„Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym przesyłek w okresie od 01.05.2022 r. do 31.12.2023 r. dla potrzeb Starostwa Powiatu Grodziskiego”

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2010, poz. 1041 ze zm.), a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2020, poz. 1740 t.j. ze zm.).

Zamówienie na usługę obejmuje:

1. świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym przesyłek i ich ewentualnych zwrotów przez okres 20 miesięcy,

W zakres usługi wchodzi:

• przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym zarówno priorytetowych jak i ekonomicznych t. j.: przesyłek listowych nierejestrowanych, przesyłek rejestrowanych, w tym przesyłek poleconych, przesyłek z potwierdzeniem odbioru,
• doręczaniu Zamawiającemu zwrotów potwierdzeń odbioru oraz niedoręczonych przesyłek pocztowych (przesyłki listowe i paczki pocztowe), po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania adresatowi/odbiorcy.
1. Usługi pocztowe będą świadczone zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Wykaz rodzajowy i ilościowy przesyłek zawierający przewidywany maksymalny zakres przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego.
3. Część przesyłek będzie nadawana jako przesyłki rejestrowane w trybach wynikających z przepisów szczególnych, w tym między innymi art. 57 § 5 pkt. 2 kpa , 165 § 2 kpc, art. 12 § 6 pkt. 2 ordynacji podatkowej, art. 83 § 3 prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (przesyłki polecone z potwierdzeniem nadania posiadające moc dokumentu urzędowego).
4. Przesyłki stanowiące przedmiot umowy nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą do każdego miejsca w kraju i zagranicą, zgodnie z odpowiednimi przepisami i umowami międzynarodowymi.
5. Realizacja przedmiotu umowy odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz ilościowego zestawienia z wyszczególnieniem adresów oraz w sposób uporządkowany według kategorii rodzajowej i wagowej:
a) przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu listów poleconych,
b) przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu nadanych przesyłek - ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego.
6. Wykazy sporządzane są w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy (oryginał) i Zamawiającego (kopia).
7. Zamawiający umieszcza na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata wraz z właściwym kodem pocztowym, jednocześnie określające rodzaj przesyłki (np. polecona, za potwierdzeniem odbioru, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki.
8. Zamawiający zobowiązany jest do umieszczania na stronie adresowej przesyłek, w miejscu przeznaczonym na opłatę, napis (nadruk) o treści uzgodnionej przez strony po zawarciu umowy (np. Opłata - Umowa Nr z dnia.).
9. Zamawiający będzie używał do przesyłek związanych z postępowaniem administracyjnym własne druki za pokwitowaniem odbioru, wymagane przepisami kodeksu postępowania administracyjnego i Ordynacją podatkową.
10. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej.
11. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy.
12. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek listowych, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy.
13. Usługa, która będzie wykonywana 5 razy w tygodniu i będzie polegała na odbiorze przesyłek określonych w załączniku nr 1 do umowy (tj. oferta Wykonawcy) z siedziby Zamawiającego tj. Starostwa Powiatu Grodziskiego, ul. Daleka 11a, Punkt Obsługi Mieszkańców w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 14.30 – 15.00 celem nadania ich w Placówce Wykonawcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnego dostarczania przesyłek do Placówki Nadawczej w Grodzisku Mazowieckim przez wyznaczonego pracownika do godziny 17.00 w dni robocze od poniedziałku do piątku.
14. Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu do jego siedziby, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.
15. W każdym przypadku nieobecności adresata przesyłki Wykonawca pozostawi adresatowi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (pierwsze awizo) zawierające wskazanie miejsca i czasu odbioru przesyłki przez adresata. Termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia, a po upływie tego terminu w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata, wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia (powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie czternastodniowego terminu nieodebrana przez adresata przesyłka podlega zwrotowi z podaniem przyczyny nieodebrania przesyłki zgodnie z art. 44 Kpa.
16. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niedokonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania.
17. Wykonawca zachowa w tajemnicy wszelkie informacje powzięte przy wykonaniu umowy.
18. Za dzień nadania przesyłki uznaje się dzień jej doręczenia do placówki Wykonawcy.
W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek ( t.j. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń, o których mowa lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym po wyjaśnieniu zastrzeżeń lub ich całkowitym usunięciu przez zamawiającego.