie zamówienia, pod warunkiem, że działania te nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze Stron.