Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, NIP 5781091298
Opis przedmiotu zamówienia 1) Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług obejmujących: a) zapewnienie usługi noclegowej, b) zapewnienie usługi żywieniowej, c) zapewnienie sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem, podczas 12 trzydniowych zjazdów dla łącznie 112 osób – uczniów szkół podstawowych i ponadpodstawowych w okresie październik 2026 – kwiecień 2027 na terenie województwa warmińsko-mazurskiego. Liczebność grup szkoleniowych będzie różna, średnio 15-23 osoby/1 zjazd, łącznie 112 osób. Podczas każdego trzydniowego zjazdu na każdą osobę przypadają: 2 noclegi, 3 obiady, 2 kolacje, 2 śniadania. 2) Zjazdy będą organizowane w następujących terminach: Grupa 1 – 20 uczestników oraz 2 opiekunów - 8-10.10.2026 r. - 12-14.11.2026 r. Grupa 2 – 15 uczestników oraz 2 opiekunów - 17-19.12.2026 r., - 14-16.01.2027 r. Grupa 3 – 23 uczestników oraz 2 opiekunów - 7-9.01.2027 r., - 4-6.02.2027 r., Grupa 4 – 17 uczestników oraz 4 opiekunów - 14-16.01.2027 r., - 11-13.02.2027 r. Grupa 5 - 22 uczestników oraz 2 opiekunów - 11-13.02.2027 r., - 11-13.03.2027 r. Grupa 6 – 15 uczestników oraz 2 opiekunów - 18-20.02.2027 r., - 1-3.04.2027 r. W związku z tym, że zgodnie z ww. harmonogramem, terminy zjazdów poszczególnych warsztatów nakładają się na siebie, wykonawca zobowiązany jest do szczegółowej analizy powyższych terminów pod kątem dostępności obiektu w odniesieniu do jednorazowej liczby osób, biorącej udział w zjazdach oraz dostępności sal dla każdej grupy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość organizacji szkoleń w inne dni niż wskazane powyżej, jeśli wyniknie taka konieczność, po wcześniejszym ustaleniu z wykonawcą. 3) Opis usługi restauracyjnej: a) obiekt musi posiadać oddzielne pomieszczenie do spożywania posiłków, b) posiłki powinny być podane w sposób estetyczny, spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia i obejmować: - 2 x śniadanie w formie stołu szwedzkiego - min. 2 dania na ciepło, pieczywo, masło, sery, warzywa, świeże owoce, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana); - 3 x obiad, składający się z: zupy, dania głównego, min. 2 dodatków np. surówek, warzyw, ryżu, ziemniaków, kaszy oraz napojów/soki, woda; - 2 x kolacja w formie stołu szwedzkiego, w tym min. 2 dania na ciepło, pieczywo, masło, sery, warzywa, świeże owoce, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana); c) posiłki muszą być dopasowane do specjalnych potrzeb żywieniowych uczniów, np. diety wegetariańskiej, wegańskiej, bezglutenowej i in. Wykonawca zostanie poinformowany o specjalnych potrzebach żywieniowych na co najmniej 5 dni przed każdym zjazdem, d) w ramach usługi żywieniowej musi być zapewniony ciągły dostęp do pomieszczenia z czajnikiem, wodą, kawą, herbatą, mlekiem/śmietanką, cukrem i cytryną, w celu zrobienia ciepłego napoju podczas przerw. 4) Opis usługi noclegowej: Podczas pobytu w ośrodku wszyscy uczestnicy muszą mieć zapewnione wyżywienie oraz nocleg. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany będzie zapewnić na każdy zjazd usługę zgodną z poniższymi wymaganiami: a) usługa noclegowa musi być zrealizowana na terenie województwa warmińsko-mazurskiego, b) obiekt musi zagwarantować miejsce noclegowe dla średnio 15-23 uczniów/ zjazd oraz ich opiekunów, c) obiekt musi dysponować pokojami 3 - 4 -osobowymi oraz 2-osobowymi (w przypadku noclegu opiekunów lub nieparzystej liczby osób lub osób różnej płci lub osób ze specjalnymi potrzebami), każdy pokój wyposażony w łazienkę z prysznicem oraz pojedyncze łóżka - ilość pokoi zapewniona będzie przez Wykonawcę zgodnie z liczebnością poszczególnych grup wskazanych powyżej, d) nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) ośrodku/hotelu, e) pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 8:30 i w ostatnim dniu pobytu do godziny 15:00 bez względu na obowiązującą w danym obiekcie „dobę hotelową”, f) obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, g) w godzinach nocnych od godz. 22.00 do godz. 6.00 zapewniony zostanie wypoczynek dla uczestników szkoleń, niezakłócony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, meeting’i itp., h) obiekt musi być wyposażony w bazę restauracyjną (sala restauracyjna), i) ze względu na region, z którego pochodzić będą uczestnicy szkoleń, preferowane będą obiekty położone bliżej miasta Węgorzewo (szczegółowy opis preferencji znajduje się w części dotyczącej kryteriów oceny), j) zmiana obiektu będzie musiała każdorazowo podlegać akceptacji Zamawiającego. Zmieniony obiekt będzie musiał spełniać wymogi określone w zapytaniu ofertowym. 5) Opis sali szkoleniowej: Wykonawca zapewni dostępną przez cały czas trwania pobytu uczestników salę szkoleniową dla średnio 15-23 osób/1 zjazd wraz z ich opiekunami, z możliwością indywidualnej aranżacji. Wykonawca w ramach zamówienia zobowiązany będzie zapewnić na każdy zjazd: a) 1 salę szkoleniową na 15-23 uczestników wraz opiekunami i duetem trenerów, b) sala szkoleniowa musi być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami, c) zaplecze sanitarne musi być zlokalizowane w bezpośrednim sąsiedztwie sali i musi być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, d) sala szkoleniowa musi być wyposażona w stoły i krzesła, e) w sali będzie znajdował się niezbędny sprzęt do przeprowadzenia warsztatów (np. projektor, ekran, laptop, nagłośnienie, flipchart itp.), f) temperatura w sali musi być dostosowana do panujących warunków atmosferycznych, g) sala szkoleniowa musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sale z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie, h) sala szkoleniowa musi być usytuowana w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdująca się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu osób postronnych i przypadkowych, i) sala szkoleniowa musi mieścić się w obiekcie, gdzie będzie zapewniona usługa noclegowa i żywieniowa, j) Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia bazy szkoleniowej w dniu przyjazdu od godz. 8:30 i w ostatnim dniu pobytu do godziny 15:00. 6) Wymagania dodatkowe: a) Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnego udziału w każdym warsztacie opiekunom (od 2 do 4 osób/ grupę) ze strony Zamawiającego, tj.: zapewnienie usługi noclegowej i żywieniowej, możliwości obserwacji/uczestniczenia w zajęciach. Ilość opiekunów będzie zgłoszona wraz z listą uczniów. b) Wykonawca ma obowiązek informowania uczestników/uczestniczek o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus) program regionalny Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027. Obowiązek zostanie spełniony przez poinformowanie uczestników o tytule i źródle finansowania projektu, w ramach którego prowadzone są zajęcia oraz umieszczenie na salach zajęć plakatu informującego o tym fakcie. Wzór plakatu zostanie przygotowany przez Zamawiającego. c) Wykonawca składający ofertę wyraża zgodę na proporcjonalne obniżenie wynagrodzenia w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usług. Wykonawca akceptuje możliwość realizacji zamówienia i zapłaty przez Zamawiającego za zgłoszoną każdorazowo liczbę osób. Informacja o liczbie uczestników zgłaszana będzie z 5-dniowym wyprzedzeniem. Termin wykonania zamówienia Planowany termin podpisania umowy: wrzesień 2026 r. Termin realizacji usług – od października 2026 r. do 30 kwietnia 2027 roku. Należy zapoznać się szczegółowo z treścią zapytania ofertowego nr 2/MKH/2026, które stanowi załącznik do niniejszego zapytania, a także z ewentualnymi zmianami.
; Węgorzewo, węgorzewski, warmińsko-mazurskie
Kryterium cenowe
Premiowana będzie najniższa cena brutto za realizację usługi. W przypadku tego kryterium, oferta najniższa, niepodlegająca odrzuceniu otrzyma 41 punktów, oferty droższe otrzymają proporcjonalnie mniej punktów.
Kryterium 2
Wykonawca otrzyma 20 punktów, jeżeli zobowiąże się w ofercie, że zatrudni do realizacji zamówienia, co najmniej 1 osobę zagrożoną wykluczeniem społecznym, która spełnia co najmniej jedną przesłanek opisanych w treści zapytania ofertowego.
Kryterium 3
W przypadku kryterium "Odległość" oferta otrzyma ilość punktów zgodnie z poniższą tabelą: obiekt w odległości 0 - 25,00 km od Węgorzewa- 39 pkt. obiekt w odległości od 25,1 - 50 km od Węgorzewa-20 pkt. obiekt w odległości powyżej 50 km od Węgorzewa-0 pkt. cd. w treści zapytania ofertowego
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełnią łącznie następujące warunki: 1) Nie podlegają wykluczeniu zgodnie z ust. 15,
2) Spełniają warunki udziału w postępowaniu, tj. - dysponują adekwatnym do zakresu zamówienia potencjałem technicznym umożliwiającym przeprowadzenie wszystkich elementów zamówienia – Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca będzie dysponował odpowiednim potencjałem technicznym (obiektem na terenie woj. warmińsko-mazurskiego zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia) umożliwiającym przeprowadzenie wszystkich elementów zamówienia – weryfikacja na podstawie oświadczenia zgodnie z zał. nr 2 do zapytania ofertowego.
Spełnienie wymienionych warunków należy potwierdzić: - Oświadczeniem o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
