Za Twoją zgodą Google Analytics pokaże nam zagregowane informacje o wieku, płci i zainteresowaniach użytkowników. Google Signals może łączyć wizyty z zalogowanym kontem Google. Atlas nie wyświetla reklam ani nie prowadzi remarketingu. Polityka prywatności
ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 52/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług transportu osób na targi Targi Salon de l’herbe et des fourrages 2027 Nouvoitou, Francja w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług transportu osób na Targi Salon de l’herbe et des fourrages 2027 Nouvoitou, Francja, które odbędą się w dniach 26-27.05.2027 r.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy – SAMASZ SP. Z O.O, NIP 9661592976.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Salon de l’herbe et des fourrages 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza zewnętrzna: 200 m² moduł ekspozycyjny oraz 2 działki demonstracyjne o powierzchni 4900 m² każda.
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej zewnętrznej: 200 m² moduł ekspozycyjny oraz 2 działki demonstracyjne o powierzchni 4900 m² każda;
• wymiary stoiska: moduł ekspozycyjny 20mx10m, działki demonstracyjne 70mx70m;
• preferowany układ stoiska: otwarte z 4 stron, zlokalizowane na otwartym terenie trawiastym (pola pokazowe);
• pokrycie opłat wymaganych przez Organizatora targów i innych tj. opłata rejestracyjna/wpisowa, dostęp do aplikacji targowej dla wystawców (Profield Events), pakiet 50 zaproszeń elektronicznych dla klientów (e-invitations), pakiet wejściówek dla personelu obsługującego stoisko (Pass exposant) wraz z dodatkowymi kartami wstępu dla delegacji handlowej (Pass supplémentaire);
• montaż przyłącza energii elektrycznej o parametrach 230V / 3kW / 15A, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• konstrukcja namiotowa o wymiarach 5mx5m o następujących parametrach: stabilny stelaż odpowiedni dla warunków atmosferycznych, możliwość modułowego otwarcia/rozszczelnienia ścian frontowych w celu swobodnego przepływu odwiedzających, wysokość w świetle wejście ok. 2,20 – 2,40 m, wysokość całkowita w szczycie ok. 4,50 – 5,00 m, poszycie dachowe: trudnopalne, wodoodporne, o wysokiej gramaturze, kolorystyka: neutralna, estetyczna biel;
• wyposażenie stoiska – meble o wysokiej odporności na warunki zewnętrzne:
- lada recepcyjna: profesjonalna, stabilna lada recepcyjna (zlokalizowana przy wejściu do namiotu), wymiary 100cmx40cm, szafka w środku zamykana na klucz,
- zewnętrzna strefa rozmów handlowych (meble ogrodowe/targowe):
o stoły zewnętrzne: 2 sztuki stabilnych, okrągłych stołów konferencyjno-ogrodowych (odpornych na wilgoć i promieniowanie UV), wykonanych z PVC, wymiar 90x70cm;
o krzesła zewnętrzne: 8 sztuk ergonomicznych krzeseł wykonanych z PVC (po 4 krzesła przypisane do każdego z 2 stołów;
o maszty flagowe: 4 sztuki profesjonalnych, wysokich masztów flagowych - teleskopowych (ewentualnie segmentowych), wykonanych z aluminium, posiadających obrotowe ramię, o wysokości 5,75 m każdy, z możliwością opuszczania i podniesienia flagi (flagi przygotowywane we własnym zakresie);
- zaplecze socjalne o wymiarach ok. 1,5x2 m, wysokość ok. 2m (w namiocie), wyposażone w 2 gniazda przyłączeniowe, lodówkę, ekspres do kawy, czajnik elektryczny oraz szafkę zamykaną na klucz;
- elektryka: dystrybucja energii z przyłącza głównego (2 gniazda w skrzynce/rozdzielnicy 230V/3kW/15A) rozprowadzone za pomocą zestawu bezpiecznych przedłużaczy bębnowych i listew zasilających (min. 3 sztuki). Łącznie wymaganych min. 6 punktów poboru energii;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
wolnostojący roll-up ustawiony przy wejściu na stoisko z logotypami Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 11:00;
• transport eksponatów w jedną stronę (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport w obsłudze door-to-door na trasie: Zabłudów (siedziba Wnioskodawcy - Trawiasta 1, 16-060 Zabłudów) – targi Targi Salon de l’herbe et des fourrages 2027 (lokalizacja targów: Nouvoitou (35560), Francja).
• opis eksponatów: maszyny zielonkowe i komunalne;
• szacowana wielkość i waga ładunku: 2 pełne tiry - 13,6m (1 TIR ok. 7 ton, 1 TIR ok 5 ton);
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na 2 dni przez rozpoczęciem targów do godz. 13:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Paryż – Warszawa (WAW) (przelot bez przesiadek), wylot z Warszawy w dniu 24.05.2027 r. (do godz. 11:00), lot powrotny: wylot z Paryża w dniu 28.05.2027 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
Białystok, Białystok, podlaskie
Kryteria oceny ofert
Kryterium cenowe
Cena brutto - 100%
LP = Cmin/Co *100
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
Warunki udziału i wymagane dokumenty
Sytuacja ekonomiczna i finansowa
1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki:
a) Oferent znajduje się w sytuacji prawnej, ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
b) Oferent nie jest przedmiotem wszczętego postępowania upadłościowego, ani jego upadłość nie jest ogłoszona, nie jest poddany procesowi likwidacyjnemu, a jego sprawy nie są objęte zarządzeniem komisarycznym lub sądowym;
c) Oferent nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
2. Ponadto, w celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym oraz SAMASZ SP. Z O.O, NIP 9661592976, tj. powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą oraz powiązania między Wnioskodawcą SAMASZ SP. Z O.O, NIP 9661592976 lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
3. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 i 2 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenia Oferenta”). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona.
Wiedza i doświadczenie
1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki:
a) Oferent, prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia,
b) Oferent, składający ofertę w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, należycie zrealizował co najmniej:
• 2 kompleksowe usługi organizacji indywidualnego wyjazdu targowego na targi zagraniczne o charakterze międzynarodowym w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III niniejszego zapytania tj. zawierające łącznie wynajęcie powierzchni targowej, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów i transport lotniczy osób
lub
• 2 usługi z zakresu wynajęcia powierzchni targowej, wykonania projektu zabudowy, wykonania zabudowy stoiska oraz transportu eksponatów i usługi transportowe osób (samolotem) w zakresie organizacji indywidualnego wyjazdu targowego na targi zagraniczne o charakterze międzynarodowym w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III niniejszego zapytania.
c) Na potwierdzenie spełnienia powyższego kryterium Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia oraz wykazu zrealizowanych usług, stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania wraz z listami referencyjnymi lub protokołami wykonania (odbioru) usługi, których treść potwierdza spełnienie warunku opisanego w pkt IV.4.b niniejszego zapytania.
d) Zamawiający ma prawo do weryfikacji przedstawionego wykazu zrealizowanych usług wraz z załącznikami.
2. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenie - Wykaz realizacji” oraz listy referencyjne lub protokoły wykonania (odbioru) usługi). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona.
Dodatkowe warunki udziału
1. Oferent może złożyć w niniejszym postępowaniu tylko jedną ofertę. Złożenie dwóch lub więcej ofert będzie skutkowało odrzuceniem wszystkich złożonych ofert.
2. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy złożą oferty niekompletne tj. nie zawierające oświadczeń́ i dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym lub jeżeli oświadczenia i załączniki nie będą w pełni wypełnione.
3. Zamawiający zastrzega możliwość wykluczenia Oferenta z powodu zaproponowania rażąco niskiej ceny za realizację przedmiotu zamówienia.
4. W związku z wykluczeniem Oferenta lub odrzuceniem oferty, Oferentowi nie przysługują środki ochrony prawnej.
Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń
Wymagane dokumenty
1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Formularz ofertowo-cenowy,
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków uczestnictwa w postępowaniu,
3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie – Wykaz realizacji wraz z referencjami i protokołami.
Miejsce i termin składania ofert
1. Ofertę należy przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 – formularz ofertowo-cenowy, podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Oferenta i wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami złożyć w Bazie Konkurencyjności (BK2021).
2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 18.09.2026 (piątek) o godz. 10.00.
3. Oferty złożone w inny sposób, jak wymieniony w pkt. 1, po terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane.
4. Komunikacja w postępowaniu m.in. wymiana informacji między Zamawiającym a Oferentem oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie tylko za pomocą Bazy Konkurencyjności (BK2021).
5. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) muszą być wypełnione i podpisane przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Oferenta:
• Formularz ofertowo-cenowy i załączniki powinny być opieczętowane pieczęcią imienną i podpisane przez osobę uprawnioną do podpisania oferty lub podpisane pełnym imieniem i nazwiskiem przez osobę uprawnioną do podpisania oferty w sposób umożliwiający odczytanie imienia i nazwiska;
• W przypadku podpisu elektronicznego, wymagany jest widoczny znak graficzny podpisu;
• W przypadku składania dokumentów w formie kopii, muszą one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa;
• Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem);
• W przypadku podpisywania oferty lub poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumentach rejestracyjnych (ewidencyjnych) Oferenta, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa.
6. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) wypełnione i podpisane w inny sposób jak opisany w pkt. 5 nie będą rozpatrywane.
Czas związania ofertą
Oferent jest związany przedłożoną ofertą przez okres 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.
