Przekształcenie do postaci elektronicznej zbioru dokumentów uzasadniających wpisy do ewidencji gruntów i budynków zgromadzonych w ZGKIKM oraz umiejscowienie ich w utworzonych strukturach katalogów

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji (innych niż oferta Wykonawcy) odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP https://epuap.gov.pl/wps/portal oraz udostępnionego przez miniPortal (Formularz do komunikacji) https://miniportal.uzp.gov.pl/
2. Korespondencja przesłana za pomocą tego formularza nie może być szyfrowana.

3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do następujących formularzy: ”Formularz do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” oraz do „Formularz do komunikacji.
4. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie korzystania z miniPortalu oraz Warunkach korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP).
5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy: „Formularz złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” i „Formularz do komunikacji” wynosi 150 MB.
6. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (BZP).
7. Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej, email: sekretariat@zgkikm.wroc.pl
8. Dokumenty składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki.
9. Zamawiający dopuszcza również możliwość składania dokumentów za pomocą poczty elektronicznej, na wskazany w pkt. 7 adres e-mail.
10. Sposób sporządzenia dokumentów musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415).
11. Za datę przekazania dokumentów oraz informacji przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP lub datę i godzinę wpływu na skrzynkę poczty elektronicznej.

Zamawiający informuje, że w związku z prowadzonym postępowaniem na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”:

 administratorem Państwa danych osobowych zawartych w dokumentach ofertowych jest Zarząd Geodezji, Kartografii i Katastru Miejskiego we Wrocławiu z siedziba przy al. Marcina Kromera 44, 51-163 Wrocław, tel. 71 32 72 100, e-mail: sekretariat@zgkikm.wroc.pl
 inspektor ochrony danych osobowych, e-mail: iodo@zgkikm.wroc.pl, dane adresowe al. Marcina Kromera 44, 51-163 Wrocław;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pod nazwą „Przekształcenie do postaci elektronicznej (skanowanie) zbioru dokumentów uzasadniających wpisy do ewidencji gruntów i budynków zgromadzonych w ZGKIKM oraz umiejscowienie ich w utworzonych przez Wykonawcę odpowiednich strukturach katalogów” znak postępowania ZGKIKM.EA.260.8.2022 prowadzonym w trybie podstawowym;
 odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Pzp;
 dane osobowe będą przechowywane, stosownie do art. 78 ust. 1 ustawy Pzp oraz uregulowań wewnętrznych Zamawiającego, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lat, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
 obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
 Wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 Wykonawcy nie przysługuje:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przekształcenie do postaci elektronicznej (skanowanie) zbioru dokumentów uzasadniających wpisy do ewidencji gruntów i budynków zgromadzonych w ZGKIKM oraz umiejscowienie ich w utworzonych przez Wykonawcę odpowiednich strukturach katalogów.
Prognozowana ilość dokumentów – około 300 000 w przeliczeniu na format A4.
Przed przystąpieniem do skanowania dokumentów należy ponumerować około 145 000 kart dokumentów.
Podane powyżej ilości są szacunkowe, służą do obliczenia cen jednostkowych i obliczenia ceny ofertowej.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zlecenia do wykonania mniejszej ilości dokumentów, niż przewidziano SWZ, przy zachowaniu ceny uzyskanej w przetargu z zastrzeżeniem, iż Zamawiający zapewnia minimalny poziom:
a) ilości dokumentów do skanowania w wymiarze 280 000 stron w przeliczeniu na format A4,
b) ilości kart do zanumerowania w wymiarze 130 000 kart dokumentów.
Szczegółowe wymagania Zamawiającego odnośnie przedmiotu zamówienia zawarte są w załączniku nr 1 do SWZ.

Istnieje możliwość zapoznania się w siedzibie Zamawiającego z rodzajem dokumentów, które będą podlegać skanowaniu. Termin oględzin należy uzgodnić telefonicznie z Zamawiającym.

Prace realizowane w ramach tego przetargu nie podlegają zgłoszeniu do ośrodka dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej.

Zamawiający przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu Wykonawcy usług, polegających na powtórzeniu podobnych usług stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego, w zależności od posiadanych środków finansowych.

1. O udzielenia zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na zasadach określonych w Rozdziale XVIII SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postpowaniu.
2. Warunki udziału w postępowaniu mogą dotyczyć:
1) zdolności w obrocie gospodarczym
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów,
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie
3) sytuacji ekonomicznej i finansowej
a) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca był ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną co najmniej 200 000 złotych.

4) zdolności technicznej lub zawodowej
a) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywał, co najmniej 2 prace polegające na skanowaniu dokumentów oraz zbudowaniu z nich bazy danych o wartości każdej z usług nie mniejszej niż 200 000 zł brutto,
b) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował:
• minimum dwoma osobami bezpośrednio biorącymi udział w ww pracach, zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę,
oraz dodatkowo
• jedną osobą odpowiedzialną za kontrolę jakości,
• jedną osobą pełniąca funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych, która będzie odpowiedzialna za bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją zamówienia.

Zamawiający będzie wymagał następujących środków dowodowych: 1) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
2) zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
3) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

Zamawiający będzie wymagał następujących środków dowodowych: 1) wykazu potwierdzającego, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, Wykonawca wykonał a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje co najmniej 2 prace polegające na skanowaniu dokumentów oraz zbudowaniu dla nich bazy danych o wartości każdej z usług nie mniejszej niż 200 000 zł brutto.

Wykaz musi być sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ (z podaniem wartości, przedmiotu, dat wykonywania i podmiotów na rzecz których prace zostały zrealizowane lub są wykonywane). Do wykazu prac należy dołączyć dowody potwierdzające, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczynie o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich trzech miesięcy licząc od upływu terminu składania ofert.
2) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

Wykonawca musi wykazać, że dysponuje:
a) minimum dwoma osobami bezpośrednio biorącymi udział w ww pracach, zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę,
b) jedną osobą odpowiedzialną za kontrolę jakości,
c) jedną osobą pełniącą funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych, która będzie odpowiedzialna za bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją zamówienia.

Wykaz musi być sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ.

3) dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną co najmniej 200 000 złotych.

Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SWZ.

1 500 złotych (słownie: jeden tysiąc pięćset złotych 00/100); 2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. 3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach wskazanych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp tj.: 1) pieniądzu; 2) poręczeniach bankowych, lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym; 3) gwarancjach bankowych; 4) gwarancjach ubezpieczeniowych; 5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2020 r. poz. 299). 4. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na konto PKO BP S.A., nr konta 35 1020 5226 0000 6102 0416 5064 z dopiskiem „Wadium – nr postępowania”. UWAGA: Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej zostanie przyjęty termin uznania rachunku Zamawiającego. 5. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji musi być złożone jako oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę dokumentu i spełniać co najmniej poniższe wymagania: 1) musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w ustawie Pzp. 2) z jej treści powinno jednoznacznej wynikać zobowiązanie gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium; 3) powinno być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie; 4) termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert); 5) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania; 6) winno być wystawione na: Gminę Wrocław - Zarząd Geodezji, Kartografii i Katastru Miejskiego, al. Marcina Kromera 44, 51-163 Wrocław, 7) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający wymaga aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum); 6. Oferta wykonawcy, który nie wniesie wadium, wniesie wadium w sposób nieprawidłowy lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 ustawy Pzp. 7. Zasady zwrotu oraz okoliczności zatrzymania wadium określa art. 98 ustawy Pzp.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie o którym mowa w Rozdziale XIX pkt 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają w formularzu ofertowym (załącznik nr 2 do SWZ) oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy w następujących przypadkach:
a) zmiana terminu realizacji podyktowana okolicznościami niezależnymi od Wykonawcy, których nie można było wcześniej przewidzieć, w tym dotyczących siły wyższej oraz związanymi z ograniczeniami wprowadzonymi rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-Cov-2,
b) zmiana stawki podatku VAT w związku ze zmianą obowiązujących przepisów prawa.